專案管理過程之風險控制(轉)

專案管理過程之風險控制
什麼是風險？風險是將來可能發生、但是不期望發生或不在計劃內的事件。風險的最大特徵是不確定性，也就是說它可能發生，也可能不發生。通過一定的方法，可以評估特定時段內風險發生的概率。另外，那些對專案有影響的事件才作為風險考慮，比如可能造成工作量和成本增加，專案延期等後果。風險對專案的影響可以通過一定的措施緩解。

風險管理在專案管理中有非常重要的地位。

首先，有效的風險管理可以提高專案的成功率。在專案早期就應該進行必要的風險分析，並通過規避風險降低失敗概率，避免返工造成成本上升。另外，提前對風險制定對策，就可以在風險發生時迅速作出反應，避免忙中出錯造成更大損失。

其次，風險管理可以增加團隊的健壯性。與團隊成員一起做風險分析可以讓大家對困難有充分估計，對各種意外有心理準備，不至受挫後士氣低落；而專案經理如果心中有數就可以在發生意外時從容應對，大大提高組員的信心從而穩定隊伍。

第三，有效的風險管理可以幫助專案經理抓住工作重點，將主要精力集中於重大風險，將工作方式從被動救火轉變為主動防範。

風險管理可以簡單分成四個步驟：風險識別、風險分析、制定對策和風險監控。

風險識別

其目的是確定對專案有影響的風險。一般而言，風險可以分成以下幾類：

●技術風險。如果專案採用了複雜或高新技術，或採取了非常規方法，就有潛在問題。另外，如技術目標過高、技術標準發生變化等也可造成技術風險。
●管理風險。比如進度和資源配置不合理、計劃草率且質量差、專案管理的基本原則使用不當等就可能造成管理風險。
●組織風險。常見的是組織內部對目標未達成一致、高層對專案不重視、資金不足或與其他專案有資源衝突等都是潛在的組織風險。
●外部風險。比如法律法規變化、專案相關介面方的情況發生變化，這些事件往往是不可控制的。但注意，一般將不可控制的“不可抗力”不作為風險，這些事件往往作災難防禦。

從經驗角度看，IT專案的外部介面（例如採購方、分包商、客戶）等方面情況的變化是專案的重大風險；另外，專案的一些前提條件（例如尚未發行的軟體、尚未下線的裝置、目前仍被佔用的資源）如果不能滿足也會成為專案的風險。除此之外，風險識別可以採用以下方法：

●頭腦風暴。專案成員、外聘專家、客戶等各方人員組成小組，根據經驗列出所有可能的風險；
●專家訪談。向該領域專家或有經驗人員瞭解專案中會遇到哪些困難。
●歷史資料。通過查閱類似專案的歷史資料瞭解可能出現的問題。
●檢查表。將可能出現的問題列出清單，可以對照檢查潛在的風險。
●評估表。根據歷史經驗進行總結，通過調查問卷方式判別專案的整體風險和風險的型別。

從上面幾點看，都涉及到了公司或組織內的資料收集和積累，這其實就是知識管理的部分工作內容。

風險分析

風險分析的目的是估計風險發生的發生概率和對專案的影響力，識別專案的重大風險並進行重點管理。風險發生概率可以用數學模型、統計方法和人工估計進行分析，從實際工作看人工估計是比較實際的方法。風險的影響力是指風險發生後對專案的工作範圍、時間、成本、質量的影響。風險管理的重點目標就是那些發生概率大並且影響力大的事件。工作中比較實用的兩種方法介紹如下：

●定性評估。將發生概率和影響力分成3~5級，如VL、L、M、H、VH，通過相互比較確定每個事件的等級，然後通過分佈圖識別風險。
●評分矩陣。將發生概率和影響力用0~1之間的一個數字描述，然後找出那些“概率×影響力”乘積大的事件。

制定對策

制定應對風險的程式和方法主要有以下四種。

●規避。通過變更專案計劃消除風險或風險的觸發條件，使目標免受影響。這是一種事前的風險應對策略。例如，採用更熟悉的工作方法、澄清不明確的需求、增加資源和時間、減少專案工作範圍、避免不熟悉的分包商等。
●轉移。不消除風險，而是將專案風險的結果連同應對的權力轉移給第三方（第三方應該知道這是風險並有承受能力）。這也是一種事前的應對策略，例如，簽定不同種類的合同，或簽定補償性合同。
●弱化。將風險事件的概率或結果降低到一個可以接受的程度，當然降低概率更為有效。例如，選擇更簡單的流程、進行更多的實驗、建造原型系統、增加備份設計等。
●接受。不改變專案計劃（或沒有合適的策略應付風險），而考慮發生後如何應對。例如制定應急計劃或退卻計劃、甚至僅僅進行應急儲備和監控，待發生時隨機應變。

風險監控

風險監控的目的有三個：一是監視風險的狀況，例如風險是已經發生、仍然存在還是已經消失；二是檢查風險的對策是否有效，監控機制是否在執行；三是不斷識別新的風險並制定對策。風險監控常用的方法有：

●風險審計：專人檢查監控機制是否得到執行。並定期作風險稽核，例如在大的階段點重新識別風險並進行分析，對沒有預計到的風險制定新的應對計劃。
●偏差分析：與基準計劃比較，分析成本和時間上的偏差。例如，未能按期完工、超出預算等都是潛在的問題。
●技術指標：比較原定技術指標和實際技術指標差異。例如，測試未能達到效能要求，缺陷數大大超過預期等。

最後，談談風險控制的個人體驗。

第一，要正視恐懼。恐懼是對風險的直覺，如果積極採取行動和進行準備就可能一定程度上減弱恐懼感；如果不敢正視或存在僥倖心理，則可能會在發生時驚慌失措。

第二，始終保持鎮靜。風險分析雖然可以使你有心理準備，但真的出現意外時還是會慌張，這時要想到別人正看著你，不能自亂分寸，當然這也需要錘鍊心理承受能力。

第三，要強化“風險意識”，IT專案的變數太多，風險管理要貫穿於專案生命週期全過程，並要不斷積累經驗和知識。

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