專案管理的成功之路

現代專案管理的發展與應用已經使專案管理的管理模式與理念具有了更為廣泛的影響，就像系統工程教給我們一種思維問題的方法，專案管理已經變成 了一種系統做事的方法。通過按專案進行管理將使得：你做事的目標將更加明確化、你實現目標的過程將更加條理化、你對過程的控制將更加科學、你通過視覺化工 具使溝通更為有效、你帶領團隊的能力將大為提高。這一切使得專案管理給傳統管理模式帶來了變革和挑戰，專案管理得到了前所未有的認可，並得以持續的發展與 應用。 

　　1．成功專案管理的關鍵要素

　　專案成功是每位專案投資者的期望,但專案管理的好壞決定了專案成功的機率。專案管理者將時間花在計劃編制上是值得的，但是往往是在 專案的早期階段用於制定計劃的時間太少，他們沒有充分考慮那些在今後會引發問題的因素。專案經理必須在專案初期就考慮哪些因素會影響專案的成功，並對這些 內部的、外部的因素進行管理。影響專案成功的因素很多，波音公司在總結了大量成功與失敗的專案後，得出使專案最終獲得成功的主要因素包括以下幾個方面：

　　* 方法切實可行、目標合理：技術路線及操作方法可行是專案成功的根本，經過努力可以達到的目標才是合理的； 
　　* 管理過程嚴格科學：專案管理有其自身的操作程式和管理方法，遵循這一科學的管理體系才是關鍵； 
　　* 實施過程的有效分析：專案的進展需要不斷的與目標、計劃進行分析，以實現動態控制； 
　　* 在專案實施過程中，周圍環境能夠提供必需的支援，同時，專案資源充足； 
　　* 客戶、供應商、管理層和團隊成員對於專案有相應的承諾。 

　　Morris提出成功的專案管理需要考慮以下7個方面的影響： 

　　* 發起人的權益、業主對專案的收益和進度的期望； 
　　* 外部環境，包括政治、經濟、社會、技術、法律、環保等； 
　　* 組織內部對專案的態度； 
　　* 專案的範圍描述； 
　　* 參與專案工作的人； 
　　* 專案管理體系的建立； 
　　* 專案組織。 

　　2．成功專案管理的基本特點 

　　儘管影響專案成功的因素很多，但成熟的組織和專家對成功的專案管理所表現出的特徵有一致的看法，特別是從企業層面上，成功專案管理具有如下特點： 

　　* 專案管理與企業戰略緊密結合：戰略目標的專案化是其關鍵，專案管理使戰略目標落到實處； 
　　* 加強對企業經營環境及市場需求的分析； 
　　* 加強風險預測和管理； 
　　* 實行專案目標管理；
　　* 專案實施過程中強調溝通與協作； 
　　* 採用靈活的組織形式； 
　　* 從過分強調技術轉移到人員的開發與培養； 
　　* 有完善的專案管理過程文件； 
　　* 靈活運用各種專案管理方法和工具。

　　3．成功專案管理的評判標準 

　　在專案開始前，如果專案經理、專案團隊成員和其他專案利益相關者對專案成功的評價標準有一致的認識，則會大大提高專案成功的機率。

　　儘管專案利益相關方對專案成敗的判斷標準不是完全一樣，但在成功的專案中，專案各方是在向一個共同的目標而努力的，在不成功的專案中，大家卻在相互牽制，沒有形成一個合力。在專案中，不同的角色可以有各自不同的關注重點，有的希望贏利，有的希望得到好的產品功 能，有的希望設計方案巧妙，有的則希望在預算的範圍內完成專案。然而這些都可以通過協同努力做到，從而達到一個多贏的結果，即每一個角色都實現了各自關注 的目標，同時專案整體也有一個好的結果。但大家為了實現各自的目標而努力時，有時會損害其他專案參與者的利益。實現專案共同目標的最優化並不能保證每個參 與者的目標也能達到最優，反之亦然。對專案片面的評價會影響專案的成功，因此專案成功的標準必須綜合考慮專案的共同目標和各方不同的利益側重，實際上就是 利益相關者的滿意。因此，判斷專案成功與否的標準可從以下幾點評判： 

　　* 實現了既定的商業目標； 
　　* 為業主提供了令之滿意的收益； 
　　* 滿足了業主、使用者和其他專案利益相關者的需求； 
　　* 滿足了既定交付專案產品的需求； 
　　* 專案產品的完成符合質量、成本、進度的要求； 
　　* 專案使專案團隊成員、專案的支持者感到滿意； 
　　* 專案使承包方獲得了利潤。 

　　4．成功專案管理的基本原理 

　　成功專案管理的核心理念“以客戶為中心”、“以目標為導向”和“以計劃為基礎”，已成為專案管理得以廣泛應用的基礎。專案管理方式 的“程式化、動態化、體系化、視覺化”特徵保證了專案管理做事的系統性，專案管理所強調的“優化組合、動態管理”進一步明確了專案實施過程中的手段。然 而，成功專案管理必須有相應的方法工具及基本原理的支撐，典型成功專案管理的基本原理主要有： 

　　（1）結構化分解原理（WBS）: 專案範圍的結構化分解是指將專案範圍說明書中描述的專案主要成果，按照一定的結構層次，進一步分解為更小、更加便於控制和管理的許多組成部分。通過結構化 分解可以把專案的工作單元與個人或者團隊聯絡在一起，使他們一對一地負責每一個專案工作單元，成功地完成該工作單元的交付物。專案範圍分解的好處是： 

　　* 提高專案成本、工期和資源估算的準確性 
　　* 為專案實施的績效度量和控制確定基準 
　　* 便於明確分配任務和責任 

　　（2）面向結果的計劃技術：專案計劃是以專案的最終結果（或稱之為專案產品、專案的最終交付物）為核心的，這樣編制的計劃是牢固 的，因為它能夠保證最終結果的實現，同時也很靈活。面向結果的計劃有利於更好地控制專案範圍，因為在明確了專案產品的分解結構之後，就能夠只做那些與實現 最終專案產品有關的工作。面向結果的計劃技術主要包括：關鍵線路法（CPM）、計劃評審技術(PERT)、甘特圖計劃、里程碑計劃、資源費用負荷圖等。

　　（3）實施控制的掙得值原理：專案實施的有效度量分析是專案實施控制的難點，也是專案成功的關鍵。掙得值分析法是美國國防部提出的 一種對專案進度和費用進行綜合控制的有效方法，掙得值分析法通過對設定的目標預算基準（時間和成本）進行嚴密監控，結合專案實施的基本資料進行對比分析， 從而分析專案的實際進展狀態，得出專案進度、費用的綜合執行情況，並可給出相應的糾正措施，預測專案完工日期和最終成本。

　　（4）矩陣結構的組織原理：柔性化的矩陣組織結構原理是專案管理給在組織變革中的核心理念，其強調以專案目標為導向的橫向多部門協 作組織模式給傳統的職能式組織帶來了變革的活力，資源的優化整合和高效率發揮成為矩陣式組織形式的最大優勢，責、權、利的有效結合是矩陣組織的基本出發 點，員工成長與企業發展在矩陣組織中得到了最佳的結合。

　　（5）視覺化的工具方法。有效的計劃與控制工具必須是清晰簡單而且具有視覺化，這樣專案組成員就可以精確地看到自己的工作安排及貢 獻，並可看到這份貢獻與組織發展目標的關係。複雜的計劃不但會把專案組之外的人搞糊塗，還會把專案組內的人也搞糊塗。專案管理所提供的視覺化工具方法使得 專案的實施變得更加簡單明瞭。