小議ERP專案中的風險管理(轉)

　按照美國專案管理協會對風險的定義，“風險”是指對專案有利或不利的不確定因素。
　　專案是“為完成某一獨特的產品或服務所做的一次性努力”，專案的“獨特性”決定了專案不可能是以與以前完全相同的方式、由與以前完全相同的人來完成的，同時，專案所要創造的產品或服務，以及專案可能涉及的範圍、時間及成本都不可能在專案開始時完全確定，因此，在專案進行過程中也相應會出現大量的不確定性，即專案風險。本文以下所提到的“風險”是指對專案“不利”的不確定因素。
　　對專案不利的風險存在於任何專案中，並往往會給專案的推進和專案的成功帶來負面影響。風險一旦發生，它的影響是多方面的，如導致專案產品/服務的功能無法滿足客戶的需要、專案費用超出預算、專案計劃拖延或被迫取消等，其最終體現為客戶滿意度的降低。因此，識別風險、評估風險並採取措施應對風險即風險管理對專案管理具有十分重要的意義。

　　一．風險管理的具體內容

　　專案風險管理主要分為以下幾個步驟：風險識別、定性/定量風險分析、風險應對計劃編制及風險監控。

　　1.風險識別　
　　風險識別，是指識別並記錄可能對專案造成不利影響的因素。由於專案處於不斷髮展變化的過程中，因此風險識別也貫穿於整個專案實施的全過程,而不僅僅是專案的開始階段。風險識別不是一次性的工作，而需要更多系統的、橫向的思維。幾乎所有關於專案的計劃與資訊都可能作為風險識別的依據，如專案進度及成本計劃、工作分解結構、專案組織結構、專案範圍、類似專案的歷史資訊等。
　　需要注意的是，並非所有的風險都可以透過風險識別來進行管理。風險識別只能發現已知風險（如：已知專案組織中某一成員能力不能完全滿足要求）或已知未知風險（knownunknown,即“事件名稱已知”，如“客戶方人員參與力度不足”）；而某些風險，由於專案的獨特性，不可能在其發生前預知(unknownunknown,即未知未知風險)。

　　2.定性/定量風險分析
　　透過風險識別過程所識別出的潛在風險數量很多，但這些潛在的風險對專案的影響是各不相同的。“風險分析”即透過分析、比較、評估等各種方式，對確定各風險的重要性，對風險排序並評估其對專案可能後果，從而使專案實施人員可以將主要精力集中於為數不多的主要風險上，從而使專案的整體風險得到有效的控制。
　　風險分析主要可採用的方法有：風險機率/影響評估矩陣、敏感性分析、模擬等。在進行上述分析時，主要關注以下幾個風險因素：
　　風險機率：即風險事件發生的可能性的百分比表示。這個數字是透過主觀判斷而獲得的，如專家評估、訪談或根據以前類似專案的歷史資訊。
　　風險影響：即風險發生可能對專案造成的影響大小。這種影響可能是時間上的，可能是成本上的，也可能是其他各方面的。
　　風險值（預期值EMV）：風險值=風險機率×風險影響，是對風險對專案造成的影響的最直接評估，它綜合考慮了機率與影響兩方面的因素。

　　3.風險應對計劃編制
　　風險應對計劃的目的在於透過制定相應的措施，來應對風險對專案可能造成的威脅。最常採用的應對威脅的幾種措施是：規避、減輕、轉移、接受。
　　規避，即透過消除風險的成因來消除該風險；
　　減輕，即透過採取措施降低“風險機率”或“風險影響”,從而達到降低風險值的結果；
　　轉移，即將風險轉移到另一方，如購買保險、分包等；
　　接受，即對該風險不採取措施，接受其造成的結果，或在該風險發生後再採取應急計劃進行處理。
　　具體採用何種方式來應對某一風險，取決於該風險的風險值（EMV）、擬採取應對措施的可能成本、專案管理人員對待風險的態度（效用函式）型別等各方面，不可一概而論。
　　風險應對計劃是針對已識別的風險進行的；對於未知未知的風險，不可能預選制定相應的應對計劃或應急計劃，因此，可以利用管理儲備來應對。

　　4.風險監控
　　風險監控主要包括以下幾方面的任務：　
　　1）在專案進行過程中跟蹤已識別風險、監控殘餘風險並識別新風險：隨著專案的實施以及風險應對措施的執行，各種對專案的影響因素處於不斷變化的過程中，因此，需要在整個專案過程中，時刻監督風險的發展與變化情況，確定伴隨某些風險的消失而來的新的風險並制定相應的處理措施。
　　2）保證風險應對計劃的執行並評估風險應對計劃執行效果。評估的方法可以是專案週期（階段）性回顧、績效評估等。
　　3）對突發的風險或“接受”的風險採取適當的權變措施。
　　透過風險監控過程，專案人員持續更新專案風險列表，並透過重複上述各步驟保證專案風險始終處於受控狀態。

　　二．ERP專案實施的風險管理

　　不同型別的專案有不同型別的風險。ERP專案實施的風險同樣有其特殊性。以下對ERP專案實施過程中的風險管理措施做一簡要說明，一家之言，僅供參考。

　　1.ERP專案實施中的主要風險及應對措施
　　如前所述，“幾乎所有關於專案的計劃與資訊都可能作為風險識別的依據，如專案進度及成本計劃、工作分解結構、專案組織結構、專案範圍、類似專案的歷史資訊等。”在ERP專案的風險識別過程中，可以以專案計劃為線索，識別專案在各方面的風險。

