專案管理中的資訊系統構建精要（轉）

專案管理中的資訊系統構建精要

1、專案的資訊化管理概述

專案管理是近年來國際上興起的一門新興專業學科和技術。隨著專案，尤其是較大型的建設工程專案的啟動、規劃、實施等專案生命週期的展開，與專案有關的合同、圖紙、報告、檔案、照片、音像、模型等各種各類紙介質和非紙介質資訊會層出不窮地產生，對專案資訊的管理變得越來越重要。專案資訊管理的效率和成本將直接影響專案管理其他環節的工作效率、質量和成本。

很顯然資訊處理始終貫穿著專案管理的全過程。如何高效、有序、規範地對專案全過程的紙介質資訊資源進行管理，是現代專案管理的重要環節。隨著網際網路Internet、多媒體資料庫MMDB及電子商務EC等以計算機和通訊技術為核心的現代資訊管理科技的迅猛發展，又為專案（特別是大型建設工程專案）資訊管理系統的規劃、設計和實施提供了全新的資訊管理理念、技術支撐平臺和全面解決方案。由此匯入了專案資訊化管理的全新觀念。

2、專案資訊化管理的組織規劃簡介

一般來講，對於週期短的小型專案，不必在專案管理的業務流程中單獨構成一個獨立的專案資訊管理環節。但對於較大型專案則必須匯入專案管理資訊系統，即需對專案實施資訊化管理。通常專案資訊化管理組織機構的基本規劃原則如下3點：

(1)對於限額以上的大型建設工程專案在專案概念階段的組織和資源規劃中必須設立專門的資訊管理部門，叫做專案資訊中心或專案資訊辦公室。當人員編制受限時，可將資訊管理部門與檔案管理部門等合併設立，但必須保證其中至少有2名專職的資訊管理人員。

(2)成立以專案總經理為中心的專案資訊管理系統建設規劃委員會（或領導小組），統一規劃部署專案資訊化工作。設立專案資訊總監或專案總資訊師，享受與專案三總師（總工程師、總會計師、總經濟師）同等待遇，專案資訊化領導小組辦公室設在專案總資訊師辦公室。通常由專案總經理親自兼任專案資訊總監，也可以由專案總工程師兼任，但必須制訂與總工辦的職能和程式相獨立的專案資訊管理崗位職責和資訊採集、流轉、處理、儲存管理程式。

(3)在專案的計劃、財務、合同、物資、檔案、質量、行政等職能部門設立部門一級的專案資訊員。專案資訊員受部門領導和總資訊師雙重領導，以便於形成上通下達的專案資訊資源管理組織體系。

(4)應將專案資訊管理系統的建設經費單獨列支、詳細預算、專款專用。

3、專案管理資訊系統的基本結構

專案管理資訊系統的基本結構包括系統的範圍、外部基本結構與處理流程及內部基本結構與處理流程3部分。專案管理資訊系統的範圍與外部處理流程實質上是專案生命週期在資訊管理過程中的邏輯展開，專案管理資訊系統的內部基本結構與處理流程是專案管理職能在資訊處理過程中的客觀反映。專案管理資訊系統的效能、效率和作用首先不取決於系統的內部結構與功能，而取決於系統的外部介面結構與環境，這是專案管理資訊系統區別於企業管理資訊系統的特點與規律。

(1)專案管理資訊系統的範圍與外部處理流程規劃。

正確規劃專案管理資訊系統的外部結構與功能，首先必須正確建立專案資訊源的總體結構與處理流程。例如，一個較大型建設專案的資訊管理範圍涵蓋了專案業主、規劃設計單位、勘察設計單位、技經設計單位、主管部門(規劃、建設、土地、計劃、環保、質監、金融、工商等)、施工單位、裝置製造與供應商、材料供應商、除錯單位、監理單位等眾多專案參與方(資訊源)，每個專案參與方即是專案資訊的供方(源頭)，也是專案資訊的需方(使用者)，每個專案參與方由於其在專案生命週期中所處的階段與工作不同，相應的專案管理資訊系統的結構和功能會有所不同。

