ERP系統維護十一招(轉)

ERP系統維護十一招
ERP維護的具體工作內容包括例行和突發事件的處理；以管理和技術的手段，維護和發展ERP執行環境，如平衡技術先進性/實用風險、目標/成本而進行的IT基礎結構（伺服器、網路、PC機）的週期更替及日常維護；對應用系統已發現的錯誤用改正性維護解決，以適應性維護使系統經受住應用環境及流程少量改變，通過完善性維護擴大系統應用的使用者與功能，提升系統總體目標；對系統使用者不論崗位變換或新人/臨時替代人員作定期或專門培訓；控制變更，記入標準文件及培訓教程；不斷積累問題的現象與對策，加速問題的定位與解決；作好日常備份及系統安全；提高執行環境效能和效率等多樣性工作。這兒介紹筆者維護ERP系統的幾點體會：

　　相信系統對已常用的流程偶然出錯時，不要先去想系統有問題，要注意觀察操作或資料有無不尋常處。如果是系統缺陷但可通過固定操作避免，要固定操作流程並注意反覆培訓。當總經理說“我只看系統作成的報表”，就意味著ERP系統真正被用於管理和控制企業運作，系統的投資回報才容易被認同，維護的價值也充分得到體現。

　　逆向流程某流程由多個業務動作組成時，每步動作的異常都可能導致一個流程不完整。本次業務要怎樣向前推進完成或者向後倒回重來，要形成對策，做到有備無患。

　　勤於積累不論是主動發現或被動遇上問題，事後都要記錄解決過程、方法，以便經驗共享並延續。注意及時更新有關文件，我們不僅要記錄業務要求的操作過程，也要記錄繞過一些系統固有缺陷的途經。執行層使用者應當像法規條例那樣去執行，不論理解與否都不可簡化或異化，即“死步驟，莫發揮”。

　　測試與比較新出現的異常要判別其復現性（必然性）。可考慮構造測試環境，在正常機器上完全仿照原操作，並將異常與正常的資料作比較，尋找維護操作的方向，並找出用來驗證修改正確性的方法。

　　可逆修改即使找到維護操作的方向，也不可貿然修改，搞不好出現連帶負作用，使問題性質變複雜或由區域性向更大範圍擴散。判斷問題涉及的資料及影響範圍，以及理解全部流程，都非常重要，否則會引起系統資料混亂和不一致而無法復原。修改資料要留好餘地，如最好能有可逆性的修改，改不好也能退回，不會添亂。

　　繞過這是緊急情況或一時找不出解決頭緒時常常採用的方法。如從一個模組向另一模組傳資料，有原因不明的丟失，雖是偶發但難以查明原因並解決。這就要有一個檢查機制發現這類異常，然後在相應後續模組上補上有關資訊。這對今後發現真正的原因並徹底解決問題有幫助。

　　例行檢查與操作這是減少問題緊急程度的有效方法。利用標準功能和一些自開發的實用小程式，主動去應用系統資料中檢查。把正常情況下要到今後某一時刻（如月末）才反映出問題的資料（如成本更新、介面異常）提前找出來處理掉。這種不斷檢查、測試、發現和解決問題的純潔化過程，是系統更穩定和完善的基石。原則是莫因“善小而不為”，必須及時維護。

　　雜項影響有時問題異常，百思莫解，結果可能是空間不夠、索引要整理、設定不妥或錯誤改動、某個臨時檔案已被誤刪，甚至原樣重輸入一遍等看似不直接相關的原因。所以多渠道檢查有時也有效。

　　預防要讓使用者養成有問題立刻報告的習慣，不可隨意處理而丟失現場，事後因忘記當時情況而更難查。對於多步驟形成的結果，如有異常，要爭取利用平衡關係式，在最後一道採用守球門的方法再計算並檢驗資料，預防有誤差或錯誤傳播。如發票額可由訂單經提貨發貨逐步算出，也可直接算出答案與逐步算出所得結果比較。

　　不能草率承諾判斷客戶需求的重要性和緊急程度很重要。客戶有時在不經意時可能會指出系統的一個需大力改進的地方，也可能會在正式場合提出一個類似於“我要一敲鍵就出工資”的無理要求。維護人員不能因聲音大小決定取捨，要仔細聽，但不能草率承諾。尤其業務未變但流程卻因換人隨之而變換，這種事常發生，但其結果往往是疲於奔命。對此，要先考慮合理性，再考慮可能性。

　　留住人才實施和維護的不同階段，人員數量要求不同，維護人員水平和要求也會不斷提高。由於外部影響又很大，所以人員流動是難免的。但IT組織架構中骨幹使用者、維護工程師都是系統環境中的重要組成部分，ERP系統成功因素中最重要的部份就落實在他們身上。無能力做不了，有能力留不住，這些矛盾對企業ERP系統都會造成震盪和損失。系統維護人員少到一個極限量後，很容易集體出走，使系統轟然倒地不可收拾。所以企業領導需要有“人才第一”的意識，而維護人員一定要有“資料第一/系統第一”的素質。可惜大多這樣的領導和維護人員都在互相苦苦尋找對方，尋找及發展一種理想的環境。

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