PRINCE2專案管理初探之二：風險管理（Management of Risk）

所有專案的共同點之一就是都有影響專案成果的不確定性因素存在，這些不確定因素就是PRINCE2™定義下的風險。有時風險也被定義為“專案中當下可以識別的、將來某天需要面對的問題”。

我們常常會在一些潛在因素髮生之前就對這些因素的存在進行識別和分析，這個過程通常被稱為風險分析。風險分析可以讓我們在風險發生之前就佈置好應對措施以最大限度地降低風險發生後的負面效果。風險分析的過程和結果被記錄在PRINCE2管理產品之一的“風險記錄單（Risk Log）”中。這個記錄單詳細地記錄了專案活動中所有已識別出的風險，風險的分析結果以及應對措施。

在PRINCE2中，風險分析通過以下4個步驟完成：

1. 風險識別。例如：供應商可能無法在6月30日之前將材料運至工地。
2. 假設風險發生了，評估其對專案可能造成的影響。PRINCE2建議考慮的影響方面有專案的成本、工期、質量、專案範圍、收益和人物力資源。例如，材料無法按時運至工地的影響之一可能是使專案成本增加5000英鎊。

評估的另一方面是考慮風險發生的可能性。例如，供應商無法按時交付材料這個風險發生的可能性也許是極有可能，或者是不大可能。另外，評估者也必須搞清楚風險可能發生的時間。所有這些因素都將被記錄在風險記錄單裡。

3. 這一步需要考慮針對每一個風險的可能的應對措施。PRINCE2定義出了5類不同的應對措施：

Ø      預防措施（Prevention）- 採取其他行動以使得某風險無法發生。比如：從另一個供應商那裡訂購相應的材料。

Ø      緩解措施（Reduction）- 採取措施以降低風險發生後的負面效果，或者降低風險發生的可能性。例如：提前預訂材料，給供應商儘可能多的時間來準備材料。

Ø      轉移措施（Transference）- 通過某些手段轉移風險到第三方身上，比如購買保險，或者在與供應商的合同中新增違約賠償條款。

Ø      接受風險（Acceptance）- 這裡是指不採取任何措施，正面接受風險。這常常是因為沒有任何其他有效的措施可以採用。

Ø      備用措施（Contingency）- 指現在指定的、風險發生後將採取的措施。比如，如果供應商沒有在6月30日之前將材料送到，那麼取消與此供應商的合同，選擇另外一個供應商。

針對任何一個風險都可能制定出超過一種應對措施，當然，並非所有的應對措施都是切實可行的。

4. 最後一步是從這些應對措施中選擇最適合的一個（或多個）方法。需要考慮的是，必須將採用某項措施的成本與風險發生的可能性和發生後的負面效果相對比。用一個極端化的例子來說，對於一個不大可能發生的風險，或者一個負面影響不是很大的風險採用成本很高的應對措施是不現實的。從另一個角度來講，對於一個極有可能發生而且一旦發生即可造成嚴重後果的風險，大量的時間和資源可能會被投入到應對措施中去。

PRINCE2接下來則進一步定義了風險管理的另外兩個步驟：

1. 選擇適當的應對措施後，定義出施行此應對措施所需的資源，並將其放入專案計劃中。並非所有的應對措施都需要大量資源，有的可能僅僅要求一個專案成員對風險進行監控，密切注意風險狀況的變化。
2. 對施行的措施進行監控評估，以確定這些措施是否達到了預期的效果。如果沒有，那麼有可能需要重新做整個風險分析。

PRINCE2建議給每一項風險安排一個“責任人”，這個責任人是最適合對風險進行監控的人。一般說來專案經理會針對某項風險推薦一個責任人，然後由專案管理委員會來決定人選。“責任人”將承擔監控此項風險的責任，而專案經理則必須確保每個責任人都清楚地瞭解自己責任範圍內的風險。

另外，專案經理有義務確保所有可見的風險都已經被識別、記錄下來，並且定期對風險進行回顧。專案經理需要將已知風險的狀況作為要點報告和階段完成報告的一部分向專案管理委員會彙報，由委員會作出相關決定。

PRINCE2中還提到了一個“風險允許偏差”（Risk Tolerance）的概念。這個偏差即是指專案管理委員會在此專案中願意承受的最大風險總和。比如說，委員會可能會很大程度地接受財政方面的風險，但不會容納人身健康安全方面的任何風險。總的來說，風險管理作為PRINCE2的組成要素之一，能夠幫助專案管理委員會對專案中的風險進行極為有效地管理。

 

瞭解更多請參考《PRINCE2 – 成功的專案管理》一書，PRINCE2是英國政府商務部所有的商標。本文為Knowledge Train所有，轉載請註明出處。

來自 “ ITPUB部落格 ” ，連結：http://blog.itpub.net/14718692/viewspace-440543/，如需轉載，請註明出處，否則將追究法律責任。