ERP軟體與電算化軟體及其購銷存系統的比較(轉)

ERP軟體與電算化軟體及其購銷存系統的比較

http://www.226e.net/article/13/Article6570_1.htm

一、ERP軟體比較注重軟體的內部控制功能，體現先進的管理思想
ERP軟體比較注重內部控制功能。企業管理軟體設計得好，就有利於互相牽制、互相監督，就有利於加強管理，堵塞漏洞。許多地方，看似無關緊要，可一旦你對它有了瞭解，就會覺得它先進的管理思想。高品質的內在質量，並不體現在企業的廣告宣傳上，也不體現在漂亮的介面上，而是體現在實實在在的功能上，體現在許多細節中，體現在系統清晰的控制思想上。
反觀電算化軟體購銷存系統的發展，大多是以財務軟體為中心的外圍擴充套件。財務軟體的設計最初基本上是從模擬手工開始的，很難談得上有先進的思想，有的甚至是手工的翻版，以後版本的改進與提高，也很難完全消除這種模擬手工處理的痕跡，只是達到了滿足日常核算的要求而已，很難體現先進的管理思想。
與電算化軟體相比，ERP軟體更注重經營的管理與控制。例如，在銷售與應收賬款子系統，使用者可以給各客戶設定貸項限額、賒銷期、可享受的銷售折扣與現金折扣等（一般由許可權較高的主管設定）。輸入客戶訂單後，系統將自動檢查該客戶的欠款有無超過賒銷期、原有欠款加上本次訂貨金額有無超過其貸項限額，超過的訂單將被掛起，直到客戶歸還欠款或經有關主管特別批准才能發貨。客戶的訂單通過了上述稽核後，系統才允許開出銷售單通知倉庫發貨。倉庫發貨必須以銷售單為依據。發貨資料從存貨管理子系統輸入，一經確認，系統自動按標準成本扣減存貨，並編制自動轉賬憑證
借：產品銷售成本
貸：產成品
科目程式碼及摘要均可由使用者事先定義，送總賬處理子系統入賬。同時，由銷售與應收賬款子系統開出銷售發票（根據經確認發貨的銷售單和已定義的各產品銷售價格自動開出，銷售人員可給予客戶折扣，但折扣不得超過該客戶預定的折扣率），登記客戶的應收賬款，並編制自動轉賬憑證
借：應收賬款，
貸：產品銷售收入，
應交增值稅---銷項稅；（其中“應交增值稅---銷項稅”由系統根據初始化時定義的稅率計算），
送總賬處理子系統入賬。又如，在生產與成本管理子系統，系統提供多步驟生產管理功能。使用者可以按產品構成和費用預算定義各步半成品和產成品的成本結構，系統可自動計算各產品標準成本。系統只有接到生產定單才允許發料。輸入經批准的生產定單後，系統自動按已定義的產品配方計算並向倉庫發出領料通知。非經有關主管特殊批准，實際領料不得超過標準用量的10％。原材料或半成品一旦領出，系統自動按標準成本扣減存貨並計入該生產單的生產成本。半成品或產成品完工入庫（對多步驟生產中的半成品，從一個生產步驟轉入另一步驟，儘管沒有真正入庫，為計算成本作邏輯入庫後再領取半成品處理），系統自動按標準成本扣減生產成本，增加相應存貨，並計算出產品成本差異，以便管理人員進行分析與控制。可見，ERP軟體不僅有完善的財務核算與業務處理功能，而且很注重業務處理過程中的管理與控制。軟體不僅為管理人員提供管理資訊，而且本身也執行不少管理控制。 體現先進的管理思想，還有一層含義，那就是軟體要結構清晰，不能太複雜。要便於使用，不能比手工處理還麻煩。軟體不可能把企業方方面面的處理完全都包括在內。計算機還代替不了人。因此，在軟體設計開發時要考慮某一種處理是否適合由計算機來完成，如果由軟體來完成比較困難，增加了軟體的複雜性，有損於軟體整體思想，就應該換個角度，看能否從其他方面予以處理和控制。企業管理軟體不是無所不能的，它不能實現管理的全自動化，不能解決企業的所有問題。對此，使用者應該有所認識，適合機器來做的可用軟體完成，不適合的就要人工干預。不要讓軟體無所不包，無所不有。即使是適合計算機來完成的工作，一個軟體商也不可能方方面面都做得好。軟體開發要有主次，技術上、功能上有自己的特色，有自己的競爭優勢。想做好的事太多，反而樣樣都做好。有的軟體號稱有幾百個上千項功能，這有必要嗎？很可能主次不分，沒有特色，這樣的軟體不一定是好軟體。

