(原)ERP系統中的合同管理

今天在ITPUB上，與PUBER們討論一個問題:企業是需要合同管理的，但是合同管理如何在ERP系統中體現呢？

要想回答這個問題，我們必須要先看看合同管理的主要需求是什麼；要想知道合同管理的主要需求，那麼我們必須要了解合同構成的要件有哪些。

一般來說，不管是什麼樣的合同，都需要包含以下要件：

一、當事人的名稱或者姓名和住所；  
二、標的；                        
三、數量；                        
四、質量；                        
五、價款或者報酬；               
六、履行期限、地點和方式；        
七、違約責任；                    
八、解決爭議的方法。            

那麼合同管理的需求就是針對以上要件的管理，要求在ERP系統中能夠體現對以上要件的約束。  以以上要件為基礎，結合構成產品的直接材料的採購，我來描述一下在ERP系統中該如何實現合同管理：

一、當事人的名稱或者姓名和住所：合同的甲方就是企業，乙方是企業的供方，那麼相應的資料都應該在基供方檔案中維護
二、標的：所購買的直接原材料在企業中都有物料編碼，而且按照ISO9000和TS16949的要求，供方供應產品是需要批准的，也就是說：應該是指定的供方才能供應指定的產品。嚴格的講，供方批准應該在合同之前的。在系統中應該有一個供方與產品對應的表格，這個表格中明細的新增是要有許可權控制的，並且成為簽訂合同的基礎。                        
三、數量：一般來說，數量的約定基本上有兩種形式，一是預計總體需求數量，按照採購訂單實際下達時要求的時間數量分批交貨，也有叫開口合同的；二是合同數量、時間與採購訂單完全一致，也有叫閉口合同的。兩種方式都是以採購訂單為依據時間對數量的管理。                      
四、質量： 參考通用標準，或者甲乙雙方簽訂的技術標準和質量協議，在ERP系統中應該把其標準號碼維護進去。                       
五、價款或者報酬：ERP系統中的應付賬款模組，應該支援自定義支付方式，一旦符合條件，則產生支付憑證，可以從很大程度上可以削弱認為因素，減少採購腐敗的機會。               
六、履行期限、地點和方式： 履行期限應該在供方與產品對應的明細表中維護，地點一般是在甲方指定的地點，方式是一些附加條件，能明確規定的不多，比如包裝方式，部分ERP軟體是可以支援的。       
七、違約責任：ERP系統基本上不支援。                    
八、解決爭議的方法：  一般是先調解，不成再到甲方所在地法院， ERP系統基本上不支援。

從上面的描述可以看出，一個合同所包含的要件，除了一些ERP系統不支援的，都分散在其他模組。也就是說，對合同的管理，是通過在其他模組的規範操作來體現的；換句話說，如果想對合同進行管理，也不是不可以 ，但是合同管理與其他模組之間應該有一個要件自動轉換為其他模組約束條件的功能，否則在管理上就重複了，沒有任何意義。

銷售合同管理與採購銷售管理是類似的。不同的是固定資產等非標類產品合同管理，因為使用的不是物料編碼，所以在標的的規範上比較麻煩。不過固定資產可以採用固定資產管理模組來協助解決這個問題，但是合同管理的很多需求未必能在現有的ERP系統中實現。

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