資訊化專案實施過程中14種常見管理問題

資料顯示，只有約29%的IT專案能 圓滿完成。根據專案管理顧問和軟體提供商的經驗，有許多IT部門都在不斷重複著一些錯誤。他們中有的沒有遵循標準的專案管理流程，有的沒有配備適當的人員 來進行專案開發與管理，有的缺乏對專案風險的評估。總得來說，IT部門在專案管理上的失誤大多是由計劃不當或溝通不暢所引起的。這些錯誤嚴重降低了專案的 成功機率。

　　在下文中將羅列出14種常見的專案管理失誤，幫助你加以比照、測量與改善。

用人不當

　　1. 缺乏適當的人員與技能

　　影響：用人不當與資源分配失調是專案管理失誤中最常見的一種現象。一個專案能否圓滿完成，人員與技能的配備佔了主導因素。用人不當的結果往往會導致專案無法繼續執行，這樣就算計劃再好，也是紙上談兵。

　　解決方案：IT與專案經理應全面瞭解及掌控技能與資源情況，包括對專案顧問、合約承包商和外包商的詳細評估。使用專案管理軟體可以 幫助專案經理充分掌握所有團隊成員的技能與工作量分配。在瞭解分工與職責後，IT與專案經理就可以決定如何在日常工作和專案中合理分配資源。指派專門的資 源經理來負責解決人員與資源的分配問題也是一個不錯的主意。

　　如果你在專案人員分配上依然有困難，或許可以考慮先檢視整個公司的專案組合，然後暫緩那些與商業戰略關係不大，或非任務關鍵的專案，從而釋放部分可用資源。

　　2. 缺乏富有經驗的專案經理

　　影響：如果沒有一名經驗豐富的專案經理掌舵，專案很可能會隨著發展而失去控制。

　　解決方案：聘用一名符合專案要求，並擁有出色人際關係處理技巧的專案經理。他應當有號召力，能夠管理風險，並在團隊成員和外部參與者之間起到協調作用。此外，一名優秀的專案經理也應該具備相關技術的知識與技能。

流程問題

　　3. 沒有遵循標準的專案管理流程

　　影響：這是專案管理中的第二大常見失誤。缺乏合理的流程會抬高專案風險，加大專案失敗的可能性，最終導致無法在限定的時間與預算內完成專案。

　　解決方案：制定良好的專案管理流程能助你提高專案效率，並及時捕捉到專案執行過程中的各種問題，控制風險。

　　IT與專案經理應事先建立可重複的流程來進行專案規劃、資源分配與成員溝通。這樣才能保障專案所能產生的回報與成效。

　　4. 流程太多太雜

　　影響：過多的流程會讓專案失去靈活性，繼而影響參與者的積極性。

　　曾經有一家軟體開發商告訴客戶公司的專案經理，他們能夠在不增加成本與工作量的基礎上新增額外的功能，但專案經理卻回絕了這一建議，因為他覺得公司使用者並沒有要求這一功能。其實，只要不影響專案預算與計劃進度，又徵得使用者的同意，多新增一些功能是利大於弊的。

　　解決方案：提高靈活性，與專案支持者及參與者積極溝通。

　　5. 對專案變更缺乏追蹤

　　影響：要麼預算超支，要麼進度拖慢(或兩者兼有)。

　　解決方案：建立正式的變更申請流程，任何專案範圍內的變更(比如新增新功能)都應在變更檔案上詳細註明，並由專案最高主管簽字批准。此外，專案經理也需判別出該申請對預算和時間進度會產生什麼影響。

　　6. 對專案動態缺乏瞭解

　　影響：管理學大師彼得德魯克曾說過，無法管理就無法測量。反應到專案上，即無法及時協調資源，或對變更做出應變。

　　解決方案：使用軟體。

7. 對小問題掉以輕心

　　影響：問題不會自己解決。如果對小問題掉以輕心，那麼它們就會演化成大問題，最終成倍增加專案成本。

　　解決方案：加強專案團隊成員的態度與意識，及早糾錯。等到亡羊補牢，為時已晚。

計劃問題

　　8. 沒有定義專案範圍

　　影響：如果商業與IT部門沒有事先定義專案範圍，那專案終將無法滿足預期的成效，IT也會缺乏方向來如期完成專案。

　　解決方案：通過商業用例和範圍劃定來糾正錯誤定義的專案。

　　9. 忽略專案之間的關聯

　　影響：忽略專案之間的關聯會造成資源分配失調(比如配給某專案的人員也是另一專案所需要的)，從而影響專案進度，作為連鎖反應，其它專案也會受到拖累。

　　解決方案：在制定專案計劃時將關聯因素考慮在內。與專案參與者多交流，並繪製專案關聯表，可協助你明確瞭解各專案之間的關係。

　　10. 風險評估過於隨意

　　影響：專案脫離原有軌道，IT需清理預料外的麻煩。

　　解決方案：風險評估應是專案計劃的一部分。可以在團隊中進行頭腦風暴，收集可能的風險因素，然後設法規避這些風險。這一活動不會花費太久的時間，而且他也能幫助你在正式開始前充分了解專案的軟肋所在。

　　11. 對使用者牴觸心理認識不足

　　影響：使用者對新技術的牴觸會讓專案所投入的資金與精力白費。

　　解決方案：在專案計劃階段先考慮到推行過程中的阻礙，並設法化解這些阻力。與那些工作將受新專案影響的使用者交流溝通，向他們闡述專案會給他們的工作流程帶來的有利變化與價值。

　　12. 時間進度表欠完善

　　影響：團隊成員對何時完成何種任務沒有概念，對整體專案的按時達成形成阻滯。

　　解決方案：最簡單的方法是判別出專案中所有的活動，並在這些活動後面標註預計完成日期。使用專案管理軟體亦可建立進度計劃表。

溝通問題

　　13. 對不合理的專案期限不作反駁

　　影響：使自己陷入無法如期完成專案的窘境，並有損IT部門的信譽。

　　或許公司所設定的專案期限過於苛刻，而IT部門強行完成只會起到反作用。

　　解決方案：IT經理應向公司管理層解釋無法預期完成的實際困難，以及強行完成所需付出的代價(比如成本大幅上升，資源預算超支等)，讓管理人員在成本和速度之間做出選擇。

　　14. 與專案支持者、參與者缺少溝通

　　影響：IT無法達成預期的要求。

　　解決方案：在傳遞關鍵書面檔案與表格的同時加以當面說明，並用對方能夠理解的方式簡明地闡述要點(有些商業人員不會理解長篇大論的技術術語)。

　　在這種溝通互動中，其實公司的商業分析師在使用者與IT之間扮演了一個非常重要的協調角色。

　　建議對參與專案，或受專案影響的所有商業成員提供一份專案綜述(從計劃到部署)，並標示出那些活動要求商業人員參加互動，以及互動的目的。總之，IT應多花一些時間來指導商業部門瞭解專案執行的步驟。