企業選擇ERP軟體的問題及評估的過程研究(轉)

企業選擇ERP軟體的問題及評估的過程研究
自ERP系統引入我國以來，很多企業在ERP系統的應用上取得了很大成績，積累很多成功的經驗；但也有相當多的企業應用ERP軟體並沒有達到預期的效果，有的甚至失敗。這些成功的經驗和失敗的教訓對當前正準備應用ERP的企業是非常保貴的，應該吸取先行者的經驗和教訓，使自身的資訊化建設健康地發展。

　　造成ERP實施的風險是多樣的，包括：

　　(1)ERP的決策風險

　　(2)ERP的執行環境風險

　　(3)ERP的軟體選擇風險

　　(4)ERP的實施風險

　　(5)ERP的專案招標風險等。

　　造成這些風險有主觀的原因也有客觀的原因、有經濟的原因也有技術方面的原因、有社會大環境的影響也有企業自身發展上的問題等等。這些經驗教訓在許多的專著和論文中已有論述，在此不再多敘。本文將結合本人多年來從事ERP諮詢的經驗和體會，對如何幫助企業選擇適合自己的ERP軟體，規避在選擇ERP軟體風險的問題談談自己粗淺的看法。

　　一、選擇軟體是實施ERP過程中的最關鍵環節

　　企業資源計劃(ERP)系統是一個複雜的軟體系統，企業要建成ERP系統首先是要選擇一個適合自己的、優秀的ERP商品化軟體。當前，在國內外ERP商品化軟體市場上，ERP軟體包琳琅滿目、種類繁多，再加上軟體供應商誇張的宣傳，往往使購買軟體的企業眼花繚亂、無所適從。加上企業缺乏ERP軟體及應用方面的知識，往往選錯了軟體。由於軟體的投資額很大，一旦選定了一個軟體包，如果發現不適合，想轉換為另一個軟體包是很困難的，使企業付出了沉重的代價

　　ERP軟體與MRPII軟體不同，目前在國際上還沒有統一的標準。不同的ERP軟體包有不同結構和具體的功能，並能滿足不同使用者的需求。因此在購買ERP軟體之前，必須對各種軟體進行分析比較，選擇一個能適合自己軟體包。

　　在這裡有一個選擇上的誤區應當注意。由於各軟體包發展的歷史不同，應用的行業背景不同，實施人員積累的知識和經驗不同。使每個軟體都有自己的特點，都有自己優勢方面和劣勢的方面。因此，企業選擇ERP軟體，不是要選擇一個十全十美的軟體包，而是要選擇適合自己需求的軟體包。

　　二、企業選擇ERP軟體要注意的幾個問題

　　1、做好企業資訊化建設的需求分析和規劃

　　在選擇ERP軟體之前，企業必須首先明確自己的需求，也就是企業實現資訊化要解決什麼問題。當前，很多企業還是處在傳統的手工管理模式，還處在由計劃經濟向市場經濟轉換的過渡階段，企業管理有很多不足和缺陷。解決這些問題，正是引進ERP系統的主要目的。因此，企業在購買ERP軟體之前，必須對自身的管理進行診斷和冷靜的思考。在對現狀進行認真分析的基礎上，做好企業資訊化建設的規劃，在規劃中確定管理資訊系統建設的目標，系統涉及的範圍，要解決的關鍵問題，系統建設的階段劃分和進度要求，並對企業在現行條件下可投入的人力、物力、財力進行可行性分析。

在此基礎上提出ERP軟體選型的需`求任務書，提供給ERP軟體供應商，作為軟體選型的依據。這種資訊化建設的前期規劃是非常重要的，它將成為企業資訊化建設全過程的指導性檔案，是各階段實施工作的依據。“規劃”的正確性是非常重要的。“規劃”既要保持一定的先進性，又要具有實用性。

因此，“規劃”的編制是一件非常重要和嚴肅的事。企業決策層要領導和參與此事，並抽調各部門的領導和業務骨幹及資訊化技術人員組成專門小組。如果企業缺乏對ERP瞭解的人員，可以聘請社會上專業的IT諮詢專家參與此項工作。　2、ERP軟體提供的功能是否滿足企業需求

