[專案管理徵文]我的專案管理之路--david78

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物流專案管理——專案調研

                                                                      —— 黃剛（david78）

當今物流的發展在由粗放的傳統物流到精益的現代物流過度時期，從物流的需求方、物流服務的提供方、物流裝置提供方、物流系統提供方、物流人才培養機構等不同角度都存在不同程度的思維轉變，中國物流的發展方向是何方？未來中國物流發展需要經歷怎樣的一個過程？在這個過程中你、我應該以怎麼樣的角色和態度面對？筆者一直在思考此問題。

  在第三方物流企業和第四方物流企業中，無論是何種資制，大部分都是以專案導向形式進行管理。第三方物流企業通過多個專案的疊加在倉儲資源、運輸資源、現場裝置及人員成本方面通過整合優化，從中獲取更多利潤。第四方物流企業集約諮詢人才及解決思路，根據不同行業、不同企業的諮詢，提出有價值的解決方案，從解決思路方面整合。



無論是第三方物流還是第四方物流在以專案導向為主的專案管理過程都必須經歷專案調研的過程。

物流專案調研目的：

首先，必須定義專案調研的目的，專案調研對專案定義範圍的現狀進行客觀、真實、詳盡的調查瞭解，系統的蒐集與專案相關的資訊。

案例：XX電器專案全國物流配送專案的調研，該專案的調研目的如下：

1．   幹線運輸：客觀瞭解XX電器各生產線旁倉庫—各省級代理商之間幹線物流現狀，包括車輛的配載合理性、運輸時間的準確性、貨損率、事故處理的及時率、淡旺季應急策略等等；

2．   區域倉儲：各省級代理商的庫存情況：倉庫位置、倉儲面積、裝卸裝置及人員、作業效率、庫內管理方法、庫存產品結構、貨物庫齡等現狀；

3．   區域配送：各省代、輻射到各級終端的網路調研，代理商的最小訂單量、配送車輛型別、各網點配送時間、配送資源的整合情況；

通過以上基本內容的調研，解剖分析原來模式下物流過程的成本合理性、物流服務客觀現狀，挖掘可優化空間，嘗試有原來各自為政的現象通過，計劃引進先進的第三方物流管理提升該品牌在行業的核心競爭力。

從上面的例子可以看出，專案調研開始之前調研目的和範圍必須定義清楚。作為專案經理除了思考以上基礎工作以外還要分析出此次調研所涉及到的相干系人之間關係。XX電器專案將涉及到物流服務商的更換，目前各省倉儲方及區域配送提供方都可能與代理商之間擁有千絲萬縷的關係。因此在接下來的調研計劃中，那些是需要訪談、那些需要實地觀察、那些需要旁敲側擊的摸底的內容都的做好詳細的準備，中國人都講究一個詞“人情”，稍不注意可能就涉及到某某的小舅子、小姨夫的利益。

    物流專案調研計劃：

    成功的專案調研首先得做好全面的計劃。作為專案主導方，在擬訂計劃時得協同客戶主體和被調研物件，從時間、人員及場地方面綜合考慮與被調研物件做一個粗略的溝通，並把相關的需要了解的內容做初步的溝通，涉及到詳細的調查需要表格進行資料的，可以事先提供一個明細清單。專案調研主導方統籌各環節的時間，初步擬訂《專案調研通知》，通過行政性通知進行告示，注意告示中將配合工作落實個人，並且明確配合範圍。正由於前期經過了溝通，被調研物件此次調研有所準備，如此會達到非常不錯的效果。

   調研計劃也非一成不變，作為專案經理，對於調研過程中各種因素導致的時間和人員的調整都要做到心中有數，靈活的改變調研計劃。

案例：ZZ集團物流一體化及供應鏈管理優化專案中，專案調研分為INBOUND領域的供應商物流現狀調研、工業園區內部物流現狀調研、OUTBOUND領域的成品物流現狀調研。因此調研計劃則必須分三部分：

1． 工廠周邊的供應商調研（也有個別供應商在外省），調研地方為本市；

2． 工廠內部調研（包括多個內部零部件生產線及其他產品線調研），調研地方為工業園區；

3． 各片區物流調研，根據產品市場格局，選擇銷售核心市場、一般市場、可擴充市場進行調研，調研地方涉及全國各地；

在開展專案調研過程中，專案經理分了如下幾步開展工作：

1． 專案團隊內部擬訂調研內容的計劃，包括實施調研人員的時間安排；

2． 專案經理分別與採購中心、營銷中心、製造中心總經理溝通商議，初步約定大概的訪談時間。此目的是讓調研工作得到各中心總經理的支援的同時，有效的確定了時間範圍，避開了由於每月定期的銷售“充量”導致的採購、生產高峰。同時也讓各中心總經理明確下面配合的部門經理。

3． 與調研物件（銷售片區經理、採購經理、生產車間主任）確定調研具體時間及可能涉及到的內容，請其做好相關的準備。

4． 接下來的工作是擬定正式《專案調研計劃》，計劃中明確，訪談內容、被訪談物件、時間及地點等，通過行政手段下達通知，作為集團物流一體化專案越高的級別下達越好。ZZ專案利用總裁辦公室的高度權威下達，為此次專案調研打下了堅實的基礎。

