專案管理過程之進度控制(轉)

urinator發表於2007-08-13
專案管理過程之進度控制
轉載自《計算機產品與流通》

專案的進度控制
簡單說,進度控制就是比較實際狀態和計劃之間的差異,並作出必要的調整使專案向有利的方向發展。這其實也說明計劃和實際狀態之間總會存在一些差異,也就是 “計劃跟不上變化”,有的人因此得出結論“計劃沒用”。那麼,面對不斷變化的實際情況,計劃到底有沒有用?有什麼用?
其實,沒有“計劃”便無從談“變化”,也就是說計劃只是一個基準,它是對未來的“預測”,或者說計劃好象一個準星,它指定的方向可以命中目標,但在子彈飛行過程中會受各種因素影響,不能保證一定命中目標。但可以肯定的是,沒有準星命中的可能性會大大降低,因為你無法記錄偏差和修正彈道。工作中計劃的作用是協調工作、分析變化,如果不根據計劃執行並進行必要的控制,計劃沒有什麼意義。也就是說控制過程中計劃才能發揮作用。

進度控制可以分成四個步驟:Plan(計劃)、Do(執行)、Check(檢查)和Action(行動),簡稱PDCA。關於Plan(計劃)的我們在以前的章節中已經討論了很多,這裡不做贅述。但不要指望計劃列印出來往牆上一掛大家就會照著執行,在開始執行前還有重要一環:任務的委派。

委派在進度的控制中有非常重要的地位,很多時候計劃失控並非因為某個人不努力,而僅僅是因為沒有弄清要求。正確的委派活動要控制好三個關鍵點:時間點、交付物、責任人。
· 時間點是指任務明確的開始/結束時間,最後同時交代清楚工作上下游關係;
· 交付物是指任務的結果,一般是工作產品。交付物應明確指明具體要求;
· 責任人是指“出了問題你該找的那個人”。如果需要幾個人協作完成任務,一定要明確指明誰負責,不能為了搞平衡而讓他們共擔責任,這可能造成誰都不擔責任。
任務委派最好有文字記錄,如果任務比較簡單,可以用責任矩陣描述,而複雜的任務可以給每個人任務書。無論採用那種方式,委派時最好要當面溝通和確認,並得到責任人的承諾。為了確保責任人真的理解了任務,可以在說明任務後讓責任人複述一遍,有意思的是一般你都會發現不符或遺漏。如果組織結構不只一層,委派任務時還要向下“看一級”,即看看你的下級是否正確地將任務委派給了它的下級,實踐證明“看一級”對提高專案的控制力度非常有效。
任務委派完成後當然就是執行(Do)了。執行過程中專案經理及時溝通情況和交流進展,排程和協調資源,處理變更和應付意外。這個過程說起來簡單,但實際做起來就難了,這裡不多討論。

檢查(Check)可以在執行過程中的檢查點進行,也可以在特地的時點進行。檢查的目的是比較實際情況與計劃差異,以確定當前的狀態。比較正式的檢查方式有例會、週報、彙報;非正式的方式包括口頭詢問、非工作時間的交流。另外,交付物的質量和提交情況、變更記錄也是重要的檢查手段。
在正式檢查方法中,例會是一種非常簡單有效的方式。例會可以在週末召開,也可以在週一召開。個人建議週一好些,一是經過週末可能事情又發生了變化,應該在一起重新更新一下;二是不必讓大家週末就開始承受下週任務的壓力。召開例會應注意以下幾點:
· 例會以檢查和確認為主。檢查任務完成了嗎?沒完成的原因是什麼?需要多長時間才能完成?不要責備、埋怨或談專案計劃無關的事。
· 在確認了當前狀態後,再討論該如何調整工作或計劃,並一定要落實到具體的行動方案上。
· 對於需要確認的問題,可以安排一系列只由相關人員參加的專題討論,而不必要讓所有的人在一起討論一些區域性的話題。
· 例會的結果要形成會議紀要或填寫週報。這些檔案應該儲存,並可能作為下次會議的前提和依據。
為了檢查方便,在制定計劃時要注意任務的顆粒度要適中,即應該儘量讓任務的工期小於檢查週期,這樣例會上可以比較確切地判斷任務的完成情況。例如,如果例會是每週一次,則任務工期最好小於1周,這樣可以明確地判定一個任務是“完成”還是“沒完成”,而不會發生“哦,大概完成了85%……”這種情況。
檢查後如果發現“變化”就要行動(Action),如果專案出現延期的情況,常用的調整措施包括以下幾類:
· 增加投入:增加人力資源,加班,或指派更有經驗的人,一般這都會帶來成本的上升;
· 減少產出:減少工作範圍或降低要求,當然這需要徵得客戶的同意;
· 新的方法:採用新的方法和技術,但這可能會帶來新的風險;
無論採取什麼措施,在調整的過程中有幾個基本原則一定要注意:
· 要“及時調整”,即優先調整近期開始的任務,不要讓風險後移;
· 優先調整工期長的任務,因為壓縮同樣的百分比,工期長的任務節省的時間多;
· 要全面評估對時間、質量、成本和風險等方面的影響,避免“拆東牆、補西牆”;
進行調整後可能產生新的工作計劃,這個計劃應該及時通知相關各方,至此專案又會進入新的一輪PDCA過程。其實,專案的進度控制正是不斷重複著兩個動作:
· 向後看—確定當前的狀態,因為“If you don't know where you are, a map won't help”。
· 向前看—調整和更新計劃,因為“Plan is nothing,Planning is everything”。

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