　　在明確了企業的需求以後，使軟體的選擇有了依據。選擇的ERP軟體的功能與企業的需求相符合，是ERP軟體實施成功的關鍵因素。當前，在國內ERP軟體市場上，ERP商品化軟體種類繁多，令人眼花繚亂。有些大型ERP軟體(特別是一些國外著明的ERP軟體公司)，具有強大的功能，能較好地適合各類企業的需求。但是由於種種原因，不是所有的企業都能購買這些大型ERP軟體。

特別是佔企業總數中絕大多數的中小企業，由於規模小、財力有限等原因，只能在國內ERP市場上選擇那些中小型ERP軟體。這些軟體雖然都冠以ERP的牌號，但由於軟體開發商的歷史、技術背景、應用的程度、投入的力度等的差別很大，軟體功能和效能上的差異也很大。因此，企業在選擇這些軟體時，不能僅僅停留在表面上，被口頭上的宣傳所迷惑，要對軟體的功能結構進行認真地研究和考查。

　　例如對製造業企業來說，首先要考慮軟體是否適合自己企業的生產型別。大家都知道，製造業的生產型別可分兩大類：離散製造業和流程製造業。在離散製造生產型別中，又可分為三種型別：多品種小批量生產(Jop shop)、大批量流水生產(Repetitive)、單件小批生產(Project)。這些不同的生產型別有著完全不同的生產模式(不同的生產流程、生產計劃方式、生產組織和控制方式等)。

　　對應不同生產型別，ERP軟體將提供不同的生產管理解決方案相適應。多品種小批量生產型別適用MRPII/ERP傳統的生產計劃與控制功能，既由主生產計劃(MPS)—物料需求計劃(MRP)—車間任務與作業管理組成的三級管理體系，生產管理系統的核心是物料需求計劃模組，它將按零件提前期和相適應的批量準則，組織零部件的生產和採購。因此，這類生產型別的企業在購買ERP軟體時，要仔細考察軟體是否具備以上提出的功能。特別是第三級計劃—車間生產作業(工序級)計劃的功能，由於其數學模型比較複雜，實施難度比較大。

　　有些軟體此模組的功能比較弱，甚至有些軟體根本就沒有此功能；對於大批量流水生產型別，在ERP軟體系統中，最適合的生產管理解決方案是MRP/JIT混合生產管理模式。在此方案中，零部件的生產準備計劃和原材料的採購計劃是由MPS—MRP系統去解決，而車間生產管理則採用按訂單拉動的準時生產(JIT)管理系統來完成。JIT準時生產管理系統遵循市場和訂單拉動機制，真正做到按需生產。JIT的計劃模式是按節拍生產的流水線生產計劃。

在當前市場上的一些中小型ERP軟體，JIT功能很弱，甚至缺乏此功能；對於單件和小批量生產型別的企業，一般是按客戶訂單來組織生產，按訂單的要求製造或裝配，甚至是按客戶的要求進行重新設計或改動產品。這種生產型別的關鍵是如何快速地按客戶的個性化需求生產出客戶需要的產品。

為做到這一點，要求ERP系統具有快速將客戶對產品的技術要求轉化為基礎製造資料的功能，自動生成針對客戶訂單個性化要求的製造資料，如訂單產品結購資料(OBOM)和訂單工藝路線資料等。

　　在ERP商品化軟體中，這些功能通常是由配置控制模組完成的。也可採用與ERP緊密整合PDM軟體來完成。因此，這類企業在購買ERP軟體前，要很好地研究著些瓶頸問題的解決方案，有針對性地考察ERP軟體。

　　綜上所述，要避免ERP軟體選擇方面的風險，企業必須做好需求分析，找到自己的特點和關鍵問題，做到心中有數。這樣才能有針對性地考察軟體，選準軟體，減少由於軟體與企業不匹配而造系統實施的失敗。 3、考察軟體的成熟程度

　　ERP軟體包是一個大型的、複雜的軟體，程式中的關聯錯綜複雜。任何一個軟體包都不可避免地存在著缺陷和錯誤，只是程度的不同。企業應用ERP能否順利地取得成功，與ERP軟體的質量和軟體的可靠性有很大的關係。因此，企業在選擇ERP軟體的時侯，要認真考慮該軟體是否成熟可靠，這是企業選擇ERP軟體的一個重要標準。

ERP是一個管理應用軟體，它的成熟度自然與它在企業實際應用的程度有關。ERP軟體在開發成功以後，除了要經過嚴格的試驗室測試以外，更重要的是要經過在企業中的反覆應用的過程中進行不斷的磨練，通過對錯誤和缺陷的不斷修改和補充，使軟體的可靠性和成熟度不斷得到提高。試驗室測試通是常通過人為設計的程式和模擬資料進行的，具有一定的侷限定性。

