學會用經驗計劃專案(轉)

學會用經驗計劃專案
美國專案管理協會香港分部負責人說，專案管理重在運用而不在考證。

　　近段時間，“專案管理”這個新詞彙頻繁出現在各大報端，但僅僅是理論介紹，並不能使人更深入地瞭解專案管理的廬山真面目。能不能拿出一個非常具體的案例，用專案管理的理論來做例項講解呢？記者日前採訪了美國專案管理協會（PMI）香港分部的負責人、香港城市大學深圳研究院PMP主講教師之一徐啟文，他挑選了開發計
算機桌面作業系統WINDOWS XP作為一個“虛構”的案例，將它作為一個“專案”，運用專案管理的理論去闡釋。

　　步驟一：啟動

　　市場調查判斷開發價值

　　在整個專案的管理上，啟動階段要做的就是判斷一個產品或者一個專案是否有開發或“做”的價值，有沒有市場需求，或者通俗地說，就是判斷它能否“賺錢”（當然能否賺錢並非唯一判定標準）。

　　比如，微軟或者其他公司想要開發一個新的桌面作業系統，目的是要比WINDOWS 2000或WINDOWS　ME的介面更時尚，操作更簡便，執行速度更快，那麼，他們首先要判斷市場是否有這種需求，有沒有人會用這樣的作業系統，做相應的市場判斷。就像微軟開發出WINDOWS　XP系統一樣，在做這一專案之前，判斷WINDOWS　XP有無商業價值，就是啟動階段所要做的工作。這個工作，你也可以把它理解為市場調查工作。

　　當判斷價值的工作完成以後，如果決策者決定要“做”，那麼，決策者將選定一個專案經理作為INDOWS　XP系統開發的主管，賦予其計劃、執行、控制這一專案的權力，此時，啟動階段完畢，專案被獲准通過，並進入下一個階段——計劃階段。
　　
　　步驟二：計劃

　　計劃越周詳效率越高

　　啟動專案之後，接下來的工作就是計劃。事實上，計劃階段可以說是整個專案管理過程中最為關鍵的一個階段，計劃越周詳科學，計劃者越有經驗和能力，執行的效率就會越好，而且對於出資者而言，成本就能得到越好的控制。

　　拿開發WINDOWS　XP系統這一專案來說，選定了一個專案經理之後，他（她）要做的工作有許多：首先需要了解計算機消費市場的需求或者客戶的需要，制定WINDOWS XP系統的各種具體目標，比如具體的執行速度有多快、有哪些新的功能和新的操作方式、介面需要做哪些新的改變等等。

　　接著，他要根據目標制定出一個相應的專案計劃，這個計劃包括系統開發的成本預算、開發所需的時間、需要什麼樣的開發團隊、預測專案運作過程中將要遇到什麼樣的風險，如天災人禍、資源不足、市場需求發生重大變化等，以及如何應對風險、怎樣控制系統開發中的品質以保證目標的實現、如何建立一套行之有效的溝通機制使得開發團隊內外保持良好的協作狀態、在開發過程中需要配置哪些硬體及軟體資源等。這就要考驗專案經理的範圍管理、時間管理、成本管理、人力資源管理、風險管理、品質管理、溝通管理、採購管理等各種能力。
　　
　　步驟三：執行

　　執行與控制如影隨形

　　計劃階段完成後，接下來的當然就是執行。對於開發WINDOWS XP系統來說，需要專案經理做的主要事情大致有三件：其一是及時與開發團隊成員之間溝通，瞭解他們在開發系統過程中碰到哪些困難，並幫助他們解決這些困難，隨時掌握系統開發的狀態及進展情況，這可以通過定期或不定期地舉行會議、電話及網路聯絡等方式進行；其二是隨時瞭解計算機消費市場需求或客戶需要的變化，並及時將之反饋到系統開發的具體執行當中，或是隨時調整計劃；其三是應對突發事件的發生，隨時調整專案的執行。

　　執行與控制事實上是如影隨形、不可分割的兩個過程。比如控制成本，預計開發WINDOWS XP系統的成本為2000萬美元，如果在專案執行過程中超出了這個預算，這就需要回到計劃階段，重新計劃專案，然後再執行，再控制。
　　
　　步驟四：收尾

　　善後工作重視細節

　　收尾，顧名思義就是做善後工作，對於開發WINDOWS XP系統這個專案來說，收尾所要做的是將合格的系統產品交給公司的公關及銷售部門，由他們去負責市場推廣和銷售，或者將之交給客戶。不要小看這個階段，往往一些細節上處理不好，整個專案就可能前功盡棄。舉個例子來說，有時候客戶對系統開機的時間要求是10秒鐘，但是開發出的系統開機時間為15秒，客戶就有可能要求重新作出調整。再比如，在交接工作上如果出現哪怕是微小的遺漏或疏忽，就有可能在市場推廣和銷售上造成巨大的損失。

　　本版撰文／本報記者　

　　□　專家釋疑

學習PMP可以少走彎路

　　美國專案管理協會香港分部負責人　徐啟文

　　我認為，專案管理是解決事情，尤其是一項比較複雜的事情的一個工具，它教會人們如何將一個看起來很複雜的事情進行得井然有序，讓一件工程按時、保質、儘可能減少成本、減低風險、高效率地執行。很多人的確都通過自己的積累掌握了一套行之有效的專案管理方法，但是，對於大多數沒有機會積累這些經驗、擁有這些閱歷的人來說，學習PMP或IPMP可以直接學習到成熟的理論，少走許多彎路。

　　另一方面，即使拿到了PMP或IPMP的證書，也只能說明你具備了專案管理的思維方法，或者說是思維習慣，如果只是紙上談兵，沒有將理論的東西實際運用出來，也是沒有作用的。學習PMP或IPMP的最大好處在於你可以在任何合適的環境下運用專案管理的成功理論，這至少可以保證在操作專案的過程中不至於走錯方向，但是，要想讓理論發揮積極的作用，還得靠自己的努力。其次，客觀的因素也會影響到專案管理理論的發揮，比如在一個公司裡，只有某一個人使用專案管理的思維方式處理事情，其他人沒有這種思維，效果就會打折扣。

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