以上案例中的調研準備比較充分，這是對於一位經驗豐富的專案經理開展工作的體現。



物流專案調研工作的開展：

物流專案的調研工作，並非做好表格，在調的時候根據內容逐一訪談，然後記錄填寫就了事。經驗豐富的專案經理帶領的調研隊伍在內部分工方面、訪談問話的方法方面、對真假資訊的判斷方面都有自己老道的一面：

一、調研隊伍的搭配：

大家都說男女搭配幹活不累，女孩心細是大家公認了的，所以在做訪談的時候一名細心，速記能力強的女孩參加是一個不錯的安排（當然公司沒有這樣的人才，為了一個專案也別去為難HR了），男孩邏輯性強，用男孩子訪問是一個不錯的選擇。一般情況下在專案調研過程中至少要有兩人及以上的人員配備作為一個小組。

二、科學調研方法：

1． 正規調研方式為主。傳統的專案調研以訪談、問卷、現場考察為主，但是從實踐告訴我們，從正規渠道獲取的資訊存在一定水分，且由於被訪談者把配合調研當成工作，往往給出的資訊都是通過有備而說的，其中對自己個人、對本部門、對相關領導不利的資訊會避而不言。

2． 技巧性的交流為輔。曾經的專案調研經歷過程中，在與訪談物件共進午餐時、抽菸時等，放鬆警惕環境下了解的資訊更為真實可信。記住，這樣的訪談方式不可以在辦公室坐下來了解的。

3． 建立豐富的資訊渠道來源。以上兩種方法也未必能夠獲取全部所需要的資訊，因此專案調研一般都要進入現場，通過對現場觀察取得的資訊更為有價值。與此同時與現場人員的交流非常重要，以尊敬的語氣和心態“請教”現場的師傅，往往現場師傅會給予你不菲的回報。

4． 留下一條後路。誰都不能夠保證一次調研就能夠把應該瞭解的資訊收集到，難免不存在遺漏的地方，因此在離開訪談物件的時候，一定要留下對方的聯絡方式並留下“再次打攪”的可能性。

三、資訊的真假判斷：

收集完資料後，在對資料分析之前必須做歸類整理，同時對資訊的真實進行判斷。資訊的差異分為主觀和客觀兩型別：

1． 主觀方面，在GG乳液原料事業部供應鏈專案調研的過程中，先訪談過程中說談到的現象與實際現場所看到的不一，經過現場考察後再次與訪談者交流時，對方無賴的更正了其說法。

2． 客觀方面，曾經在做JL集團物流改革專案調研的時候出現這樣的情況，一方面是製造業物流計劃部門提供的資料資料，一方面是下屬物流公司提供的資料資料，對於同樣問題有兩種不同的答案，兩種答案的真偽誰也不能夠斷定。此時就需要第三方的資料來證明前兩者資料的真偽。經過多方面核實才弄清楚，由於下屬物流公司把部分外包出去的線路的運營資料統計遺漏導致。

四、外部資訊調研：

前面的調研都是針對客戶的現場和客戶內部資訊的採集，現代物流專案解決方案的科學設計，還必須對外部環境進行調研。比如社會運輸資源分析、社會倉儲資源分析、各線路往來的貨物情況分析、各線路的淡旺季分析、道路情況及收費情況分析等等。

ZZ集團物流一體化專案中，考慮長江沿線是其重點市場，因此專案組經過討論決定，可否在武漢設立DC。要論證該DC是否設立武漢，一方面要分析原來有工廠直接到各省市的運營成本、服務質量及資源可控情況。另一方面則必須考慮工廠武漢DC幹線運輸能力，其中包括公路運輸和水路運輸，成本是否有所整合，武漢輻射周邊鄭州、長沙、南昌、合肥及濟南的資源情況是否豐富等綜合因素。因此為論證此DC是否設立，專案組分小組對武漢吳家山車場、武漢港，以及武漢往返工廠所在地的物流資源、貨源進行了綜合考察。

五、其他注意要點：

1． 專案組必須做好相關的硬體裝置，配備便攜數位相機、錄音筆，圖片、聲音都是有效的資訊收集方式；

2． 在拍照片時候首先要徵求相關人員意見，不管是內部還是外部調研都要做到先徵求意見再拍照片，這樣也體現出做專案人員的專業素質；

3． 建立融洽的訪談與被訪談者的關係；

4． 收集完畢資料後，統一歸檔，同時做好備份，為接下來的分析報告做好充分的準備。

5． 專案調研並非都能夠按照計劃進行的，由於很多客觀因素會導致專案調研時間有所延遲，專案經理要統籌時間進度，可以時間進行穿插，有效提高工作效率。比如，兩個訪談物件時間交換；把後期資訊整理時間部分調整到前面等等。聰明的專案經理能夠未雨綢繆。



物流專案調研不是目的，僅僅是對解決、優化物流管理過程的資訊採集方法，因此完成調研過後如何分析、論證，並提出可行性解決思路這才目的。



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