如何規避資訊化專案管理中的難題(轉)

如何規避資訊化專案管理中的難題
企業選擇了合適的系統（軟體），不一定意味著資訊化的成功。諮詢公司或軟體供應商的實施能力，特別是專案管理能力將起到決定作用。

我們通過大量的調查和對專案的調研，發現在實施管理中經常遇到以下幾個難題。

1．使用者需求難以確定。很多使用者很明確企業資訊化的作用，也找到了實施顧問，但對於企業自己的需求很模糊，要麼就是各部門提出很多要求交給軟體公司或諮詢公司，要麼就是請諮詢公司通過調研整理出需求，然後請使用者確認，但隨著專案的開展，往往需求也隨之發生變化，變化是需要的，但是變化太頻繁、變化的幅度大，則直接影響專案的實施進度和效果。

我們認為，在專案的前期對各個層面的管理人員做充分的培訓，一來可以強化他們管理變革和技術創新的意識，對企業資訊化有較為全面的理解，對專案過程中容易或可能碰到的問題有充分的瞭解和準備，這樣在專案真正啟動的時候能夠確定需求。培訓之後的調研就是與使用者交流的過程和在思路上達成一致的過程，同時也是把諮詢公司的經驗與企業的經驗交換的過程，更是對使用者進行診斷和原來管理方式進行評估的過程。

2．工作量難以確定。使用者需求不確定導致工作量不確定是原因之一，更重要的原因是迄今為止仍然缺少有效的技術與方法來事先估算系統分析與系統設計所需要的時間。儘管時間經驗很重要，但因為企業發展很快或系統本身更新也很快，分行業的解決方案越來越細，越來越專業，很多大系統也是首次“開發”或使用，估算的計劃與實際往往有偏差。還有另外一個原因就是系統實施過程中出現的不確定因素，比如人員變動、企業的經營受到巨大沖擊等等。但供應方與使用者充分合理的交流可以避免類似問題的發生。

3．專案實施難以按期完成。專案不能按期完成是使用者抱怨的最常見的原因之一，可以說大多數專案都不能如期完成，或者留有“尾巴”，有的甚至宣告專案失敗。

通常，在提交給使用者的建議書中關於專案週期（實施計劃的階段）常常偏短。主要原因有來自使用者的壓力以及來自競爭對手的壓力，當然也可能是對專案的盲目樂觀。

即便計劃制定得很合理，還是會因為各種不確定因素延期，儘管對於工作量一定的專案（諮詢公司通常用人·天表示），看起來通過增加實施人員，可以縮短工期，但實際效果十分有限。因為參加實施的人員經常需要經過大量的溝通，這種溝通所耗費的資源（時間和經費），隨人數的增多呈指數上升，有時增加人員之後甚至產生更多的混亂和返工，最後造成更大的延遲，除非這些增加的人員是有經驗和協作性相當好。我們可以想象，讓業餘球員加入到明星球隊中踢足球，競爭力會大大降低。

4．高層領導難以及時瞭解問題。在企業資訊化專案過程中，往往壞訊息向上傳遞的速度較慢，報喜不報憂幾乎是所有組織存在的通病，實施過程中出現的問題往往被中層過濾掉，不能及時反映到管理和決策的高層中去，有時候使用者也礙於情面私下解決，導致出現的問題不斷積累，出現的錯誤不能及時糾正，繼續發展擴大直至積累到難以糾正才報告給高層領導，這樣的案例國內外很普遍。

實際上專案的啟動之前制定了很多的規範文件，對雙方都是約束，但隨著專案的推進，人際關係也相處得很好，往往會忽略規範。到最後出了問題就矛盾激化。其實，雙方代表的是不同利益和責任，隱瞞通融實在沒有必要。

5．使用者的感受和態度容易被忽視。應當儘早對使用者進行培訓，進行多層面的溝通，讓使用者深入理解在專案過程中的難點以及可能產生的組織結構與職務、崗位、職責的變化，經常鼓勵他們積極參與專案的整個過程，有效排除各種干擾和牴觸情緒以確保專案的成功。

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