ERP系統中的物料管理問題(轉)

ERP系統中的物料管理問題
今年初，筆者到過南方一家上了國外ERP系統的大型製造廠，瞭解到該廠目前出現的一些客戶投訴問題。主要是客戶投訴下訂單後到貨期太長，有的甚至投訴延遲了半年才交貨；還有就是到了合同定的交貨日期交貨時有漏貨的現象。據一些客戶反映，許多工程有漏貨的現象，需要重新催工廠補產，導致了最終交貨期的延長。

經過調研，筆者認為主要的問題可能是出在ERP系統沒有實施好；其中，沒有能夠做到物料編碼的惟一性是其中一個重要的原因。

一般在做生產計劃時，是先查此產品的庫存有多少，然後系統根據庫存情況、物料的情況，安排物料的購進和組織生產計劃；如果在生產完成後，發現生產出來的產品並不是客戶所需要的產品，那就會造成兩個後果：一是製造了庫存；二是不能按時供貨給客戶。

從理論上說，在ERP中，物料程式碼是物料的標識，是人和計算機使用所有其他資料元素的基礎。它主要用於記錄在生產活動中運動的物料。生產控制要求每項生產活動和庫存變化都記入計算機，由於處理數量很大，物料程式碼應儘量簡短，各個軟體規定的位數也不相同，但一般不超過20位。位數過長會增加錄入時間且容易出錯。物料號的惟一性是最基本的要素。所謂惟一性就是說，同一種物料，不論出現在什麼產品上，只能用同一個程式碼；而不同的物料，那怕有極微小的區別也不得用同一個程式碼。確定物料號時要考慮所選軟體的其他查詢功能，若軟體可以通過其他程式碼（如分類碼、分組碼）查詢，在物料號中不必考慮過多的標識因素，以免增加欄位長度。

企業在資料準備階段的一項非常重要的工作就是確定物料程式碼的編碼原則和編碼方法。多數軟體對設定好的物料號不允許輕易變動，如要修改，必須先把所有該物料的記錄（如庫存、加工單、會計科目等記錄中有該項物料時）統統清除乾淨，這是一件十分麻煩的工作。因此，確定物料號的編碼原則要特別慎重，不但要考慮當前的方便，而且要考慮今後發展擴充的需求。

但是在手工管理的環境下，人們往往採取如下方案：用開頭的兩位數字代表產品，然後用兩位數字代表規格，再用4位數字代表材料等等（這家工廠雖然上了SAP R/3，但在物料編碼上還是沿用了這種方法）。然而，不管初始設計者如何富於遠見，隨著時間的推移，總會有一些情況出人意料。例如，本來認為第二部分需要用兩位數字就夠了，現在卻需要3位，因此，有含義的物料編碼系統很快就失敗了。即使在手工管理的環境下，有含義的編碼思想也不盡合理。在使用現代計算機系統的環境下，物料程式碼的功能只是作為“惟一識別符號”，而不是描述符。在ERP系統中，物料程式碼應是無含義的。

而在這家工廠中，沒有能夠做到每項物料有惟一的編碼，而且在物料程式碼中其真正無意義的位數只有三位。在這種情況下，研發部門的新產品不斷出來，號碼會很快就不夠用了，那時候，只能採用取消早期產品的SAP號，用此號碼代替新的物料或產品，這樣更增加了出錯的機率。

一些工廠的管理者還堅持認為，物料的含義可令出錯減少，萬一前一道工序的員工出錯，到後幾道工序的員工手中能夠容易發現錯誤所在。筆者認為這種觀點還是以往的人腦比電腦可靠的想法，實際上，一個設計完善的ERP系統應該是很容易解決這個問題的。

綜上所述，在實施ERP之前，一定要重視物料編碼的規則，一定要具有前瞻性，這是ERP實施的成功基礎。在實施中可以考慮用條形碼來配合。

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