企業資訊門戶最佳實踐經驗：5個關鍵驅動因素(轉)

企業資訊門戶最佳實踐經驗：5個關鍵驅動因素
最佳實踐經驗1：流程和內容並重。

　　人們部署門戶有兩個基本目標：通過網路訪問決策支援應用軟體；實現整個企業的內容管理。例如，現在通過Business Objects、 Cognos或Oracle這些公司的基於網路的工具訪問資料倉儲是相當容易的事情了。通過Documentum、 Open Text 和其他網路化文件管理系統很容易部署內容管理工具。但是應用和內容不是相互隔離的“孤島”，門戶的部署應該考慮資訊如何被使用，資訊如何隨時間而改變，如何訪問和管理資訊，以及在資訊生命週期裡給予什麼控制。

　　例如，生產經理通常要報告生產的績效，資源的使用，成本和其他戰術層面的事項。這些領域的報告需要資料倉儲裡的多份不同報告以及儲存在文件管理系統裡的相關背景材料。在理想的情況下，門戶不僅管理這些績效報告的資訊訪問而且還要管理相關流程如資訊收集和與最終的資訊使用者共享。工作流或協同系統可以減少特別的和過於頻繁的報告和內容的下載流程，打包和壓縮檔案併發郵件給下一個人的流程。

　　這個最佳實踐經驗根源於對門戶可獲得的資訊的理解，這些資訊在核心業務流程的各個階段通常必須經過挑選，組織和提煉。

　　最佳實際經驗2：決策分散化。

　　對於過去依賴集中決策的企業來說，企業資訊門戶在組織結構和技術上要涉及的方面實在很多。但同時組織也需要對基礎設施和設計保持一定程度的控制。例如，門戶軟體，商務智慧工具和SSL安全服務等的選擇最好集中由一個決策部門決定。儘管要考慮基於部門或團隊的調整，基本的導航和分類方法最好在全組織標準化。導航術語的設計應可以在企業，經營單位和部門這些不同層次共享它們對各自領域進行的定義種類，但是更為詳細具體的分類應由更低層的單位進行。這種聯合式的模型平衡了管理框架的需要，同時也允許經營單位和部門進行最適合各自領域的選擇。

　　沒有一個可被廣泛使用的理想的聯合式模型。每個組織都有其獨特性，需要建立一個平衡的可反映組織特性的決策模型。不過，我們可以在那些精心設計的管理模型裡找到一些突出的特點。首先，這些管理模型都至少解決了包括安全性，後設資料標準，搜尋和術語開發，可用性等事項。其次，管理模型不應該研究“釋出什麼？”，這是內容作者和應用管理人員所考慮的問題；也不該研究“如何提供服務？”，這是系統管理員和設計師所決定的問題。第三，管理模型應是多層次的，每一層的範圍在決策的廣度和深度上都要予以限制。聯合式模型的目標是建立一個至少確保協同性，安全性，一致的使用者體驗和高品質的搜尋和導航服務的框架。如果實現了這些目標，我們就消除了一些門戶採用的最大障礙。

　　最佳實踐經驗3：提供兩個協同模式。

　　在門戶實施時應有兩個協同模式作為一般模式。第一個模式的方法以文件為中心，資訊和知識被正式記錄、新增到內容庫裡。第二個方法關注個人之間的非正式溝通。這兩種方法各自有不同的好處，但都不能單獨滿足組織裡所有的知識管理的需要。

　　文件為中心的方法充分發揮了書面語言的長處。資訊儲存後很容易地在許多人之間傳遞和分享，也很容易修訂和更正錯誤。這些正是我們在管理和開發複雜流程所需要的特徵，例如新產品生產線的開發，大型專案的管理或質量控制衡量方法的標準化等。一個設計精妙的文件為中心的模型還包括非正式的文件例如電子郵件訊息和穿插討論（threaded discussion）。文件為中心的協同的好處在於核心資訊和知識可以很容易地在整個組織傳播。不足之處在於沒有考慮文件的完整性，可能沒有完整地描述決策過程，犯些錯誤和錯失機遇，或者很難揭示人們不願意用書面語言表述的真相。當然，有時人們只需要簡短快速的答案而不是巨集篇大論。這是就得非正式溝通起作用了。

