ERP專案管理團隊需瞭解八個建議(轉)

ERP專案管理團隊需瞭解八個建議
建議1：建立商業案例，量化ERP收益

商業案例的主要內容之一是投資與收益分析，通過收益分析，企業能夠從戰略層面論證ERP專案實施的必要性，從而在高階管理層獲得專案實施的共識。全球經驗顯示，企業的競爭力與其集約經營程度成正比，而明確投資目的，量化專案投資收益所帶來的收益，是企業集約經營的必經之策。建立和分析商業案例一般需要6～8周時間。

集約經營的現代企業可以把建立商業案例作為企業持續改進機制。對每一筆專案投資，企業要在專案開始前測量運營的基礎資料，再用專案進行後測量得出的改進資料值與基礎資料對比，得出專案實施的精確收益。通過評估每個商業案例的投資回報，來改進投資決策的準確性，促進企業效率的提高。

建議2：確保外部支援到位

外部支援包括諮詢公司在ERP專案各階段整合業務和技術方面的服務諮詢,也包括ERP軟體公司的必要支援。行業經驗豐富的諮詢顧問公司能運用專業經驗和方法來確保ERP專案與企業的戰略緊密結合,並選擇最優實施路徑，預先評估企業在組織和人員方面所需要的變革，提早規劃安排，使企業的運作適應新的系統。另外，諮詢公司在專案規劃中會總體考慮新系統的建設和與原有系統的整合。

建議3：確保企業內部支援到位

企業高層領導對ERP專案的支援能使專案目標與企業戰略緊密結合,對專案成功作出企業戰略層次的最高承諾。業務部門對專案的支援可以大範圍地調動企業員工的積極性，並有可能在公平基礎上有效地解決專案和變革可能帶來的利益衝突。IT部門的支援是對專案技術面成功的承諾，對專案技術因素的實施和新舊系統整合的結果有直接關係。上述三方面的支援能確保企業上下參與專案,所有人員使用新系統,並建立持續優化機制來深化ERP專案所帶來的收益。

當ERP專案由某個業務部門發起時，要獲得其他部門和最高領導層同等力度的支援需要經過充分的溝通、討論、協調，以建立企業範圍內的專案總目標並確定專案負責人。當ERP專案由IT部門牽頭時，專案目標和必要性有待業務部門和高層領導的認同。無論是業務部門還是IT部門發起的ERP專案，要想獲得高層管理者同等力度的支援，必須有效證明專案與企業戰略的關聯，並預留一定的決策時間。確保內部支援到位，是克服這些風險的有效方法。

建議4：評估新舊流程系統整合的複雜性

通過考慮和維護新舊系統與流程的一致性，企業能有效保護已有投資，也有助於精確計劃專案範圍、週期、從而進行合理的資源配置。詳細的評估能促進企業設立切實可行的ERP專案目標，使企業在專案投資決策上最優化，並消除專案實施中的盲點，有效降低新舊系統整合的風險，提高專案成功的把握。

不少企業和專案組在ERP專案規劃和實施中對新系統的建設給予高度的重視，卻對與原有系統和流程的整合欠充分考慮，有些企業和專案組即便把整合納入考慮範圍，對其複雜程度和所需工作量有時也估計不足。對牽涉範圍大、系統和流程複雜的專案，尤其需要行之有效的系統方法來完成這項評估。詳細評估新舊流程系統整合的複雜性有助於企業全盤考慮、明確專案範圍、做好各部分之間銜接。

建議5：建立高效權威的專案管理團隊

專案管理團隊的充分權威既來自高層領導的充分授權，又來自專案管理團隊及組成人員的優秀專案管理履歷和在本行業ERP實施的專業經驗。高效和被賦予權威的專案管理團隊能有效地進行專案管理和風險控制管理，確保ERP專案成功達成企業預定目標。權威使它在專案中各部門可能出現利益衝突時，能在全域性觀念下公平協調、達成共識、解決衝突。

部分國內企業和諮詢公司可能更重視ERP實施活動本身，而不是專案的管理，因而對專案管理團隊的能力考察和充分授權方面與行業最佳實踐還有一定距離。有時，因為缺乏高層領導的參與支援，專案管理團隊得到的授權級別有限，因而專案管理團隊的權威較低。

建議6：完善變革管理

變革管理的物件包括企業的組織、業務流程、人員技能、工作職位角色、公關傳媒、企劃溝通及員工的行為。不徹底的或低效的變革管理會降低企業在ERP專案中的收益。ERP專案猶如一項大的變革工程，良好開端的關鍵在於提前評估變革對企業帶來的影響，進行積極前瞻的變革管理。也就是根據變革帶來的影響設計對策，主動化解對新的系統和流程的牴觸。

而國內外大量研究表明，對變化的牴觸是人的本性之一，變革帶來的利益改變或衝突更可能使人對變革的牴觸加劇，主動接納變化、偏好變革的人相對而言屬於少數。在必須實行的變革中，如果高層領導的支援不足、推動不力，專案則難以克服對變革的牴觸。另外，提供專業變革管理外部支援的部分諮詢公司有時也缺乏符合實際、行之有效的變革管理方法論。

建議7：提供充分的終端使用者培訓

專案伊始、培訓先行。專案開始前的概念培訓能使專案牽涉範圍內人員熟悉瞭解ERP系統，熟悉瞭解ERP系統的益處，有效減少牴觸，甚至調動員工掌握所需技能的積極性；專案中標準和流程培訓能使使用者瞭解新的標準、角色和責任；流程情景培訓能利用模擬和測試環境使員工得以在新的流程中的操作；終端使用者手冊為員工的日常工作提供指導、並幫助記錄所存在的問題而進一步改進。沒有這些培訓，新系統和流程就很難被企業的員工接受，即使被接受了，也很難被使用。培訓不充分或未達到效果時，ERP系統帶來的收益將因人員的無法執行而大打折扣。

建議8：建立持續改進機制，不斷提升ERP收益

持續改進機制包括建立新一輪的商業案例，確立新的關鍵業務指標(KPI)，實現新的收益。建立持續改進機制能使企業充分利用現有ERP系統增加更大的業務和財務收益，並通過這個機制找出企業需要持續改進的方面，持續加強企業的競爭力。而失去持續改進機制，ERP的收益將被限制在專案上線初始收益，而系統本身可能變成新的歷史遺產。

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