淺析影響專案執行的因素

前言：關於影響專案進展的因素有很多，例如：成本、專案時間、干係人的態度、專案組內部的分歧、專案出資人的期望、專案公司領導的期望、專案 經理的職權等等；這些因素都可能會影響一個專案的進展，同時也可能會導致專案的風險爆發，該如何處理呢？這些眾多的因素對每一個專案經理，無論他是專案管 理的新手，還是一個經驗豐富的專案管理者，都是一個很大的挑戰。

　　這篇文章首先探討的是專案組內部的因素，其它因素會在以後的時間中給予補充說明。

　　一、 影響專案的因素分類

　　對於這些影響專案的因素，大體上可以進行分類：

　　1、 專案組內部因素
　　2、 專案所屬公司內部因素
　　3、 專案所屬公司外部因素
　　4、 所屬行業因素
　　5、 所屬社會環節因素

　　這篇文章首先探討的是專案組內部的因素，其它因素會在以後的時間中給予補充說明。

　　二、專案組內部因素

　　1、專案經理的能力和許可權，直接影響到專案執行的過場是否順利
　　2、專案組內部成員的合作緊密程度，這個是對專案能否在統一的目標上進行執行的重要因素
　　3、專案會議的效率，是直接影響到專案內有效溝通的主要因素
　　4、專案組內各個成員的工作能力，是影響到專案結果和執行進度的主要因素

　　2.1 專案經理的能力和許可權

　　專案經理能否有效的執行專案，這個方面主要是他在專案管理上的經驗和對專案管理上的理解；在專案前期專案計劃是否能做的儘可能的詳 細；各種風險因素考慮的是否周全，對各種風險的應對是否有相應的風險應對計劃，換言之就是說專案經理能否在專案執行的前期有效的分析專案，能預見到專案執 行過程中所遇到的困難，已經對可識別的風險進行必要的準備，不打無準備之戰；俗話說，不立則費，立則興，一切都能僅在把握中，是每一個專案經理的追求。

　　如何提高專案經理在管理專案中的能力，這方面就見仁見智了，但主要可以通過實施專案的不斷經驗的積累，同其它專案經理不斷的交流，通過必要的培訓；失敗的專案並不可怕，可怕的是不從失敗的專案中吸取教訓。

　　談到專案經理的能力，就不能不說一下專案經理的許可權；理論上說，專案經理應該是該執行專案的最高決策者和管理者，但這方面在現實中 是一個可遇不可求的情況，專案經理在很多方面都要收到制約，無論是公司內部還是外部的因素都制約了專案經理無法得到專案管理的全部權力；這樣就存在了專案 經理許可權的倒掛的情況，就是說責任和權力不對等的情況比比皆是；

　　那我們作為專案經理的諸位該如何面對這種情況呢？

　　1、 選擇逃避，不做專案經理;
　　2、 選擇消極，一切都由別人來做主;
　　3、 選擇積極，在可執行的職權內，努力的爭取專案的順利進展;

　　如果各位同仁選定了從事這個行當，那就選擇第三種吧!

　　首先，分析自己在該專案中所處的位置

　　然後，評估一下自己可動用的資源數量，以及各個資源的動用難度

　　再者，考慮一下，自己如何能通過其它途徑得到各種資源

　　彙總這些資源，然後在專案執行的開始，仔細進行這些資源的分配，考慮一些必要的風險因素，然後把這些資源分配到各個工作中去；如果存在有些工作無法得到可用資源的時候，那你就要第一時間內把這些風險反饋給公司，有掌握更多資源的領導層決定如何解決這種情況；

　　提醒一下：千萬不要把這種風險放到問題即將發生的邊緣，那時候你就會發現你對很多事情都無能為力了，即使有辦法解決所付出的成本可能是無法衡量的。

　　2.2專案組內部成員的緊密合作

　　專案組內部的所有人，都為這一個目標走到一起，這個目標就是在合理的成本、有限的時間內、合同約定的可交付成果的質量上完成專案的各項工作。

　　但專案組內或多或少會存在這樣或那樣的矛盾和分歧，如何處理好這些問題，就成為專案經理在內部專案組管理的重點課題，由於專案經理 一般都不是這個團隊中技術最好的；由於專案組都是從各個智慧部門抽調的，存在多頭管理的情況；專案組內部人與人之間會有些不同利益訴求；如果平衡這些關係 和處理這些矛盾就成為專案經理的主要工作，由於專案組內部的人員關注的問題重點不同，但專案經理要對實施專案的各種要求統籌考慮，一旦專案組內部人員的期 望無法達到其預期，最有可能是對專案經理的工作和能力的質疑；所以多同專案組內部的各個人員進行溝通，瞭解其期望，以及合理的水平給各個專案組成員制定各 自的期望，是對一個成功專案管理者的要求。

　　2.3專案會議

　　專案會議，是專案經理有效的對專案進展情況進行跟蹤的手段，對專案組內部問題和矛盾解決的重要手段；但各位專案經理可能總是在抱怨 專案會議的無效率和冗長，用大段的時間進行會議，但收效甚微。怎麼辦？這個問題出在專案經理本身，問題的原因很可能出在專案經理在專案會議前期沒有做足功 課；

　　首先要通過e-mail或電話等形式告訴各位與會者，召開本次專案會議的目的和要討論的問題，並把相關資料提前一定的時間發給與會人員；

　　然後，在會議期間不要過多的糾纏於一些瑣碎的細節，而是主要要統一認識和對問題的看法以及解決問題的方向，因為具體如何處理這些事情可以在會下同負責這些事情的人具體進行探討；

　　我個人理解專案會議是求同存異的，主要是統一認識和思想，把方向引導到正確的方向，並對專案執行過程中存在的問題進行反思和進行改進建議的討論，細節問題是具體執行人的工作；要給專案組內成員足夠的信任，可能他們的方法和措施比專案經理的更有效。