使用IBM Lotus Notes/Domino V8 郵件收回功能

你希望使用郵件收回功能，現在使用 IBM Lotus Notes/Domino V8 您就能夠收回郵件訊息。通過本文了解郵件收回（Message Recall）功能的工作方式，以及如何配置、控制和部署該功能。

郵件訊息收回功能是人們最需要的 IBM Lotus Notes/Domino V8 功能之一。預設情況下，伺服器和客戶機將啟用該功能，允許您收回被錯誤傳送的郵件訊息。本文將研究郵件收回功能的工作方式，討論如何配置和控制該功能，將涵蓋設計和部署該功能中的一些細節。

郵件收回是如何工作的：基本原理

從使用者的角度看，郵件收回的使用比較簡單。只需開啟 Lotus Notes V8 郵件檔案的 Sent 檢視，高亮顯示希望收回的郵件，然後單擊 Action 欄中的 Recall Message 按鈕（參見圖 1）。

圖 1. Action 欄的右側展示了 Recall Message 按鈕

然後會出現一個顯示原收件人的對話方塊，可以取消選中，或者選擇收件人來獲取響應（參見圖 2）。

圖 2. Recall Message 對話方塊

單擊 OK 後，將顯示對話方塊表明已執行收回請求。如果進行了正確設定,會從收件人郵件中刪除訊息。您將收到一個報告，告知收回了哪些訊息（以及這些訊息是否已被閱讀），是否存在無法收回的訊息以及無法收回的原因。現在來研究一下隱藏在這個簡單過程背後的原理。

配置郵件收回功能

Lotus Notes/Domino V8 中已啟用郵件收回功能。無論是從頭開始構建新系統，或是升級伺服器和使用者，都可以使用該功能。如果您需要花費一段時間升級一個大型系統，可能需要先禁用該功能，以便先對使用者進行支援和培訓。

使用 Server Configuration 文件來配置郵件收回。這個中心文件允許您方便地為所有伺服器啟用或禁用該功能。Mail Policy 文件可以進一步細化設定，單個的使用者引數設定同樣也可以。

如果沒有 Server Configuration 文件，預設情況下仍會開啟郵件收回功能，預設設定如下：

• Message Recall：設定為 Enabled
• 是否允許收回未讀狀態的訊息：設定為 Unread Only
• 允許收回的訊息的最長時間限制: 14 daysMessage Recall：設定為 Enabled

如果部署計劃要求稍後退出該功能，則必須建立一個 Server Configuration 文件暫時關閉它。

若要禁用郵件收回功能，只需開啟 Lotus Domino V8 Server Configuration 文件，並將 Message Recall 設定由 Enabled 更改為 Disabled，如圖 3 所示。

圖 3. Server Configuration 文件中的 Message Recall 附籤
 

實現郵件收回功能的要求

實現郵件收回功能的要求包括：

• Lotus Domino V8 或更高版本的伺服器，包含要收回的郵件。
• 基於 Lotus Notes V8 或更高版本郵件模板的郵件檔案，使用它來收回訊息。
• 發件人郵件檔案中的郵件訊息副本。（通常會在 Sent 檢視中找到它，不過在 All Documents 檢視中也可以找到 Message Recall 按鈕。）
• 允許伺服器執行郵件收回功能的許可（可以選擇在策略和收件人郵件檔案級別上給出許可，可以在該級別上關閉郵件收回功能）。

不僅在具備上述最低要求時可以使用郵件收回功能，甚至當請求收回功能的使用者位於非 Lotus Domino V8 的伺服器上時，也可以使用該功能。所需要的就是一個 Lotus Notes V8 郵件模板，它包含一個執行郵件收回操作的按鈕。此外，收件人和發件人之間的中間伺服器可以是任意版本的伺服器，因為此時的請求只是一個電子郵件訊息。

郵件收回的限制

郵件收回功能只能用於通過 NRPC 傳送的郵件。這意味著無論是傳送到 Internet 的郵件還是通過 SMTP 傳送的內部郵件都不會被成功收回。

如果存在限制某個使用者使用該功能的 Mail Policy，則該策略會起作用並限制該功能發揮作用。如果不存在任何策略，或者策略允許使用者更改收回設定，則每個使用者都可以在他/她的 Mail Preferences 中選擇禁用該功能。