二、ERP軟體適應現代審計的要求，具有充分的保留和提供審計線索的功能

在會計電算化程度較高的國家，例如美國，軟體是否具有充分的保留和提供審計線索的功能，已成為對管理軟體進行評價的最重要標誌之一。顯而易見，一個理想的管理軟體必須具有充分的保留和提供審計線索的功能。在初始錄入憑證時有一條記錄記載，在改動、刪除時，並不是在原記錄上變動，而是另有記錄反映。這樣，你在查詢時，同一筆業務有哪些改動，在什麼時間改動的，誰操作的，在哪項功能中變動的，均可查出。每一筆處理都留有痕跡，這就為審計工作提供了線索和方便。
如果財務軟體設計時未考慮審計要求，基礎資料變動也無任何痕跡，這就使得審計難以進行。目前我國許多軟體缺乏這方面的思考，財務軟體的設計和開發未充分考慮審計人員的特殊要求，會計電算化與審計處於一種“脫節”狀態，這將嚴重影響我國管理軟體特別是財務與審計工作的發展，不能適應現代審計的要求。

三、ERP軟體整合化程度高

ERP軟體，是以生產為中心，它是從物料需求計劃（MRP）為基礎，發展到製造資源規則（MRP-II）和企業資源規劃（ERP）的這樣一個發展階段。因而是以生產製造為中心，財務及成本是這個大系統的一個子系統。財務子系統雖然不像電算化軟體那樣，佔有整個系統很大的比例，但它與其他子系統確是高度整合的，真實實現了物流、資金流和資訊流的統一。ERP軟體作為企業管理系統的一個有機組成部分，軟體都是對整個企業而設計的。所用資料都是從生產等業務開始，財務部分與生產、採購、銷售、庫存等等環節緊密相連，一環扣一環，真正作到了無縫連線。比如ERP軟體中的財務部分，銷售是從訂立銷售合同開始，在實際開銷售發票和提貨出庫時，系統都自動進行帳務處理，自動生成記帳憑證傳到財務部分，財務人員可以自動稽核、記帳，也可以人工干預，但數量等資料必須與銷售部門一致。這樣就保障了銷售與帳務處理的一致性。二者同一資料來源，不會發生二者不一致的情況。
電算化軟體購銷存系統，大部分是以財務軟體為核心，在帳務處理的基礎上擴充，加上採購、固定資產等等部分，算是一個財務軟體，再擴充到銷售、採購等等，整個系統並不平衡，而且由於是一步步擴充的結果，很容易拘泥於原來的設計框架，一切圍繞財務轉，缺乏通盤考慮。各子系統之間並不能完全作到無縫連線、資訊整合。因而，應充分認識到軟體開發關鍵還在於軟體的設計，設計時要有整體、全域性、系統和整合的觀念，各個子系統應有機地結合起來，組成一個整合優化的管理軟體。軟體設計好了，以後開發才有前景。 電算化軟體的各子系統也注意了資訊的共享，但較多還是屬於一種各單項管理集合的離散型管理軟體。各子系統一般僅圍繞著自身的業務處理進行設計，缺乏全域性的系統化設計思想，子系統間僅通過訪問有關資料庫實現資訊共享。ERP軟體圍繞著企業經營的供、產、銷這個主線，對有關的業務通過軟體規範其管理和控制，整合管理的設計思想較強。以“供”這個環節為例，在採購與應付賬款管理子系統，有關部門可輸入定購單。定購單經採購部門審批並選擇供應商後，系統可列印出購貨訂單向供應商訂貨。收貨必須以訂單為依據，並進行勾銷，收貨量與訂單數量差異超過10％，會發出警告。材料驗收入庫時，在存貨管理子系統輸入收貨資料，系統自動按標準成本增加該料庫存，並編制自動轉賬憑證（借：原材料，貸：應付賬款---中間賬戶），送總賬處理子系統入賬。收到供應商發票後，在採購與應付賬款管理子系統輸入發票資料，並可通過系統核對購貨訂單、收貨單和供應商發票，三者一致，則可確認此項應付賬款，同時編制自動轉賬憑證（借：應付賬款---中間賬戶，借：材料成本差異，借：應交稅金---進項稅。貸：應付賬款---正式戶），送總賬處理子入賬。應付賬款中的中間戶反映的是已收料但未收到發票或訂單、收貨單、發票三者不一致的材料標準成本，而正式戶反映的是已收到發票且經核對的真實債務，付款業務通過貨幣資金管理子系統執行。付款以應付賬款子系統中各供應商的應付賬記錄為依據，按發票逐筆勾銷（全付時）或扣減（付部分時）。系統可列印支票。確認付款後，系統自動扣減付款賬戶的餘額，並編制自動轉賬憑證（借：應付賬款---正式戶，貸：銀行存款），送總賬處理子系統入賬。“供”環節涉及採購與應付賬款管理、存貨管理、貨幣資金管理和總賬處理等多個子系統，子系統間按整合管理要求設計，不是簡單地疊加。“產”與“銷”環節也類似。可見，ERP軟體把業務管理與財務核算延伸到了供、產、銷各個經營環節，各子系統間有機整合，不僅使管理控制嚴密，而且財務資料隨經營活動實時進入系統，動態地反映了企業的經營情況，可全方位地反映、控制和優化企業的資源。

