在MRPII/ERP應用中如何規範人的行為方式（轉）

在MRPII/ERP應用中如何規範人的行為方式

http://www.226e.net/article/13/Article6423_1.htm

據說，本世紀初，一位美軍營長對值班軍官下達瞭如下命令：“明晚8點，哈雷彗星將在這個地區出現。這種情況每隔76年才能看到一次。命令所有士兵，屆時身著野戰服到操場集合，我將向他們解釋這一罕見的現象。如果下雨的話，就到禮堂集合，我將為他們放映一部有關彗星的電影。”但是，當經過連長、排長和班長傳達給士兵的時候，這條命令卻變成了：“在明晚8點下雨的時候，76歲的哈雷將軍,將在營長的陪同下，身著野戰服，乘坐‘彗星’牌汽車，經過操場前往禮堂。”雖然其中仍然保留著許多相同的詞彙，但重新組合得面目全非。問題出在哪裡呢？就在於營長的命令太長，有太多的描述資訊，違反了口頭命令必須簡明、易於複述的準則，使中間的資訊傳遞難以準確。其實，做任何事情都有一定的準則，由此我們聯想到企業管理。
企業的管理也是在一個通訊的過程中實現的。準確的通訊是有效的管理的基礎。MRPⅡ系統就是一個以計算機為工具的計劃和通訊系統。在通過MRPⅡ系統實現企業管理的過程中，人做一些工作，再交由計算機繼續做一些工作，再由人繼續做工作，等等。在這個過程中，要求資訊必須準確，資訊的處理和傳遞也必須準確。但這並不是一件很容易的事情，因為在這個通訊過程中涉及到計算機和人兩類物件。其中，計算機的行為是規範的，只要向它輸入準確的資訊，它就能進行準確的處理併產生準確的資訊。但是，對同一件事情，人的理解和行為方式卻可以千差萬別。因此，如何規範人的行為方式就是至關重要的了，這就是工作準則和規程的作用。
提到工作準則和規程，人們往往想到一大堆的檔案，裡面充斥著費解的概念和枯燥的條文，而人們在實際工作中卻從來不去使用它們。因此，人們往往認為建立工作準則和規程不過是浪費時間。在以非正規系統進行管理的環境下，這的確是經常出現的情況。但是如果企業要實施和應用MRPⅡ系統，那麼情況就完全不同了。MRPⅡ系統從整體上為企業提供了實現規範化管理的工具。通過MRPⅡ系統的計劃和通訊功能，企業的所有員工在各自的崗位上按部就班地工作，然而卻是在執行著一個統一的計劃。這就要求有統一的工作準則和規程去規範人們的行為方式。在MRPⅡ系統執行的各個環節上，如資料定義、準備和錄入，主生產計劃，物料需求計劃，能力需求計劃，生產控制，採購，週期盤點，工程改變，成本會計等等，都應有相應的工作準則和規程，有關人員必須遵守，而不能按個人的理解來處理問題。
建立工作準則和規程無疑是非常重要的工作。然而，它的重要性往往不被認識。因此，在實施和應用MRPⅡ系統的過程中，這也是一項很容易被忽視的工作。這項工作經常被忽略或以非常草率的方式進行。這樣做之後，實施工作好象進行得很快，但是在系統開始執行之後，就會出現很多問題。由於沒有工作準則和規程，系統的每個使用者只能按各自的理解和處理方式來處理問題。於是出現越來越多的錯誤資訊，資訊傳遞不能正常進行，系統通訊難以協調，整個系統的可靠性越來越差，最終的結果是導致整個系統的癱瘓，損失將是難以估量的。
由此可見，工作準則和規程是MRPⅡ系統得以正常執行的關鍵，是企業管理過程中人和人之間、人和計算機之間進行精確通訊的保證。但具體說來，這又是兩個不同的概念。工作準則是關於企業運作的指導原則，它並不告訴人們如何去做某件事情，但要指明每項工作的目標、責任和衡量標準。例如，對於接收採購原材料的業務活動，工作準則並不指明每一步應當如何去做，但是，它應指明在多長時間內完成檢驗、作出接收或拒收的決定，在多長時間內將有關資料錄入系統，等等。工作規程是指完成一項特定的任務所應採取的步驟，它要指明從任務的第一步到最後一步之間的所有步驟，且應足夠詳細。工作規程應遵循工作準則的指導原則，而且對於工作準則所涉及的每項任務，均應有相應的規程。
建立工作準則和規程並無實質性的困難。事實上，這些關鍵的檔案應當是一個企業在確定如何使用MRPII/ERP系統的過程中自然形成的結果。建立工作準則和規程可以採取如下步驟：
1、確定企業運營過程中所有基本的業務活動，這可以通過自頂向下、逐步求精的方法繪製DFD或IDEF圖來實現。這些基本業務活動可以分成兩類，一類是通過計算機來實現，有些則完全是人的行為過程，不使用計算機。
2、對於通過計算機實現的基本業務活動，要編制測試例項進行測試。測試例項要指明處理準則和處理步驟，在測試過程中要記錄測試結果，在測試結束後，根據測試結果編制工作準則和規程的草稿。對於不使用計算機的基本業務活動，則直接寫出工作準則和規程的草稿。
3、將上面步驟形成的工作準則和規程草稿收集起來，由專案小組會同各職能部門共同進行整理和完善，形成工作準則和規程的草案，要指明工作準則和規程的編號、主題、編寫負責人等。
4、在會議室試點（ConferenceRoomPilot）過程中，要對工作準則和規程進行全面測試和修訂，定稿後再經指導委員會批准，形成企業的正式檔案，指明生效日期，發至整個企業執行，並定期總結修訂。（關於工作準則和規程的管理也應有準則和規程。）

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