PRINCE2專案管理初探之四：變更控制（Change Control）

變更控制是PRINCE2專案管理環境中的8個組成元素之一。

在任何一個專案中，通常是由專案客戶或者專案產品的終端使用者來指定專案最終交付物的，並且必須在生產任何產品之前就明確地詳述出他們的要求。假如你請一個工匠來幫你建造房屋，你一定會先把房屋的建築設計圖紙給這位工匠來說明你對這個房屋的具體要求。否則的話，工匠完全不知道要建造怎樣的房屋。

一個專案並非如此簡單。使用者或者客戶常常在專案開始之前對於自己的要求不是十分的清楚；或者即使指明瞭他們的要求，在專案進行過程中也會不時改變他們的想法。“我知道我們開始時同意把牆刷成白色，但是你說我們可不可以把它刷成藍色？”，類似這樣的問題非常常見。而通常專案經理會僅僅為了取悅於客戶而接受這些要求方面的變更。專案中對於產品變更的申請，或者對於要求增加新產品的申請，被稱為變更申請（Request for Change）。而所有的變更申請，都被歸為專案問題（Project Issue）。

如果這些變更所造成的成本消耗是來自於最初的專案預算的話，那麼專案就會不可避免地超出預算，並且可能會延誤工期。換句話說，這個專案的範圍在不知不覺中逐漸變大，直至超出專案經理的控制。

然而，並非所有的變更申請都是專案經理的敵人，有些變更對於專案的成功完成是至關重要的，因此必須設法採納。怎樣做才能既採納這些變更，又避免超出預算呢？

答案就是在專案開始前就設定一個用來應對專案變更的單獨的預算，成為變更預算（Change Budget）。

那麼在所有可能發生的變更申請中，怎樣決定哪些是必須立即採用的重要變更，哪些是可以推後採用的，而哪些又是不可採用的變更呢？在決定之間，專案經理有必要對每一項變更進行具體地分析，從而決定專案的成本、工期、風險、質量、計劃、允許偏差以及商業論證會因為採用變更而發生怎樣的變化。只有在具體瞭解這些可能造成的影響之後，才可以做出決定。

那麼究竟在專案管理組織中，誰應該負責做這些決定呢？是專案經理、客戶、供應商還是終端使用者？答案是專案管理委員會。管理委員會應當對變更申請進行裁決。如果委員會沒有時間來做這些具體的分析並且做最終決定，這個權力可以下放給變更管理組（Change Authority）。這個專家組可以由客戶、使用者和供應商來組成，但是一般來講，使用者的利益總是要被優先考慮的。

變更管理組也就理所當然地決定如何使用變更預算。這樣可以使管理委員會避免參與每一個變更申請和小額經費的審批，使得決策方面更簡化高效。

當一個在變更預算允許的範圍之內的變更可能會使得專案超出階段允許偏差的時候，變更管理組該怎麼做呢？答案是，無論因為任何原因造成最大允許偏差受到威脅的時候，都應該由管理委員會來做決定。如果說採用一項變更會不可避免地使專案超出階段允許偏差的話，委員會必須把這個問題上報給專案組管理委員會或者負責組織。

總體上來說，專案管理所接受的一個前提假設是專案發展過程中一定會發生變更的。原因可能來自於專案所處的商業環境的變化，某些因素超出預計，或者使用者改變他們對於產品要求的想法等。

在這種情況下，我們需要考慮最有效的變更預算的級別。當專案的使用者不清楚他們對專案產品的要求時，專案需要界定一個較高階別的變更預算。相反地，如果使用者清楚地界定了要求的每一個細節，那麼這個專案也許不需要任何變更預算。但是，專案預算以及專案管理組的組成必須在專案啟動時就確立了。

瞭解更多請參考《PRINCE2 – 成功的專案管理》一書，PRINCE2是英國政府商務部所有的商標。本文為Knowledge Train所有，轉載請註明出處。

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