PRINCE2專案管理初探之六：計劃（Plans）

計劃是PRINCE2專案管理八大元件之一。

計劃定義了專案需要實現的成果、如何實現、以及由誰在什麼時間實現。計劃除了對未來的專案程式進行安排之外，還提供了專案成員之間就專案中的“誰來做、做什麼、怎樣做、何時做”等問題進行溝通的平臺。計劃的另外一個重要作用是作為衡量專案進度的標尺。因此計劃可以稱作是專案管理資訊系統的“主心骨”。

專案工作必須給計劃預留出足夠的時間。由於專案管理很難準確地對整個專案週期做出預測，專案計劃必須分為幾個不同的層面來進行。這幾個不同的層面則對應於專案管理的不同級別，如專案計劃、階段計劃和小組計劃等。只有高階層面的計劃能夠對專案的長期發展做出預測。

在PRINCE2中，這個高階層面的計劃被稱為專案計劃（Project Plan）。專案計劃的主要目標是定義出專案的主要產品、活動和所需資源。另外計劃識別出專案的成本和工期並且將專案分解為幾個階段。專案管理委員會用專案計劃作為監控專案每個階段的進展和成本消耗的基線。專案計劃應當設定允許的工期和成本偏差，而這些允許偏差的具體值則由專案組管理來決定。

專案的每個階段都需要一個階段計劃（Stage Plan）；相較於專案計劃，階段計劃提供了更多的細節，因為此計劃僅僅針對一個階段進行預測。每個階段計劃應當識別出本階段的產品、生產這些產品所需的資源和活動、活動的工期以及負責質量檢查的人員等。專案委員會為階段計劃設定允許的工期和成本偏差，而專案經理則負責管理階段使其工期和成本在偏差範圍之內。

階段計劃是專案經理進行日常專案管理和控制的基礎；隨著專案的發展，階段計劃應當被不斷地更新。通過更新，專案經理可以觀察專案是否已經超出了允許的偏差，並且決定是否需要向專案委員會彙報。

如果專案中安排了工作小組以及小組經理，那麼有必要將階段計劃分解為多個小組計劃。小組經理則利用自己小組的計劃來分配工作，以及監控小組的工作進度。同樣的，小組計劃中設定了由專案經理決定的允許偏差；如果小組工作超出了偏差值，小組經理必須通過“例外報告”（Exception Report）的形式向專案經理彙報。

PRINCE2專案管理方法中定義的另外一個計劃是例外計劃（Exception Plan）。當管理層認為某個現行計劃可能超出計劃允許偏差時，一個例外計劃被建立起來並且經過授權後，用來取代這個現行計劃。現行計劃可以是任何層面的計劃：專案、階段或者小組。例外計劃覆蓋了從預測到偏差時到現行計劃結束這一階段。

PRINCE2通過嚴格的、結構化的計劃來實現對專案的控制。

瞭解更多請參考《PRINCE2 – 成功的專案管理》一書，PRINCE2是英國政府商務部所有的商標。本文為Knowledge Train專案管理培訓所有，轉載請註明出處。

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