　　如果你知道該向誰請教，那麼與在門戶內容裡搜尋和瀏覽相比，和這個人直接交談你會獲得更好更快的答案。例如“當食品線被汙染後，最好的重新啟動方式是什麼？”或“我們正計劃在新產品裡使用部件A；為什麼在早期版本里你們用部件B？”在這些情形裡，門戶的角色是提供專家目錄。成為專家並不一定非要博士學位。對企業來說，具有某一主題的第一手或深度的知識的人更為重要。

　　編輯專家目錄是很費時的，主要由於員工和組織結構的變動性問題。為了儘快獲得投資回報，可以從那些精通高價值操作的人員（如瞭解生產運作並能幫助第一線操作人員診斷相關問題的工程師，或對目標市場具有豐富知識和深入瞭解的市場分析師）著手。把他們的專門知識製成可搜尋的文件，文件應包含與特定專案相關的詳細的參考資料，並注意更新。

　　要為非預期的組織問題做好準備。例如，特別是相對於集體協商，目錄裡的人員改變了職位或身份嗎？組織結構的壁壘會妨礙不同部門的員工坦率交流嗎？專家對其建議的使用方式承擔什麼責任？組織文化的某些特點對內部專家意見的使用並不熱衷；但是，組織文化其他一些特點可能又鼓勵利用內部專家的知識。例如，如果門戶關於某些專案的知識庫的內容缺乏對專案成敗的坦率的討論，那麼使用者就有理由對門戶內容的完整性質疑，從而尋求其他資訊源例如與專案相關的專家。

　　如果門戶在提供對深度資訊的便利訪問的同時也提供對能給予快速解答的專家的訪問，那麼這將極大鼓勵使用者在知識管理方面採用企業資訊門戶。

　　最佳實踐經驗4：根據使用者反饋加以調整。

　　一個成功的門戶將在使用者需要時給予他們所需要的資訊和工具。開發出衡量使用者使用哪些工具和內容，使用者搜尋什麼，和如何讓門戶有效地滿足這些需要的計量方法。

　　開始時要衡量哪些人在使用門戶和他們使用什麼內容和應用。通常，為得到員工資訊，人力資源應用會帶來大量的門戶“觀眾”，但是這並不一定帶動其他應用的使用。這必須進行測試。同樣的，不經過測試不可能知道使用者來自企業的哪個部門。分析門戶和網站的日誌記錄，結合經常在企業目錄裡發現的使用者和組織單位的資訊，就可以弄清楚誰在使用門戶，在使用門戶哪些組成部分。

　　如果統計資料顯示一個應用沒有人使用，則可對使用者進行訪談以確定原因。缺乏與其他應用（特別是桌面辦公工具）的整合，因為多次登入和糟糕的導航功能很難訪問應用，沒有相關內容等是一些常見的原因。我們發現使用者在一對一的談話時，發言比較坦率。我們傾向與避免小組談話，這可能導致結果偏向於小組裡少數人的意見。

　　成功的門戶設計和開發人員都明白企業資訊門戶永無止境。基於瀑布法的軟體開發方法不可能用於門戶的整個生命週期。只有隨著使用者的需要變動而不斷調整，門戶才能被使用者採用並繼續被使用。

　　最佳實踐經驗5：向使用者宣講門戶的好處。

　　公司在進行市場營銷活動之前不會輕易推出新產品。這也適用於企業資訊門戶。假定門戶終端使用者太忙不能瀏覽和充分利用新系統，需要把資訊提供給他們。

　　華而不實的介面和無線訪問只是能引起短時間的興趣，而根據使用者喜好的高品質的內容和服務才是他們長期使用門戶的基礎。成功的門戶提供實實在在的好處：單調冗長的工作如填寫時間卡片和費用報告將大大縮短時間；資訊按需所得，延遲大大減少；門戶提供大範圍的資訊訪問，並且根據使用者的工作環境有組織的出現；最重要的是資訊是可靠的。說出這些好出來，將有助於門戶被人們採用，而這是對門戶成功的最終衡量。

　　只有使用者每天工作採用了門戶，門戶投資的回報承諾才能得以實現。同時保持對流程和內容的關注，分享決策，包含兩種不同的協同模型，衡量使用情況和根據反饋資訊進行調整，內部的“推銷”都是企業資訊門戶得以很好使用的關鍵因素。

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