　　實施過程中，應特別關注以下幾方面的風險：
　　1)專案範圍的風險
　　專案採購管理通常有三種合同方式，即：固定價或總價合同、成本報銷（加獎勵）合同、單價合同。通常不確定性越大、風險越大的專案，越趨向於採用靠後的合同方式。這也是國外及國內部分ERP供應商在實施服務中採用按人天提供服務並收取費用的原因。但採用這種方式，買方（即客戶）存在較大的風險，因此，國內很多客戶傾向於以固定價格訂立實施服務合同。而這種合同方式，則對於賣方（即顧問方）存在較大風險。在此前提下，若專案範圍定義不清晰，可能導致買賣雙方對專案範圍的認知產生分歧：賣方希望儘量縮小實施範圍，以最小的成本結束專案；而買方則希望將ERP系統的所有功能儘可能多的實施，以固定的價格獲得最大的收益。若雙方的分歧較大，不能達成一致，則必然會造成效率低下，相互扯皮。
　　因此，ERP專案合同中，應對專案的實施範圍做盡可能清晰的界定，切不可停留在“實施財務模組”或是“實施應收、應付、總賬管理”之類的層面上。寧願多花一些時間在專案實施前的範圍界定工作上，也不要在專案實施過程中，面對ERP繁多的功能，實施方與使用者方爭執不下，或被迫讓步，投入更大的精力於專案中，而導致專案不能按時完成。

　　2）專案進度的風險
　　關於ERP專案實施的週期，目前在宣傳上有強調“快速”的傾向。但ERP專案進度的控制絕非易事，不僅取決於顧問公司的能力，同時也在很大程度上受到客戶方對ERP期望值是否合理、對範圍控制是否有效、對專案投入（包括人員時間的投入和資金等的投入）是否足夠等方面的影響。
　　由神州數碼提供ERP系統並負責實施的崑山世同金屬，在較短時間內上線成功，原因之一就是易飛ERP實施小組完整成熟的匯入機制及顧問人員卓越的素質，有效順利地協助了世同金屬的上線工作。從上線開始便有專業顧問負責整個匯入實施的計劃，長期積累的行業知識及管理經驗也提升了整個ERP的運作水平，妥善處理了上線工作中的問題。使用者對專案分階段實施有強烈的認同，在第一階段僅強調對基本功能的實現，而將大量的工作留到上線後或持續改進過程中。
　　而實際操作中，並非所有使用者對ERP實施都有這種理解與認同，因此，在專案進度計劃時，一味在專案進度計劃時求快，甚或是刻意追求某個具有特殊意義的日期作為專案里程碑，將對專案進度控制造成很大壓力。
　　事實上，很多專案的失敗，正是起因於專案進度出現拖延，而導致專案團隊士氣低落，效率低下。因此，ERP專案實施的時間管理，需要充分考慮各種潛在因素，適當留有餘地；任務分解詳細度適中，便於考核；在執行過程中，應強調專案按進度執行的重要性，在考慮任何問題時，都要將保持進度作為先決條件；同時，合理利用趕工及快速跟進等方法，充分利用資源。

　　3）專案人力資源的風險
　　人力資源是ERP專案實施過程中最為關鍵的資源。保證合適的人，以足夠的精力參與到專案中來，是專案成功實施的基本保證。
　　ERP專案實施中存在各種角色，對各種角色應具備的素質，我們在此不再贅述。要降低專案的人力資源風險，就要保證進入到專案中並承擔角色的各類專案干係人滿足專案要求。因此，實施雙方應對參與人員進行認真的評估，這種評估應該是雙方面的，不僅是使用者對諮詢顧問的評估，也應包括諮詢公司對參與專案的使用者方成員（在國內目前的環境下，主要是指關鍵使用者）的評估。同時，應保證專案人員對專案的投入程度。應將參與ERP專案人員的業績評估與ERP專案實施的狀況相關聯，明確ERP專案是在該階段專案相關人員最重要的本職工作；制定適當的獎懲措施；在企業中建立“一把手工程”的思想，層層“一把手”，即各級負責人針對ERP實施向下行使全權、對上擔負全責，將一把手從個體概念延伸到有機結合的群體概念。

　　4）對ERP認識不正確的風險
　　有的企業把ERP視為企業管理的靈丹妙藥，認為既然ERP“功能強大”，只要上了ERP，企業的所有問題便迎刃而解，或者以為企業的所有流程都可以納入到ERP中來；還有的人簡單的將ERP視為當前業務流程的電子化。
　　要防範或減輕這種風險，需要對使用者進行大量的培訓：ERP的由來，ERP的功能，實施ERP的目的與期望等等，儘可能在使用者產生“ERP不能滿足我的需求和期望”這種想法之前，讓使用者知道“現階段對ERP合理的需求期望是什麼”。

　　2．ERP專案實施中的風險監控
　　可以採取以下措施對ERP專案實施中的風險進行監控，以防止危及專案成敗的風險發生。
　　1)建立並及時更新專案風險列表及風險排序。專案管理人員應隨時關注與關鍵風險相關因素的變化情況，及時決定何時、採用何種風險應對措施。
　　2）風險應對審計：隨時關注風險應對措施（規避、減輕、轉移）實施的效果，對殘餘風險進行評估。
　　3）建立報告機制，及時將專案中存在的問題反映到專案經理或專案管理層。
　　4）定期召集專案干係人召開專案會議，對風險狀況進行評估，並透過各方面對專案實施的反應來發現新風險。
　　5）更新相關資料庫如風險識別檢查表，以利於今後類似專案的實施。
　　6）引入第三方諮詢，定期對專案進行質量檢查，以防範大的風險。[@more@]