只有位於 Lotus Domino V8 或更高版本伺服器上的郵件才能被成功收回。Lotus Domino V8 路由器可以執行該操作，因此傳送到 Lotus Domino V7 伺服器的收回請求不會被成功執行，而且請求收回操作的使用者將收到一個報告，宣告該伺服器不支援郵件收回功能。

發件人郵件檔案中必須儲存郵件訊息副本，以便成功收回郵件。如果發件人在傳送郵件時沒有儲存訊息副本，則無法使用郵件收回功能。由於將檢查簽名（出於安全性考慮），因此原發件人必須從傳送郵件的郵件檔案收回它。被委託者可以從其他使用者的郵件檔案中收回郵件訊息，但是隻有當由被委託者傳送郵件時才能執行此操作。這表示 Lotus Notes Administrator 或管理助理不能收回由其他使用者傳送的訊息，除非有權使用該使用者的 ID 和密碼。

如果郵件被收件人轉發，則轉發郵件無法由原發件人收回，因為 UNID 與原文件的不同。換句話說，Message Recall 沒有找到郵件的轉發副本。任何轉發郵件必須由轉發人收回。

Message Recall 不能用於 IBM Lotus Domino Web Access。如果郵件位於 Lotus Domino V8 伺服器上，並且請求收回操作的使用者擁有用來啟動收回功能的 Lotus Notes V8 郵件模板，則可以收回傳送到 Lotus Domino Web Access 使用者的郵件。

郵件收回功能僅用於郵件，不能用於 Calendar 和 To Do 訊息。如果嘗試收回 Calendar 或 To Do 訊息，使用者會看到一個顯示 “This message type cannot be recalled（該訊息型別不能被收回）” 的彈出框。使用 Reschedule 或 Cancel 選項可以取消或更改這些訊息項，所有版本的 Lotus Notes 日曆中都有這些選項。

該功能的工作方式：詳細說明

原發件人單擊 Sent（或 All Documents）檢視中的 Recall Message 按鈕後，Lotus Notes 客戶機會為高亮顯示的郵件建立收回請求。該請求將通過電子郵件傳送給使用者選擇的每個收件人或組。（請注意，圖 2 中顯示了 Internet 使用者的地址，並且收回請求可以通過電子郵件進行傳送，但是對於這些使用者來說，郵件收回功能沒有成功執行。）

提示 如果打算暫時執行混合版本系統，那麼考慮在低於 Lotus Domino V8 的 SMTP 伺服器上設定郵件規則，從而拒絕接收這些訊息。否則，收回報告會被髮送到 Internet，這可能會引起收件人的混淆。可以將郵件規則設定為不接受窗體包含 “recall” 的訊息。當 SMTP 伺服器升級到 Lotus Domino V8 之後，可以禁用該郵件規則。

文件 UNID 用於識別收件人郵件檔案中的訊息。如果伺服器能夠執行收回功能，將定位並刪除訊息。路由器將徹底刪除訊息且僅留下刪除存根，還允許從複製副本刪除訊息。即使收件人已經啟用軟刪除，郵件也不會保留在 Trash 資料夾中。由於文件 UNID 用於定位訊息，因此移至資料夾中的所有副本也會被刪除。

請求收回功能的使用者將收到收回結果報告。如果訊息被成功刪除，該報告將包含此資訊，並說明郵件是否被閱讀。如果收回失敗，則該報告將說明失敗原因。在收回訊息後，請求收回功能的使用者的郵件檔案中會有兩個非常相似的通知，一個位於 Sent 資料夾，另一個位於 Inbox。這兩個通知用來正確地告知使用者哪些訊息被收回，因此必須告訴使用者在他們對收回結果感到滿意之前應保留這兩個通知。然後再刪除它們。

不會將發生的收回事件告知原始郵件收件人。僅僅從收件人的郵件檔案中刪除該郵件。

如果嘗試收回通過 SMTP 傳送的訊息，Lotus Domino V8 路由器會傳送一個未送達報告（Non-Delivery Report），即 “Message Recall Requests cannot be routed via SMTP”。