而在企業現場中的實際應用，軟體會經受到大量的實際資料和複雜的業務流程的考驗，這是試驗室條件不能比擬的。所以，企業在選擇ERP軟體時，必需考查該軟體公司的歷史和經歷，考查該軟體包的形成和發展過程，以及應用的客戶數和應用效果的評價，並且考查該軟體商軟體版本維護的機制。一般來講，通過大量客戶工程化考驗軟體的質量和可靠性要高一些，企業要儘量避免成為不成熟產品的試驗場。

　　4、考察該軟體商ERP軟體的實施經驗和能力

　　企業要想成功實施ERP系統，在選擇ERP軟體供應商時除了要認真考察該公司提供的ERP軟體產品，還要重視對該公司實施ERP能力和經驗的考察。由於ERP系統的複雜性，在實施的過程中牽涉面大，要比其它的應用軟體實施起來困難得多。

同時，ERP系統涉及的新知識和新技術較多，特別對我國企業來說，ERP屬於新生事物，企業中缺乏ERP的專業人才。因此，在實施過程中需要ERP提供商在技術上的大力支援，特別是對ERP專案的組織和實施技術更為重要。為做到這一點，大型的ERP供應商(特別是國外公司)，一般都有若干專業的諮詢公司為該軟體做專門的諮詢和實施服務，但對我國大多數的中小型ERP軟體公司來說當前還做不到這一點。

因此，要求這些公司不但提供ERP軟體產品還必須具有ERP諮詢和實施服務的能力。企業在尋找ERP建設的合作伙伴時，不但要求其軟體好，要更關注該公司是否具備較強的諮詢和實施力量，還要考查該公司諮詢實施的經歷和業績。

　　ERP系統的實施也可以說是一種藝術，管理諮詢和實施服務人員對ERP系統的經驗和對企業現場管理的理解程度，對ERP實施有著重要的影響。ERP是一個巨大的知識寶庫，如何把這些豐富的功能，結合企業管理現場的實際充分地加以運用起來，就會取得可喜的效果。這正如醫生看病一樣，一個優秀的醫生如果只有醫學理論知識是不夠的，還要有大量的臨床經驗。

醫生的經驗越多，他為病人的診斷就越準確，治療方就案就越有針對性，治療效果就越好。同樣的道理，在ERP系統實施的過程中，只有具有豐富諮詢和實施經驗的專家，才能為企業現行管理做出確切而中肯的診斷，才能提出優秀的解決方案，才能成功地進行系統實施。因此，企業在選擇ERP合作伙伴時，要特別重視對實施經驗和效果的考查，要走訪該公司的成功和失敗的客戶，多聽聽客戶的反映，吸取其成功的經驗和總結失敗的教訓，保證ERP實施成功。 　5、選擇軟體模組不要只看表面，要看實際功能

　　由於我國ERP的開發與應用還在初級階段，國內市場上銷售的ERP軟體產品在功能上和各功能解決問題的深度上都有很大差別。一般來看，MRPII系統的傳統功能，如進銷存、財務、生產等各軟體都比較完整。

但在新發展起來的一些ERP功能，如JIT(準時生產)、CRM(客戶關係管理)、SCM(供應鏈管理)、DSS(決策支援)等，或者缺乏，或者功能不完善。這可能是由於某些軟體商的開發歷史較短，應用的經驗不足；同時，也由於ERP的這些新功能目前還缺乏通用的標準，這樣必然引起ERP軟體商在定義這些新功能時的混亂。因此，為企業選擇這些功能時造成很大困難。

　　在選擇這些功能時，不要只看表面，要看該模組實際上能解決什麼問題，特別是能否解決企業需要解決的問題。例如，決策支援是ERP系統“能動性”功能之一。在傳統MRPII的決策是面向結構化問題的決策，它所解決問題的決策過程的環境和原則是能用明確的語言描述的。而在ERP中決策支援功能增加了新內容，它要求對企業經營管理中大量的非結構化和半結構化的決策問題提供解決方案。如新產品開發、投資決策、企業併購等決策。

