專案管理中溝通的作用

【導讀】在專案管理的進行過程中，經常用到的一種能力是溝通。溝通有多種方式，包括一對一溝通、一對多溝通。

　　在專案管理的進行過程中，經常用到的一種能力是溝通。溝通有很多種方式，包括一對一的溝通、一對多的溝通、多人之間的相互討論，從溝通的載體而言，有口頭、書面、肢體語言，包括面對面的、電話、通過網路、電視、廣播等各種途徑。

　　但是所有這些溝通方式，無論多複雜，實際上都可以簡化成一對一的溝通一種形式，最終溝通都只是兩個人之間的事情。溝通可以是相互的，但是具體到溝通的"一招一式"，都是一個資訊發出者，一個資訊的接受者。

　　溝通的目的是為了兩個人之間的交流，對於交換資訊、拓寬思路和統一認識，溝通的作用巨大，而且很多時候是必不可少的。但是同時，溝通也比如需要付出一定的成本。最主要的成本是兩方面的：一是溝通所花費的時間和精力，二是溝通過程中資訊的失真和損失。

　　資訊在一個人的頭腦裡處理的時候，資訊傳遞不需要時間和精力，而且沒有失真和損失，這兩種成本為零；

　　當資訊被兩個人相互傳遞的時候，將花費時間和精力的成本S和資訊的失真和損失成本X，成本的具體大小取決於兩個人的表達能力、理解能力、觀點和思維的一致性以及達成一致的意願強烈程度等多種因素。

　　值得注意的是：在很多情況下，即使是兩個同樣具有很強的表達和理解能力的人，他們進行溝通要達成一致所需要花費的溝通成本是巨大的，而且很可能是沉沒成本。

　　聰明而執著對於溝通而言，有時候是相當危險的。很多人渴望說服別人而且不願意被別人說服，事實上溝通的目的本身也並不是為了說服別人。管理諮詢討論的課題經常是社會科學而不是自然科學的範疇，它往往並沒有一個絕對的標準或答案，在這種情況下，兩個人如果在溝通時過分執著而忽視了溝通的最終目的，那麼就可能是一場災難。

　　管理諮詢師發現他們的溝通成本經常是如此之高，以至於難以承受。到目前為止沒有一個辦法可以完全消除這種成本，但是有一些基本的原則可以幫助我們有意識地進行一些控制。

　　首先是溝通之前對溝通的基本概念和目標進行清晰的界定；

　　其次是不能沉溺於溝通本身，而必須時刻清楚溝通的目的；意識到溝通是有成本的，溝通的時間就是成本，客戶在為這些成本買單。

　　第三是一些規則，包括時間和回合的限制、耐心聽完對方的話，進行"集中"決策，由最終必須對此負責的人決定。特別需要注意的是：不能折中和調和。

　　[案例]

　　我所經歷過的一個專案組，在專案經理A和顧問B之間有一次爭論，其實是很簡單的一件事情，

　　1，客戶方的一個事業部經理說存在一個問題，但是這個問題實際上並不存在，A認為不能客戶說是什麼就是什麼，而B堅持。兩個人為這個問題爭論了半個小時。其實很簡單，兩個人都沒有錯，但是關鍵是究竟要在報告是表現什麼，是要表現一種正確的管理諮詢公司的看法，還是要表現一個客戶存在的問題，即使是錯誤的看法，畢竟是客戶的觀點。

　　很多時候，在討論問題的時候，應該注意首先就基本前提和概念達成共識別，並且明確一個討論的一致的目標。

　　管理諮詢顧問常常是執著而聰明的人，對他們而言，永不言敗、渴望挑戰是一個優點，從討論中學習和提高也是他們的目的。

　　但是，客戶付款是希望能得到一定的成果，有相當強的目的性。很多時候，管理諮詢顧問最容易犯的一個錯誤是不願意被人說服，而以說服別人本身作為一個勝利。殊不知，浪費了自己和別人的時間，本身是最大的失敗。

　　前面已經說過，無論怎樣的溝通，其基本單元都是兩個人之間的溝通，平均而言，這種溝通的成本是既定的。在管理諮詢的專案組中，如果由一個人來做一件事情，比如做一個訪談或者完成一個報告，他很可能會有思維的盲點，所以需要和人來溝通，或者和別人共同完成。如果兩個人進行溝通來完成的時候，溝通的效果可能提高一倍成為2，而溝通的成本是1；如果三個人進行溝通時，不管採用什麼樣的手段來進行溝通，實際上，溝通的效果變成3，而溝通成本也變成3……

　　簡單地講，就是說溝通的效果是算術級數增加的，而溝通成本是幾何級數遞增的，因此在管理諮詢實踐中，一般最小的業務單元都是一個人或者兩個人，很少有兩個人以上的。

　　一般而言，管理諮詢的業務單元有如下四種基本型別：

　　1.專案經理負責，適用較小的專案，三個人以下，專案經理對事件負責，其他人提供輔助性支援；

　　2.一個顧問負責各自的一部分；專案經理進行管理和統籌；

　　3.劃分成很多小的部分，部分由兩個顧問承擔，兩個顧問是平等的，沒有主從之分；

　　4.每部分由兩個顧問承擔，但是有明顯的主從，或者都是由專案經理指導一個人，討論和決策時，以一個人的意見為主。

　　為了做好事件，必須事先進行明確，進行充分的授權。

　　雖然整個專案是專案經理負責，但是在決定這個業務單元由某個或者某兩個人完成後，專案經理只能起管理上的控制、建議和指導的角色，不能對具體的內容進行過多的干預。

　　從溝通的效果和效率角度出發，一般就只有上面四種模式，很多時候，顧問在進行決策時需要獲取大量資訊和思路，需要廣泛的討論，包括專案組內部討論、頭腦風暴會甚至進行上百人的問卷調查，這些都是輔助性的資訊支援，最終的承擔和負責的單元就是一個人或者兩個人。（完）

來自 “ ITPUB部落格 ” ，連結：http://blog.itpub.net/7942439/viewspace-21126/，如需轉載，請註明出處，否則將追究法律責任。