四、ERP軟體更靈活、更富有彈性
電算化軟體雖然各子系統也象ERP軟體一樣，是積木結構，各子系統可分可合，使用者可以根據需要選擇。但各子系統設計好了以後，其處理流程和程式控制都是固定好的。使用者雖然可以通過初始化科目級數、每級長度、非法對應關係及自動轉賬憑證等，但難以對軟體的處理流程和程式控制作更多的選擇或改變。ERP軟體較電算化軟體更富有靈活性和彈性。使用者不僅可以在系統初始化時設定要進行分析或責任會計核算的各項（如部門、專案、人員等等），可設定各業務管理子系統與總賬處理子系統間自動轉賬憑證的科目、摘要、金額取數等，而且可以對軟體進行裁剪，確定其處理流程及程式控制。雖然按一般的情況設定了各子系統的處理流程，但使用者也可以根據本企業的實際情況，自行選擇、設定每個子系統中哪些子模組是必須執行的、哪些可以不執行，並確定各子模組的執行次序（即確定系統處理流程）。例如，上面介紹的銷售與應收賬款子管理系統，系統提供列印銷售發票功能。在我國，增值稅發票不能用此係統列印，使用者可指定此子模組不執行；。又如，上面介紹的生產與成本管理子系統，雖然系統提供多步驟生產控制，但對一些只有簡單一步生產的使用者（例如，潤滑油的生產，只需要把基礎油與新增劑按配方混合），使用者可設定沒有半成品，只進行一步生產控制。同樣對一些系統提供的程式控制（各種檢查、核對、列印單據等），使用者都可以自行確定其是否一定要執行才能進入下一步處理。由於軟體的靈活與彈性，使其更能適合各使用者的需求，通用性與適用性都更強，不會出現對某些使用者應有的控制與處理功能未能提供，而對另一些使用者控制太多，影響了系統的執行效率等情況。
綜上所述，ERP軟體對我們有許多啟示，ERP軟體，在操作介面、操作靈活性方面也許不如電算化軟體，它們看上去非常平淡，但其內在功能、質量等方面是高水平的。ERP軟體把主要精力放在了系統功能提高上，其實質重於形式。

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