控制郵件收回功能

儘管是在伺服器級別上啟用、禁用和配置郵件收回功能，但可以在其他級別上進行細化和控制，為企業提供良好的靈活性來按照所需的方式應用該功能。

首先可以在 Server Configuration 文件中進行控制，啟用或禁用收回功能；可以選擇收回已讀郵件、未讀郵件或所有郵件；可供選擇的時間限制範圍從幾分鐘到幾周。

Lotus Notes Administrator 可以使用 Mail Policy 控制功能。Message Recall 選項包括以下內容，如圖 4 所示：

• 是否允許使用者收回傳送的訊息：是/或。
• 是否允許其他使用者收回向該使用者傳送的訊息：是/或。
• 是否允許收回未讀狀態的訊息：只收回未讀狀態訊息/收回已讀和未讀狀態訊息。
• 允許收回的訊息的最長時間限制：指定周、日、時、分。

圖 4. Server Configuration 文件中的 Mail Policy 設定

可以將 Mail Policy 應用於使用者群中的一部分，這些使用者可能由於法律責任需要保留所有郵件訊息，或者用於限制允許收回訊息的使用者。Mail Policy 將重寫 Server Configuration 文件中的設定。例如，如果伺服器允許收回未讀郵件，而應用於某使用者的 Mail Policy 允許收回未讀和已讀郵件，則 Mail Policy 將起作用，未讀郵件和已讀郵件都可以被收回。這樣將提供針對個別使用者的特殊控制。

除非在伺服器上或通過策略禁用郵件收回功能，否則，使用者也可以控制郵件收回功能。在 User Preferences - Basics 下，可以選擇或取消選擇 “Allow others to recall mail sent to me”。如果使用者取消選擇該選項，該設定會向使用收回功能的使用者傳送通知，宣告無法收回郵件。

郵件收回和法律遵從性

對於很多使用 Lotus Notes/Domino 的企業來說，郵件收回功能是一個全新的概念。問題隨之而來，這個新功能是否會與法律要求發生衝突，特別是很多有關保留電子郵件的最新法律。

針對法律遵從性設計的解決方案通常要求在傳送所有郵件時，在到達收件人檔案之前進行記錄。郵件收回功能不會影響此類解決方案。實際上，不僅會對原始訊息進行記錄，還會對收回請求進行記錄。

如果原始郵件需要用於遵從性目的，它應該存放在郵件日誌和離站儲存裝置中（遵從性解決方案的組成部分）。為了進一步確保，郵件收回功能不能收回這些原始郵件。因此，一個健壯的郵件法律遵從性解決方案不應與郵件收回功能發生衝突，並且很多公司已經擁有完全遵從法律的定製構建的或其他郵件收回解決方案。

瞭解一些細節

由於可以離線閱讀 Lotus Notes 郵件，使用者斷開網路連線後，郵件檔案中郵件的本地副本的已讀和未讀狀態與基於伺服器副本的狀態不同，直到發生複製。因此，當使用者離線閱讀郵件時，傳送到伺服器的收回請求將告知訊息未被讀取。

移動裝置給希望收回訊息所有副本的使用者提出了挑戰。除非將手持裝置配置為對基於伺服器的郵件執行刪除操作，否則不會從手持裝置中刪除郵件。手持裝置的所有者將管理該設定。同時，根據供應商的不同，裝置本身可能無法執行郵件收回功能。

如果將郵件傳送給名稱含混的使用者，則該郵件不能被收回；收回訊息無法確定哪一個收件人是發件人最初所選定的。

可以從郵件組成功收回郵件，但是如果在郵件傳送和收回期間組成員發生了更改，那麼不會將收回通知發給郵件組中已刪除的原始收件人，而且可能會將收回通知發給從未獲得原始郵件的使用者。同樣，可以從包含 Internet 地址的組收回郵件，但是隻有那些具有有效 Lotus Notes 地址的組內使用者才能收到收回通知。其他請求將導致失敗通知。

最後，始終可以列印和轉發郵件，甚至製作螢幕截圖。在這些情況下，郵件收回功能是不起作用的。郵件收回功能不能保證消除任何或所有郵件蹤跡；而是為使用者提供恢復郵件傳送錯誤的功能。

結束語

Lotus Notes/Domino V8 Message Recall 對於使用者來說仍是一個新工具，並且它會很受歡迎。當您選擇部署該功能時，應考慮為使用者提供培訓，以便他們能夠有效使用它。

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