Web專案經理手冊之你會溝通嗎？

楊爭發表於2008-07-04
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       我們常說做好專案的關鍵之一就是做好“溝通”，但很多人只知道“溝通”的重要性，卻不知道怎麼做好“溝通”，所以仍然會有很多專案由於溝通未做好而導致專案失敗或者有些遺憾。
       “溝通”不僅僅是說話，不是說的越多溝通就越好。要做好“溝通”關鍵是清楚以下兩點：我們要和誰溝通，和他(她)溝通什麼，怎麼和他(她)溝通。
溝通的最終目標是：讓被溝通的人明白你要傳遞的內容，並自覺執行好你希望他做的事情。
 
要解決好溝通問題，我們需要把握以下兩個原則：
一、利益原則
         利益原則解決的是“和誰溝通”的問題。
專案開始階段我們要識別出與專案有利益的人(即專案干係人)，確定他們需求和期望，然後採用合適的溝通策略。
  專案的干係人是指參與專案，或其利益在專案執行中或成功後受到積極或消極影響的個
人和組織。這些人是專案過程中需要著重關注的人群，很多專案出了問題都是由於忽視了(或者是忘了)其中某些人。
 
   專案干係人通常包括：
Ø       專案發起人、出資方。（專案決策者）
Ø       部門職能經理。(資源提供方)
Ø       專案團隊成員。(專案執行者)
Ø       產品運營。(產品的運營者、使用者)
Ø       客服人員。(客戶介面)
 
 為了更好地把握這一原則，我推薦專案經理在專案開始階段使用以下表格。
 

序號
專案干係人
其對專案的主要期望
在本專案中的利益程度
(H, M, L)
對專案的影響程度
(H, M, L)
與其溝通的策略
1
 
 
 
 
 
2
 
 
 
 
 
3
 
 
 
 
 
4
 
 
 
 
 
5
 
 
 
 
 
 
 
二、閉環原則
很多專案經理在實際溝通中常常會是這樣的：某某某這個事情你做一下，或者發個郵件給某某，期間也不聞不問，期望到時候那個人就會按時提交任務。這種情況往往會發生問題。
 
正確的溝通環節應該是一個閉環。具體的過程應該是這樣的：
1、專案經理和專案干係人溝通事情，徵詢他們的意見。(雙向溝通)
2、達成一致意見，確認action列表。(責任、任務落實到具體的人)。
3、執行過程中要跟蹤執行情況，確認執行人是否需要協助，同時有助於識別是否存在潛在的風險發生。
4、執行結果的檢查。
    溝通結束前要注意總結、回顧，以及action，以確保溝通的效果。
 
 
三、 良好的溝通技巧會有助於溝通。
1、當你不知道怎麼給出建議，或者如何回答的時候，建議你採用提問式的回答，比如“你覺得怎麼做會好呢？”等等開放式的問題，這樣有助於發揮大家的積極性，創造性，最終獲得良好的效果。
2、溝通過程中儘可能少的打斷，不要匆忙下結論，不要立刻針鋒相對地駁斥對方。
3、要適當使用幽默。
3、積極地給予反饋。
4、瞭解溝通者的風格，以便更有效的溝通。
 
四、溝通的表現形式實際上是很多的，絕不要侷限在面對面對話，像會議、email等都是溝通的具體表現。所以上面所說的原則和技巧都可以這些環節中採用。
 
 
       在專案中如果把握好上面所說的原則，再加上自身溝通的技巧，一定會對專案的成功起到非常大的幫助。記住和正確的人正確地做正確的事情。

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