執行專案管理的最佳實踐

概要

簡單來說，以上幾點最佳實踐是每個專案經理都應該注意並且採用的。它們同樣適用於不同大小的專案。專案管理不同於其他的科學研究，採用這些最佳實踐並不能保證你的專案能夠在預定的時間和預算內超質量完成。儘管如此，採用這篇文章中闡述的幾點實踐仍然能夠大大提高你的專案成功機率。

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--作者Simon Buehring（科學碩士，PRINCE2專案管理師及培訓師）

本文是關於專案管理最佳實踐的系列文章之一。另外一篇叫做“在小型專案中實行專案管理的最佳實踐”。

作為一個參與過很多專案工作的專案管理師和專案管理培訓師，常常會有人問我什麼是專案管理成功的基本要素。儘管有很多書籍都討論過這個主題，我仍然要歸納一下為什麼我認為執行最佳實踐是成功的專案管理的重要因素。

定義專案的範圍和目標

要想成功地完成一個專案，你必須要知道這個專案想要實現的是什麼。假想說你的老闆要求你去組織一個讓員工獻血的活動。這個活動的目的是要向血站儘量捐獻更多的血嗎？或者，這個活動是為了提高公司在當地社群的形象？正確地決定專案的根本目標能夠幫助你確定如何去規劃和管理這個專案。

專案經理還需要設定專案所涉及的範圍。還那上面的例子來說，安排交通工具把員工送到血站這個活動是不是在專案範圍之內？或者，員工應該自己設法到達血站？決定哪些活動在或者不在專案的範圍之內對於完成一個專案所需的工作量有很大影響。

如果你想要得到一個專案的利益相關者的支援，那麼你一定要知道他們是誰，以及他們想從這個專案中得到什麼。當你確定了專案的目標和範圍之後，你要做的就是讓那些利益相關者來檢閱並且得到他們的認可。因此，確定目標和範圍是專案管理最佳實踐的重中之重。

識別交付物

為了能夠獲得預期的成果，你一定要識別出專案竣工後的交付物。如果你的專案是關於一個新巧克力棒產品的廣告戰，那麼可能的交付物之一就是一個報紙廣告。那麼你就要決定要交付的實體產品是什麼，並且將這些產品詳細具體地記錄下來。到最後一定會由某人來完成這些實體產品，所以對產品的描述一定要詳細準確。

同樣的，當你識別出交付物之後，你需要讓關鍵的利益相關者來檢閱並且確認這些交付物準確無誤地反映出他們對這個專案的期望成果。只有確認以後你才可以開始對專案做具體規劃；很多專案在後期出現問題，歸根結底都是因為起先沒有對交付物給出足夠具體的定義。

專案規劃

現在我們來說說專案管理最佳實踐的第三步：專案規劃。

在這一步，你需要考慮的問題是怎樣來獲取專案的交付物，實現專案目標從而獲得專案預期的成果。規劃首先要求專案經理考慮完成這個專案需要哪些人力、物力以及多少預算。你要決定是否需要將此專案分解成多個易於管理的階段，並且識別出每個階段完成的交付物，然後決定專案團隊的組成。因為之前你已經確定了交付物，所以你一定要具體分配實現每一個交付物的必要活動。

你可以使用一些如任務分解結構（WBS）之類的工具來幫助你實現規劃。你需要估算出完成每一項活動所需的時間和人力，瞭解活動之間的依賴關係，然後確定一個實際可行的工期表。在這裡最好能夠讓專案團隊成員也參與進來，特別是估計完成每項活動所需的時間，因為他們才是要去完成這些活動的人。把所有這些資訊放在一個專案規劃文件中。同樣，你可能也需要讓利益相關者來審閱並且確認你的規劃是現實可行的。

在規劃過程中，專案經理常常會在壓力之下做出一些不切實際的計劃來迎合利益相關者的期望。計劃的可行性非常重要，因此屈服於壓力之下而做出的不切實際的工期是對誰都沒有什麼益處的。

溝通及專案溝通計劃

團隊成員之間如果沒有有效的交流溝通，那麼再好的專案規劃也是徒勞無功。每一個成員都要清楚地明白他自己對於這個專案的價值和職責所在。在我曾經參與過的一個專案中，專案經理常常坐在自己的辦公室裡，埋沒在自己的專案規劃的藍圖中。可是他的團隊中沒有其他人知道要完成哪些任務，因為他從來沒有與大家分享過他的計劃。不用說，這個專案後來遇到了各種各樣的問題，大家開始做那些他們自己認為重要的工作，而不是專案經理安排他們去做的。專案溝通計劃是專案管理最佳實踐的第四個重要部分。

