在小型專案中實行專案管理最佳實踐

本文是關於專案管理最佳實踐系列的第二部分。您可以在這裡瀏覽第一篇文章：“實行專案管理最佳實踐”。

作為一個專案管理師和專案管理培訓師，我常常會聽到的一個問題就是適用於大型專案的管理最佳實踐是否也適用於小型專案。小型專案是否需要採用專案管理的最佳實踐是每個專案管理者都必須面對的一個重要的問題。

注重專案交付

不建議採用專案管理方法的一個主要論據是：以流程為中心的實踐會產生大量的文書工作，而這些對於小型專案來講是不必要也是不可行的。這是一個非常有力的論據，它使得任何注重文件記錄的方法成為交付實際商業收益的阻礙。畢竟專案管理的目的是為了實現專案業務目標，而不是造就檔案王國。

目前在軟體開發領域，關於軟體開發最佳方法的討論十分活躍。最近，一些專業軟體師提出了幾個靈巧有效的軟體開發方法，因為傳統的方法太過著重於文件記錄。

這些靈巧的新方法注重於交付軟體產品而不是文件記錄。瞭解到這一點，我認為專案管理者們可以從這些用於軟體開發的新方法中學到一些東西。簡短來講，它引導我們把管理的重點放在專案交付，而不是專案中的文件記錄上。當然，專案管理者們仍然要面對一個問題，就是專案中到底需要多少文件記錄？

採納最佳實踐

我堅信“需要決定結果，過猶不及”的道理。可以用一個很簡單的方法來測試：如果有助於實現專案的業務目標，那麼我們就可以採用這些方法並且記錄歸檔；相反地如果對於實現業務目標沒有幫助，那麼就不需要在這上面浪費時間。只要明白了這一要點，我相信在所有的專案上，我們都可以在最小程度上實行最佳實踐。

下面我們來依次討論最佳實踐的幾個要素，看看採用這些最佳實踐所帶來的收益是否多於其產生的消耗。

定義專案的範圍和目標

我們所講的最佳實踐的第一個要點是定義專案的範圍和目標。即便是最小型的專案也有它必須要實現的目標。作為一個專案經理，識別出這些目標恐怕也是你的利益所在，因為專案最終是否實現了這些目標是對你的工作的一項重要評估標準。因此，定義並且實現專案的目標是你的職責。

假設你沒有定義並且記錄下來這些目標，那麼你能依賴的僅僅是你上司的仁慈。當你的上司檢查你的工作並且認為你沒有完成專案的預期目標的時候，清楚地定義和記錄下來的目標就是你的一份依據和保險。

關於專案範圍的定義也是一樣。如果你沒有對專案範圍給出定義，最可能產生的後果就是你的專案會在行進過程中變得越來越大；儘管在開始的時候你可能在管理一個小型專案，不久以後你就發現這個專案已經大得超出你的預計。

在小型專案中，你仍然需要識別並且記錄專案的利益相關者。只有識別出了所有的利益相關者，你才能夠保證你的專案目標和交付物包含了他們所有的需要。

定義交付物

總要有人負責實際的工作來實現一個專案的交付物。儘管有時交付物不需要很多時間來完成，我們仍然需要做好必要的記錄。讓其他人來回顧這些完整的記錄有助於發現並且改正其中的錯誤。

負責實際生產的專案成員會使用這些描述來幫助實現交付物。儘管有時這些描述的長度不會超過一頁的篇幅，清楚無誤的描述仍然是很重要的。缺少必要的描述只會導致負責生產的成員對交付物產生不定向地理解，最終造成大量的時間浪費在後期對錯誤的改正上。因此，定義和記錄交付物是我們專案管理最佳實踐的第二個重要方面。

專案規劃

最佳實踐的第三個部分是專案規劃。假設你要登上一座山峰，你不可能在沒有做任何計劃的情況下就動身的。即便是爬上你的住所背後的小山坡，你可能也會做一些必要的計劃：比如什麼時候去爬？需要攜帶什麼必需品？無論管理多麼小的專案，你仍然要考慮：需要通過那些活動來完成交付物；估算出這些活動所需的時間；決定所需的人力和其他資源並且對活動和責任進行合理配置。

所有上述內容都需要書面記錄，並且在團隊成員中進行溝通交流。我見過很多人在這一步遇到阻滯，認為可能需要使用一些專案規劃軟體，比如Microsoft Project。這其實是一項不必要的開支。一個很常見的現象就是專案管理者浪費大量的時間在怎樣使他們的Microsoft Project計劃表更美觀上，而忘記了使用這個軟體以及專案規劃的真正目的。

相反地，我認為使用Microsoft Excel的條形表來計劃小型專案是最好的方法，因為這個方法即簡單又足夠。首先在表格的最上面一行填入專案的一些關鍵日期；然後在左邊第一列填入專案的一系列任務；最後在每一個任務的對應位置標出它的起始和完成時間。這樣一來每一項活動所需的時間就一目瞭然了。

除了條形表之外，你需要把專案中的一些重要事件（里程碑）記錄下來。這些里程碑代表了一些關鍵日期，比如完成一些交付物的日期，或者某些主要活動完成的日期等。每一個專案成員的責任也必須明確地記錄在專案計劃裡。