因此，企業在選擇和評價ERP軟體的決策功能時，不能只從該功能的表面上看，而首先要確認企業所需決策問題的框架，進而檢查軟體提供的決策功能能否解決這些問題。其它的功能如JIT、CRM、SCM等在各ERP軟體提供的功能也存在很大差異，企業同樣要給予注意。

　　但是，更重要的一點，企業在考查這些軟體功能的時侯，千萬不要忽視該軟體商實施這些軟體的經驗和這些模組應用的效果。有些軟體供應商在功能清單上雖然也列出了這些模組的介紹，但並沒有在客戶現場中應用，技術服務人員對這些模組的理解還侷限在概念上，對這些新興功能在企業現場應用缺乏實踐經驗。這對該系統成功實施造成一定困難。

　　三、ERP軟體評估的過程

　　1、成立軟體評估小組或評估委員會

　　該組織應包括企高層決策人員、管理一線的管理人員(終端使用者)、IT技術人員、諮詢顧問等。參與選型的管理人員要具有代表性，要覆蓋企業將要使用ERP軟體的各部門。

在這裡特別要注意的是，切忌把選擇ERP軟體的工作只看為計算機技術人員的事，企業其它人員不關心此事，這樣會產生偏差，選定的軟體包也不會被全體人員所接受。在選型階段如果聘請具有豐富ERP知識和實施經驗的諮詢顧問是很有益處的，他不但能幫助企業瞭解ERP知識，還可以站在較客觀的立場上評價軟體和幫助企業選擇好軟體。

　　2、預審查階段

　　當企業決定購買ERP軟體以後，首先碰到難題就是如何面對成百上千的各種規模和風格的ERP軟體產品，這些軟體供應商都宣稱自己公司的軟體包最適合企業的需求，都會對企業的ERP專案報以極大的熱情。

企業要在這大量的ERP軟體包中選擇出適合自己的軟體是一件很困難的事。如果要對這大量的軟體一一去詳細考查，會花費大量時間和精力。因此，在正式評估軟體以前必須對著大量軟體先進行預審查，把待選的軟體限制在五家以下。在預審查階段，將那些根本不適合自己的軟體淘汰掉。 3、建立評估標準

　　在正式進行軟體評估之前，企業要建立ERP軟體的評估標準，以便對經過預選後選出的幾種軟體包進行評估。評估標準體現了企業實現管理資訊化的需求和企業對ERP軟體產品以及軟體供應商最關心的問題。製作這個標準可以促使企業在選擇軟體前對自己的需求和存在的問題進行深思熟慮地思考，以避免錯誤和遺漏。

同時，有了這個標準可以使各參選的ERP軟體公司在公平的條件下參與竟爭，使其軟體可在同一標準下進行評價。評價標準可以用問題列表的形式，並根據問題的重要性不同給予不同的權重。評價標準可由兩部分組成，其一，是對軟體供應商共性問題的考查，如公司歷史、規模、軟體適用的行業、已有使用者數、實施的效果、實施方法、執行環境、售後服務、軟體版本升級、培訓承諾、報價等等。其二，考查ERP軟體提供的功能是否能滿足企業的需求，這部分問題因企業不同而異，在企業管理資訊化規劃和需求分析的基礎上，結合企業的特點提出企業本身最關鍵的問題和最關心的功能。

　　4、軟體評估過程

　　通過預選階段選定了幾個軟體包，就可以進行軟體的正式評估了。首先，要通知選中的ERP供應商進行答辯和演示準備，並將企業的需求分析報告和企業關心的問題發放給供應商以便準備。企業可以採用招標方式或企業內部評審方式。不管什麼方式，最終目的是選擇一個適合自己的、相對優秀的軟體。特別要注意防止評選過程走過場。

有的招標會搞的轟哄烈烈，請的專家很多、很知名，但由於這些專家不可能在短時間對企業的現狀和企業的需求很瞭解，必然影響評標的質量。這樣不如由企業內部組織精選出來的評估小組(可外聘ERP專家參加)進行評估。這樣的評估小組對自己企業的需求很瞭解，在加上外聘ERP專家的幫助，會有很好效果。評估小組在聽取軟體供應商介紹和演示以後，可以進行充分討論，在討論的基礎上進行評分。

在聽取軟體供應商口頭介紹後，如果條件允許，儘量安排到各軟體供應商的已有使用者去實地考查。通過使用者瞭解該軟體真實的使用情況。通過軟體評估過程最終選中最好、最合適的ERP軟體包。

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