一個專案溝通計劃其實很簡單，你只需要用一個矩陣表格列出每一個利益相關者、在專案過程中他們需要得到的資訊、提供這些資訊的團隊成員的姓名、以及交流溝通的頻率和方式等。例如，某一個關鍵的受益人可能會需要書面的每週專案程式報告。那麼這個報告應該由專案經理來完成，並且通過電子郵件傳送給相關的受益人。好的專案溝通計劃可以確保每個利益相關者能夠及時地從相關的團隊成員那裡獲取準確的資訊。

專案跟蹤

最佳實踐的第五個部分是監視跟蹤專案的範圍、程式和成本。

一旦你的專案在確定的計劃中開展起來，你需要不斷的監視專案的實際程式並將其與計劃的程式相比較。為了做到這一點，你需要從實際操作的團隊成員那裡獲得關於程式的報告。你需要記錄下所有不同於計劃的費用、耗時和範圍。同時你也需要將這些變更報告給你的經理和利益相關者。如果實際結果與計劃的偏差較大，你可能需要採取正確的方法來縮小差異。

有很多方法可以用來修改計劃以便使整個專案重新回到正確的軌道上。比如重新安排任務的順序，多項任務同時進行或者引入更多的人力或縮小專案的範圍等。

專案經理必須能夠不斷地平衡三個方面：成本、專案範圍和工期。如果他提高三個因素中的任何一個，那麼其他兩個因素也將不可避免地隨之改變。因此，如果一個已經落後於計劃工期的專案需要在原定的日期內完成，成本預算可能會因為僱傭更多的人力而提升（儘管在實踐中增加專案人手總是無法縮短完成專案所需的時間），或者專案包括的範圍就要縮小以減少工作量。平衡這三個因素（也被稱作是專案管理三角）恐怕是最令專案管理者頭痛的問題了。

變更管理

幾乎所有的專案都會在進行中出現變更，而如何管理變更則是我們專案管理最佳實踐的第六個部分。一個專案的關鍵利益相關者常常會在專案過程中改變想法，或者改變對專案交付物的要求；對於一個跨時很長的專案來說，專案開始時的行業環境會發生變化，從而導致專案初期階段的很多假設都不再成立。這個變化導致的一個結果就是專案範圍和竣工交付物會有變化。如果專案經理盲目地接受所有的變更，那麼這個專案就會不可避免地超時，因而超出預算，甚至可能永遠無法完成。

變更管理可以幫助專案管理者決定是否採納某項變更以及何時採納。這將提升專案成功的可能性，因為專案經理可以有效地控制變更的時間和方式，同時相應地分配資源。不能有效地管理變更也是專案失敗的一個重要原因。

風險管理

風險管理是最佳實踐的最後一點。任何可能影響專案成果的因素和事件都可以定義為風險。在專案工作中我碰到的風險包括：團隊成員缺乏必要的技能；所需硬體沒能及時送到工地；主控制室因為暴雨而遭受洪水威脅等等。不同的專案可能遇到的風險也不同；但對於每一個專案，儘早地識別出專案中的潛在風險並且在計劃中做出回應是同樣重要的。即使有的風險無法避免，也至少可以減輕其對專案工作的影響。這就是我們所說的風險管理。

你在工作中採用風險管理嗎？如果沒有，那麼可能是因為要管理的風險太多了，並且不是所有的風險都有同樣的傷害力。最簡單的辦法就是儘可能多地識別出潛在風險，然後對每一項風險發生的可能性給一個1到3的級別（3為極可能發生）；再按照每項風險可能造成的影響程度評出1到3的級別（3為最嚴重），然後將每項風險的兩個級別值相乘。我們把得出的這個數值成為風險度。數值越高，風險就越不容忽視。按照風險度排序，專案經理可以選擇對前十項風險進行管理，暫時忽略其它的。如果採用這個方法，你需要不斷的重新評估這些風險同時對新的潛在風險保持警惕。

沒有有效的風險管理也是專案失敗的一個主要原因。

概要

簡單來說，以上幾點最佳實踐是每個專案經理都應該注意並且採用的。它們同樣適用於不同大小的專案。專案管理不同於其他的科學研究，採用這些最佳實踐並不能保證你的專案能夠在預定的時間和預算內超質量完成。儘管如此，採用這篇文章中闡述的幾點實踐仍然能夠大大提高你的專案成功機率。

作者Simon Buehring是一位在英國及海外IT行業都有豐富的專案管理經驗的專案管理師及專案管理培訓師。他曾在許多FTSE一百強的公司以及公共行業工作，現在則致力於為您及您的公司提供專案管理培訓課程。請通過KnowledgeTrain的網站來聯絡他。

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