溝通及專案溝通計劃

即使是在由兩個人組成的專案團隊中，專案經理仍然需要將任務和責任分配給另外一個人。專案經理不可以主觀地認為即使沒有有效的溝通，其他人也明白自己應該做什麼。如果專案經理沒有給其他人分配具體的工作，那麼他們很可能會去做他們自己認為需要的事，而不是專案需要的工作。這樣的話結果只有兩種可能：或者專案完成的交付物不合要求，或者更多的時間用在完成那些原本應該已經完成的任務上，從而導致專案延遲。

你可以選擇通過電子郵件的形式來與其他專案團隊成員交流專案計劃，或者將計劃列印出來然後分發給每個人；或者更好的是你可以召開一個團隊會議然後和其他成員一起瀏覽討論專案計劃。需要記住的一點是，如果專案計劃有變更，那麼你也需要就這些變更與其他成員溝通。

從根本上來講，一個專案溝通計劃描述了在整個專案過程中每一個利益相關者的資訊需求。你的溝通計劃需要包含一個矩陣表格，表格中列出每一個利益相關者、在專案過程中他們需要得到的資訊、提供這些資訊的團隊成員的姓名、以及交流溝通的頻率和方式等。比如說，專案主辦商可能會需要專案經理在每個月的執行會議上做一個口頭專案報告。專案溝通計劃可以確保每個利益相關者能夠及時地從相關的團隊成員那裡獲得正確的資訊。

專案跟蹤

最佳實踐的另外一點是對專案成本、工期和範圍的監視跟蹤。如果還用之前的兩個人的團隊的例子來說，那麼在這裡專案經理就需要知道另一個成員工作的進度。這一點可以通過幾種方法來實現，每天用一封電子郵件列出完成的工作內容、未完成的工作、以及一系列遇到的問題等是方法之一。在大多數情況下這個方法是很有效的。

同樣的，一個15分鐘的面對面的交流也可以達到這個目的。兩種途徑的結合使用可能是最好的方法。無論如何，專案經理都需要完全掌握專案工作的程式，以便於對專案進行有效地跟蹤。

變更管理

變更管理是我們需要在小型專案工作中採用的另一個最佳實踐內容。即便是在之前提到的二人專案中，變更也是很有可能發生的。變更方面的要求通常是由專案的利益相關者提出的；而作為專案經理，你需要估計出採用這些變更可能對專案造成的衝擊。具體來講，你需要對變更產生的額外消耗和成本做出可靠的估算。採用某些變更可能會影響到專案的工期，因此你必須對專案的工期和預算了如指掌以便能夠正確決定是否採用這些變更。

在小型專案中，變更管理並不需要一個很別緻的變更控制皮膚來幫助你做決定。如果你已經對成本和工期的變化有所估計，那麼跟關鍵的利益相關者的一個快速的討論可能就足夠了。

恐怕在變更問題上你最不應該做的一件事就是輕易地接受變更。即使你認為某些變更很小，在完全掌握它們可能對成本和工期造成的影響之前，你是不可以決定採用這些變更的。這就是我們所說的專案“範圍蠕變”，指的是當我們不斷的採用變更的時候，專案的範圍也悄無聲息的不斷變大。你的小專案可能在你渾然不知的情況下變得很大，而你也不可避免地無法按時、按照預算完成交付。

風險管理

風險管理是我們運用在小型專案中的最佳實踐的最後一個部分。再小的專案也有風險。你必須確保在專案工作之始就考慮到所有的潛在風險，並且每週定期監視10個最重要的風險（如果風險總數不多的話，就監視前5個），同時還要對可能產生的新的風險保持警惕。不恰當的風險管理常常是導致專案失敗的一個主要原因。

風險管理的費用是非常低的。在最近的一個專案中，我列出了一個專案中的潛在風險的清單。在10個風險當中，有5個風險是比較重要的。我隨後就如何最大程度降低或避免這些風險做了一個計劃。完成這些步驟一共只消耗了我幾個小時的工作時間。在之後的每個星期，我會用大概半個小時的時間來回顧這些風險同時考慮是否有新的因素。在專案的最後階段，雖然有的風險的確發生了，但是由於我在專案開始的時候就已經做出了適當的計劃，這些風險對專案所造成的影響是很小的。

因此，在專案開始和行進過程中的小小努力會給你帶來豐厚的回報。

概要

這篇文章闡述瞭如何在小型專案中採用專案管理最佳實踐，而又避免造成大量的文書工作和費用消耗。這些最佳實踐是無數的專案管理者在成千上萬的專案工作中的實踐所得。它們之所以被稱為最佳實踐是因為它們總能夠幫助管理者實現最佳專案成果。

不要主觀地認為管理小型專案就不需要考慮最佳實踐，因為等到專案陷入困境的時候就悔之晚矣。

作者Simon Buehring是一位在英國及海外IT行業都有豐富的專案管理經驗的專案管理師及專案管理培訓師。他曾在許多FTSE一百強的公司以及公共行業工作，現在則致力於為您及您的公司提供專案管理培訓課程。請通過KnowledgeTrain的網站來聯絡他。

[@more@]

來自 “ ITPUB部落格 ” ，連結：http://blog.itpub.net/14718692/viewspace-1006983/，如需轉載，請註明出處，否則將追究法律責任。