專案管理中的協調該怎麼做？(轉)

在專案管理中，由於專案各方對於專案的期望值不同，因此要達到滿足各方的要求和期望並不是一件很容易的事。比如，在專案實施時，專案的客戶可能期望質量高於一切，將質量作為首要目標，而專案實施組織可能會將成本作為首要目標。面對這種差異，專案經理不能只滿足一方的要求而忽略另一方的要求。因此，專案經理需要在不同的目標之間進行協調，尋求一種平衡。

　　專案整合管理就是為滿足各方需求而進行協調以達到預期目的的過程。它是一項綜合性、全域性性的工作，主要內容是在相互衝突的目標或可選擇的目標中權衡得失。雖然所有的專案管理過程在某種程度上都可看成是一個整體，但在整合管理中所描述的這些過程是最基本的管理知識。整合管理主要包括：專案計劃開發、專案計劃實施、專案綜合變更控制這三個過程。這些過程彼此相互影響，同時與其它領域中的過程也互相影響。

　　專案計劃開發

　　在整合管理中，專案計劃開發就是利用其它各領域的專案規劃過程的輸出，建立一個內容充實、結構緊湊的檔案來指導專案的實施和控制。因此，專案計劃開發過程所需要的主要的依據是其它專案規劃過程的成果。在這裡，專案規劃過程主要包括：範圍計劃、範圍界定、活動定義、進度安排、資源規劃、成本預算、質量規劃、管理規劃、溝通規劃等一系列規劃過程。在這些過程中，最基本的檔案是：工作分析結構和輔助說明。

　　在專案計劃開發中還需要考慮組織的管理政策。所有專案相關組織可能都有正式或非正式的政策。這些政策是專案實施的規範和標準，必須被專案團隊進行遵守和執行，因此在計劃時必須考慮到它們的影響。例如：人事管理政策中的僱傭和解僱標準等。

　　同時，專案計劃開發也需要參考專案的歷史資料。專案的歷史資料是進行專案規劃的基礎，它為專案規劃提供了參考依據。

　　最後，在專案計劃開發中還需要考慮專案的制約因素和假定條件。制約因素是限制專案管理團隊執行的因素。例如：當一個專案按照合同執行時，合同條款通常是制約因素。假定是指為了專案規劃目標的需要，需要將一些不確定的內容作為真實的和確定的內容來看待。作為專案規劃的一部分，專案團隊經常識別、記錄並促成這些假定。假定通常包含著一定程度的風險。

　　在專案計劃開發時，通常會採用程式化的計劃方法來引導專案團隊的工作。對於小型專案，可能是非常簡單和結構化的方法，如：標準的模板、圖紙等；對於一些大型專案，可能需要採用一系列的模型和各種數學方法，如：蒙特卡洛方法、價值分析法等。對於大多數專案，一般會採用將“剛性”工具和方法和“柔性”工具和方法結合在一起使用。

　　在專案計劃開發過程中，需要從事大量的資訊收集、整理和加工處理工作，為了方便工作的進展，常常採用專案管理資訊系統（PMIS）。隨著計算機系統應用的普及，PMIS已被大多數專案實施組織所採用，特別是對於一些大型專案，沒有這種基於計算機的系統，很難編制出複雜的專案計劃。

　　專案計劃開發將會產生兩項重要的成果：專案計劃和輔助說明。專案計劃是正式的、被批准的用於管理和控制專案實施的檔案。對於專案計劃中不能包含的內容需要以輔助說明的形式來體現出來。

　　專案計劃實施

　　專案計劃實施過程是完成整個專案計劃任務的過程。在這一過程中，專案的各種目標需要被實現，各項專項計劃需要被落實。

　　專案計劃實施的主要依據是專案計劃開發階段的成果——專案計劃、輔助說明，同時組織管理政策也將作為輔助檔案來指導專案實施工作。

　　在專案計劃實施過程中，勢必會有各種風險事件的發生，為了降低專案風險事件對專案實施的影響，通常會設計一些預防措施來減少專案風險事件發生機率。這些措施也將作為輸入資訊應用於專案計劃實施過程中。

　　另外，在專案計劃實施中，通常很難保障專案完全按照計劃進行，當專案有了偏差時，就需要採取一定措施來降低偏差對於專案的影響，這些措施被稱為糾偏措施，它也將作為輸入資訊應用於專案計劃實施過程中。

　　專案計劃實施過程是專案中最有影響的過程，專案經理和專案管理團隊必須協調和解決專案中存在各種技術和組織問題以實現專案目標。在這一過程中通常採用的方法、技術和工具包括以下幾方面：

　　1、普通管理技能。如領導藝術、資訊交流和談判等都對專案計劃實施產生實質性的影響。

　　2、生產技能和知識。有關專案產品的技能與知識是專案計劃實施的基礎。這些必要的技能被作為專案規劃的一部分，由人力資源管理中的人員來獲得。

　　3、工作分配系統。這是為確保專案工作能按時、按序地完成而建立的過程。基本的方式是以書面委託的形式開始進行工作活動或啟動工作包。但在某些情況下，需要根據具體的專案特點來採用適當的工作分配系統。

　　4、進展狀況檢查會議。它是專案進展資訊交流的常規會議。在許多專案中，進展狀況會議以各種不定期和不同級別的形式召開（比如：專案管理團隊內部的週會等）。

　　5、專案管理資訊系統(PMIS)。

　　6、組織管理過程。在專案實施過程中，專案的所有相關組織均存在著正式的和非正式的過程，這些過程對於專案的執行有很大的影響。

　　專案實施的結果是專案實施過程中產生的專案產出物。另外，還包括專案實施工作和實施結果的各種檔案資料，如：哪些任務已經完成，哪些工作沒有完成，滿足的質量標準是什麼等等。

　　綜合變更控制

　　對於專案而言，變更是必然的。為了將專案變更的影響降低到最小，就需要採用變更控制的方法。綜合變更控制主要包含以下內容：找出影響專案變更的因素、判斷專案變更範圍是否已經發生等。進行綜合變更控制的主要依據有：專案計劃、變更請求和提供了專案執行狀況資訊的績效報告。

　　為保證專案變更的規範和有效實施，通常專案實施組織會有一個變更控制系統。變更控制系統是一個正式和文件化的程式，它定義了專案績效如何被監控和評估，並且包含了哪種級別的專案檔案可以被變更。它包括文書處理、系統跟蹤、過程程式、變更審批許可權控制等。

　　綜合變更控制的結果主要有：更新的專案計劃、糾正措施、經驗總結。

　　以上概括性地分析了專案整合管理的主要過程和工作以及過程中採用的方法和技術。值得注意的是，在專案的不同階段，專案整合管理工作的內容會側重不同，工作量也會不同。但是要想使專案獲得成功，必須從整合的角度，以全域性的觀點開展整合管理，不能只強調各項具體的專項管理工作。[@more@]