對於投資業主，必須在專案概念階段對專案管理資訊系統的內部資訊處理流程和外部資訊供需關係進行戰略規劃與設計。對於外部資訊需求，必須在招標檔案中向所有供應商明確指明本專案資訊系統擬採用的網路平臺、資料庫平臺、安全控制平臺等系統特性；對於專案管理中常用的工具軟體、如專案計劃編制軟體、財務軟體、進度控制軟體、圖紙檔案管理軟體等，必須明確指明業主擬採購的廠商、版本號及資料介面。必須在全部採購開始之前，按照標準化要求統一和規範專案管理資訊系統外部處理流程，業主專案管理資訊系統的範圍與外部處理流程規劃設計報告必須作為全部採購招標檔案的重要附件和當然標的。

(2)專案管理資訊系統的內部基本結構與處理流程規劃。

①專案管理資訊系統的內部結構。

大型建設專案管理資訊系統從內部功能上一般包括專案進度資訊、造價資訊、質量資訊、安全資訊、合同資訊、財務資訊、物料資訊、圖(紙文)檔資訊、辦公與決策資訊等9大管理系統和管理功能；但處於不同專案生命週期階段的資訊系統，其核心功能和目標會有所側重和區別。如對於規劃階段的專案設計管理資訊系統，圖檔處理是系統的核心功能；對於實施階段的業主專案管理資訊系統，專案進度、質量和造價三大控制資訊的一體化整合處理是系統的主要目標；對於實施階段的專案監理資訊系統，質量資訊的實時採集與監控是系統的核心目標等等。

②專案管理資訊系統的處理流程規劃。

由於系統的結構與功能目標的差異，不同專案生命週期的專案管理資訊系統的內部處理流程也有所不同。一般來講，專案業主管理資訊系統內部處理流程的規劃設計原則是：

i．進度管理、質量管理、造價管理三大資訊控制系統在分部工程的專案劃分與專案編碼上必須嚴格按照標準化規範設計並一一對應。

ii.以施工圖設計和概預算資料為基礎，以進度計劃網路圖為工具，自動產生指導性的物料(原材料、裝置設施)需求、人力資源需求、施工機具需求計劃等專案資源計劃，作為專案管理控制的基本預期目標。以實際進度、實際財務資料為依據，動態產生實際的人力、資金、物料、機具等資源支出消耗資料，並自動與指導性目標資料相比較，為後續的合同結算、成本控制提供動態、實時的資訊和依據。

iii．物料需求計劃的編碼與採購合同的編碼必須一一對應；專案財務資訊管理系統的科目設定與概預算專案劃分編碼一一對應；採購合同編碼與概預算編碼及財務科目編碼在聯結點上必須一一對應。從而合同的財務支付資料可以按時間自動實現月度、季度、年度的資金需求彙總，也可以按專案進行自動彙總並與指導性的概預算資源計劃目標進行動態對比分析，產生動態的資金需求與費用分析報告。

iv．質量驗評專案範圍與圖紙檔案的立卷編碼和檔案包編碼一一對應；質量管理部門的驗評資料自動彙總成分段工程、分部工程、分項工程和單位工程驗收文件，並與圖紙檔案管理系統資料共享，自動立卷歸檔，形成數字化專案技術檔案。

4、專案管理資訊系統實施策略

從國內外正反兩個方面的專案管理經驗可知，周全的專案管理資訊系統實施策略是：

①“一把手帶頭”是專案管理資訊系統成功運用的關鍵。全員參與是專案管理資訊系統成功運用的保障。

②要以專案管理資訊入口網站作為專案管理資訊系統的戰略目標。

③建立不同專案生命週期資訊系統之間的資料流程和介面是專案資訊系統規劃的核心任務和目標。

④專案管理資訊系統的規劃設計必須列入工程專案概念階段方案擬定和認證的必備內容。

⑤以造價(概預算)、合同、財務管理為主線和重心構建專案資訊管理系統。

⑥建立進度專案劃分、造價專案劃分和質量驗評專案劃分三者之間編碼的統一或對應關係是專案管理資訊系統開發的重點和難點。

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