IT專案成功—良好交流必不可少(轉)

IT專案成功—良好交流必不可少
在很多年以前，一位好的專案經理並不一定要是一位交流高手。客戶們通常並不喜歡這種情況，但是由於專案經理能夠向他們提供產品，他們也就接受了。然而，在今天這個嶄新的IT世界裡，所有的專案都要在客戶的合作下才能夠完成，而這種合作絕對離不開良好的交流。事實上，專案中出現的很多問題都是交流不善所產生的結果。但是，聰明的專案經理是懂得如何來解決交流中出現的問題的。

問題所在

一旦交流出現了問題，專案的成功就會遇到阻礙。那麼問題通常出現在那些方面呢？

期望值不同

專案經理要努力讓與專案有關的每一個人建立起同樣的期望值，包括專案應該何時完成、帶來什麼樣的結果，成本如何。這些期望值最初在對專案進行計劃時就應該在計劃書中明確下來。但是，很多專案經理沒有能夠讓關鍵股東及時瞭解期望值的變化。人們在做出決策時通常要依據當時所掌握的最佳資訊，如果專案經理不能讓所有人都對專案的期望值有同樣的瞭解，就會在同步性上出現問題。

意外

如果不能及時瞭解專案進展，人們就會對專案進行過程中出現的變化感到意外。例如，如果你無法按照預計工期完成專案，而又不想讓股東在專案進展報告中瞭解到這一點，那麼該如何去做呢？
前攝性的交流意味著及時意識到無法按照預計工期完成專案的風險。然後繼續按照預計工期的要求進行專案。如果你不得不宣佈無法按照預計工期完成專案，其他人能夠有所準備，不會因此而感到過於不安。人們通常會由於在最後時刻才得知壞訊息而感到憤怒和沮喪，因為他們已經來不及適應變化了的情況了。

沒有人知道專案的進展情況

在一些情況下，股東們並不真正瞭解專案的進展情況。如果沒有正確的資訊，人們是無法做出最佳的決策的。如果他們不瞭解專案的進展情況，就要花費額外的時間去搜集更進一步的資訊。事實上，如果你及時向股東提供專案進展資訊，而他們卻不停的向你追問更新的資訊，這可能表明你們之間的交流還是存在著問題。

人們在最後時刻受到專案的影響

在這種情況下，專案經理沒有提前讓其他人瞭解專案會對他們產生的影響。交流通常總在最後一刻，但往往是為時已晚。
這樣的例子有很多。例如，專案經理在三個月之前就已經知道自己需要一位專家，但是卻在立即需要專家幫助之前一週才開始尋找。這樣，其他人就無法做好充分的準備。

小組成員不知道大家對自己的期望值

交流問題不僅可能出現在專案小組與其他部門、人員之間，還有可能出現在專案小組的內部。有一些專案經理沒有很好的同小組成員進行交流，讓他們瞭解大家對自己工作的期望值。有的時候，專案經理不知道什麼時候該給小組成員佈置工作任務，有的時候，專案經理明明知道自己對小組成員的期望值，但卻沒有及時告訴他們，直到發現他們的工作出現了問題。有的時候，由於專案經理沒有說明工作要求，小組成員花費時間做了很多不必要的工作。無論是對於專案經理來說還是對於小組成員來說，這種交流不善的情況都讓他們做了很多額外的工作，也難免讓他們的心情感到沮喪。

怎麼辦？

有些專案經理在剛開始的時候並不是良好的交流者。如果你覺得自己屬於這一類的話，就應該通過培訓或是他人的指導來更好的學習和掌握交流技巧。但是，在大多數情況下，交流出現問題並不是因為缺乏交流技巧，而是因為沒有對交流給予足夠的重視。很多專案經理把前攝性的交流看作最不重要的一件事。當他們與他人進行交流時，通常既簡單又倉促，給人一種他們不願意花費時間與經歷與別人進行交流的感覺。
良好的交流祕訣在於讓聽者——而不是說者——成為焦點。要站在聽者的角度上考慮問題，想想他們想要得到什麼樣的資訊，什麼資訊對於他們來說最有用。如果你在起草一份專案進展報告，那麼一定要註明所有的必要資訊，讓讀者瞭解專案的進展情況，包括已經取得的成績、事項、風險、變化以及其他一些問題。如果在下一步的工作中你需要獲得某方面的資源支援，那麼要儘早同資源經理打招呼。並且要不斷的提醒他注意你的需求。
一般來說，如果你的所作所為曾經讓他人感到意外，這就是一個交流不善的標誌。（唯一的例外是專案經理本身也感到了意外）專案經理同樣應該注意同小組成員之間的交流。如果你發現小組成員不清楚專案的工期，或是他們在做一些並不需要去做的工作，那麼就該考慮一下自己同他們之間的交流是否存在著問題了。
很多專案都存在著問題。交流不善是導致很多問題產生並且激化其他問題的原因。從另一方面來說，前攝性的交流可以幫助解決很多問題。不要覺得交流是一種負擔，通過它可以使專案平穩的進行——大家就會少一些失望，少一些不確定，也不會再感到意外。

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