專案管理過程之進度控制(轉)

專案管理過程之進度控制
轉載自《計算機產品與流通》

專案的進度控制
簡單說，進度控制就是比較實際狀態和計劃之間的差異，並作出必要的調整使專案向有利的方向發展。這其實也說明計劃和實際狀態之間總會存在一些差異，也就是 “計劃跟不上變化”，有的人因此得出結論“計劃沒用”。那麼，面對不斷變化的實際情況，計劃到底有沒有用？有什麼用？
其實，沒有“計劃”便無從談“變化”，也就是說計劃只是一個基準，它是對未來的“預測”，或者說計劃好象一個準星，它指定的方向可以命中目標，但在子彈飛行過程中會受各種因素影響，不能保證一定命中目標。但可以肯定的是，沒有準星命中的可能性會大大降低，因為你無法記錄偏差和修正彈道。工作中計劃的作用是協調工作、分析變化，如果不根據計劃執行並進行必要的控制，計劃沒有什麼意義。也就是說控制過程中計劃才能發揮作用。

進度控制可以分成四個步驟：Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）和Action（行動），簡稱PDCA。關於Plan（計劃）的我們在以前的章節中已經討論了很多，這裡不做贅述。但不要指望計劃列印出來往牆上一掛大家就會照著執行，在開始執行前還有重要一環：任務的委派。

委派在進度的控制中有非常重要的地位，很多時候計劃失控並非因為某個人不努力，而僅僅是因為沒有弄清要求。正確的委派活動要控制好三個關鍵點：時間點、交付物、責任人。
· 時間點是指任務明確的開始/結束時間，最後同時交代清楚工作上下游關係；
· 交付物是指任務的結果，一般是工作產品。交付物應明確指明具體要求；
· 責任人是指“出了問題你該找的那個人”。如果需要幾個人協作完成任務，一定要明確指明誰負責，不能為了搞平衡而讓他們共擔責任，這可能造成誰都不擔責任。
任務委派最好有文字記錄，如果任務比較簡單，可以用責任矩陣描述，而複雜的任務可以給每個人任務書。無論採用那種方式，委派時最好要當面溝通和確認，並得到責任人的承諾。為了確保責任人真的理解了任務，可以在說明任務後讓責任人複述一遍，有意思的是一般你都會發現不符或遺漏。如果組織結構不只一層，委派任務時還要向下“看一級”，即看看你的下級是否正確地將任務委派給了它的下級，實踐證明“看一級”對提高專案的控制力度非常有效。
任務委派完成後當然就是執行（Do）了。執行過程中專案經理及時溝通情況和交流進展，排程和協調資源，處理變更和應付意外。這個過程說起來簡單，但實際做起來就難了，這裡不多討論。

檢查（Check）可以在執行過程中的檢查點進行，也可以在特地的時點進行。檢查的目的是比較實際情況與計劃差異，以確定當前的狀態。比較正式的檢查方式有例會、週報、彙報；非正式的方式包括口頭詢問、非工作時間的交流。另外，交付物的質量和提交情況、變更記錄也是重要的檢查手段。
在正式檢查方法中，例會是一種非常簡單有效的方式。例會可以在週末召開，也可以在週一召開。個人建議週一好些，一是經過週末可能事情又發生了變化，應該在一起重新更新一下；二是不必讓大家週末就開始承受下週任務的壓力。召開例會應注意以下幾點：
· 例會以檢查和確認為主。檢查任務完成了嗎？沒完成的原因是什麼？需要多長時間才能完成？不要責備、埋怨或談專案計劃無關的事。
· 在確認了當前狀態後，再討論該如何調整工作或計劃，並一定要落實到具體的行動方案上。
· 對於需要確認的問題，可以安排一系列只由相關人員參加的專題討論，而不必要讓所有的人在一起討論一些區域性的話題。
· 例會的結果要形成會議紀要或填寫週報。這些檔案應該儲存，並可能作為下次會議的前提和依據。
為了檢查方便，在制定計劃時要注意任務的顆粒度要適中，即應該儘量讓任務的工期小於檢查週期，這樣例會上可以比較確切地判斷任務的完成情況。例如，如果例會是每週一次，則任務工期最好小於1周，這樣可以明確地判定一個任務是“完成”還是“沒完成”，而不會發生“哦，大概完成了85%……”這種情況。
檢查後如果發現“變化”就要行動（Action），如果專案出現延期的情況，常用的調整措施包括以下幾類：
· 增加投入：增加人力資源，加班，或指派更有經驗的人，一般這都會帶來成本的上升；
· 減少產出：減少工作範圍或降低要求，當然這需要徵得客戶的同意；
· 新的方法：採用新的方法和技術，但這可能會帶來新的風險；
無論採取什麼措施，在調整的過程中有幾個基本原則一定要注意：
· 要“及時調整”，即優先調整近期開始的任務，不要讓風險後移；
· 優先調整工期長的任務，因為壓縮同樣的百分比，工期長的任務節省的時間多；
· 要全面評估對時間、質量、成本和風險等方面的影響，避免“拆東牆、補西牆”；
進行調整後可能產生新的工作計劃，這個計劃應該及時通知相關各方，至此專案又會進入新的一輪PDCA過程。其實，專案的進度控制正是不斷重複著兩個動作：
· 向後看—確定當前的狀態，因為“If you don't know where you are, a map won't help”。
· 向前看—調整和更新計劃，因為“Plan is nothing，Planning is everything”。

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