ERP實戰演義之一 實施前的準備(轉)

ERP實戰演義之一 實施前的準備

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近一兩年來，圍繞ERP的探討文章很多，幾乎覆蓋了ERP的各個角落，極大地推動了ERP理念在中國的推廣。雖然不同作者觀點不盡相同，但至少有一點是所有作者都認同的，那就是成功應用ERP系統取決於三個方面，可現象地用如下公式表示：
ERP應用成功=有準備的企業+合適的軟體+成功實施
而三者之間，成功實施是保證ERP系統應用成功最重要的因素。作為一名專業ERP的實施顧問，筆者接觸了不少準備實施或正在實施ERP的企業，其中不少企業對ERP實施方法和模式認識不清，往往給實施工作帶來不必要的麻煩。所以，筆者一直就有這樣一種想法，如果把一家實施ERP的企業作為一個案例，介紹整個實施過程，也許對那些正準備實施ERP的企業有所幫助。下面我們就以A企業ERP實施為例。

一、A企業的選型誤區
A企業是一家國有企業，企業效益在同行業處於領先，然而企業資訊化建設一直比較落後，除了財務部在使用國內的一家軟體公司的產品外，其他部門基本是手工管理。隨著市場競爭日益激勵，這種落後的管理已成為企業進一步提高效益的瓶頸。引進先進的企業管理軟體勢在必行。於是A企業成立了一個ERP專案小組，專案小組構成如下：主管IT部門的副總、IT部門經理和相關人員。然而經過一年的選型，企業還沒有確定選擇哪家軟體。（這種現象在很多準備上ERP系統的企業在選型時往往遇到類似情形。）最後，A企業委託筆者所在的諮詢公司幫助選型。我們介入該公司以後，通過調研分析，發現A企業在選型時存在如下問題：
企業高層領導對ERP認識不清，未達成一致共識。有些領導認為ERP不就是一個軟體嗎，沒必要投入那麼多錢。
專案小組基本以IT部門為主，業務部門參與太少，對該專案持懷疑態度，消極應付。
在目標不清的情況下，請了很多家軟體廠商來做DEMO，專案小組看了這麼多家的軟體，介面成百上千，眼睛都看花了，也沒有弄清楚到底哪家軟體好。
針對上述情況，我們採取瞭如下措施。
首先對企業進行了一次調研，初步瞭解企業的業務和各部門的需求，然後有針對性地準備了一份調研報告，提出了企業在管理中存在的諸多問題，必須要藉助ERP系統的實施進行一次管理改造。高層領導非常認可這份報告。緊接著，我們對整個企業高層領導和業務部門經理舉辦了一次ERP系統管理理念的培訓。通過此次培訓，高層領導認識到ERP是管理改造專案，離不開高層領導的支援；同時也對ERP系統也有了正確的預期，認識到ERP系統能夠解決什麼問題，不能解決什麼問題。
重新改組專案小組。重點是吸收了業務部門經理參與專案小組，並承擔重要角色，IT部門僅起到支援作用。
經過進一步詳細需求調研，確定企業上ERP系統的主要目標，從而也就確定了選擇ERP系統的標準和量化指標體系。設定指標體系時不僅考慮了軟體的需求滿足程度，還考慮到軟體的擴充套件性和軟體廠商的發展等因素。
在我們諮詢公司的協助下，A公司終於走出了選型誤區，在較短的時間內，確定了一家國外一家大型軟體廠商的ERP產品，同時確定我們作為該軟體的實施商。

二、培訓的重要性
A企業通過選型事件後，認識到ERP要想實施成功必須要請專業諮詢公司，同時也非常重視ERP實施中培訓的重要性。然而在起初，A企業專案小組對培訓重要性的理解不深，認為在ERP實施過程中只需要培訓終端使用者如何使用軟體操作即可。經過我們反覆講解，舉了許多失敗的案例，A企業專案組逐步意識到培訓的重要性。針對不同的物件，培訓可分為：
對ERP系統管理理念的培訓。
這種培訓就是我們在選型時，對Ａ企業高層領導做的培訓。培訓目的是讓他們形成共識，理解為什麼ERP是管理改造專案，離不開高層領導的支援；另外一個目的就是讓他們對ERP有一個正確的預期。
對專案小組的培訓。
對專案小組的培訓包括專案管理的培訓、實施方法的培訓、ERP軟體功能的培訓。ERP實施對企業來說也是一個大型專案，成功的ERP實施離不開成功的專案管理，所以專案小組成員必須瞭解專案管理的一般概念和方法。
對終端使用者軟體操作的培訓。
對終端使用者的培訓就是使用者知道怎麼操作軟體，是企業最能夠接受的。
對技術人員的培訓。
包括系統管理員的培訓、開發人員的培訓等。
對新流程的培訓。
ERP實施中技術雖然很重要，工作量也很大，但並不是最難的；最難的是ERP實施必須要對管理做很大改變，即進行業務流程重組。這樣，ERP實施完成後，企業員工都面臨著全新的業務流程。對新流程的培訓也就意義重大了。
對資料分析的培訓。
ERP系統正常執行後，會有很多有用的資料。如果這些資料放在那兒不去利用，就不會很好地發揮ERP系統的作用。所以必須教會企業如何去分析資料，為企業決策提供依據。

三、實施前的準備工作

A企業選型完成以後，下面的工作重點是完成專案實施前的一系列與專案管理有關的文件，其中最重要的是確定專案的範圍、目標和方法以及專案實施計劃。
確定專案的範圍、目標和方法
為了保證專案在給定的時間和成本範圍內高質量地完成，必須有一整套關於諮詢服務、技術支援和培訓的方法和軟體，其中首先要明確的就是專案的範圍、目標和方法，本文件同專案的質量管理計劃相結合，將成為整個專案實施的基礎性檔案，並提交給所有專案小組成員。
本文件的目的是提供專案實施方法，策略，風險，效益和假設等資訊，以及有關專案資源需求的依據。具體來說，本文件將提供以下資訊的唯一來源：
實施範圍：目標，里程碑，成功因素
實施方法：管理，環境，其他業務需求
技術處理策略
專案實施政策，風險和假設
驗收標準和需求改變管理
確定專案工作計劃
根據專案範圍、目標和方法，經雙方專案組成員討論進一步確定專案實施計劃，該計劃主要內容如下：

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