專案管理團隊建設的有效工具（轉）

專案管理團隊建設的有效工具
1、專案管理團隊建設的概念和重要意義

1）專案管理團隊及其建設的基本概念

專案管理團隊是指本著共同的目標、為了保障專案的有效協調實施而建立起來的管理組織，一般由專案經理和團隊成員組成。

專案管理團隊建設就是指將肩負專案管理使命的團隊成員按照特定的模式組織起來，協調一致，以實現預期專案目標的持續不斷的過程。專案管理團隊建設一般要依次經歷初創期、磨合期、規範期、成熟期和解散期等5個階段，基本上與專案的生命週期相同步。

專案管理團隊建設是專案經理和專案管理團隊成員的共同職責，團隊建設過程中應創造一種開放和自信的氣氛，使全體團隊成員有統一感和使命感。實踐證明，團隊成員的社會化將會促進團隊建設，而且團隊成員之間相互瞭解越深入，團隊建設就越出色。專案經理要確保團隊成員間保持相互交流溝通，併為促進團隊成員間的社會化創造條件。團隊成員也要主動地創造條件加強溝通和融合。

2）專案管理團隊的基本行動準則

專案管理團隊應堅持以下基本行動準則，實踐證明，這些都是保證專案成功的關鍵，即：

（1）以客戶為中心；（2）具有明確的目標；（3）加強指導訓誡；（4）建立公認的約束條件；（5）形成相互交流溝通和召開有效會議的習慣；（6）保證職責分明、分工明確、責任清晰；（7）強化決策機制；（8）健全問題處理機制；（9）及時高效地反饋資訊；（10）注重工作流程重塑；（11）加強學習、與時俱進、持續發展。

3）專案管理團隊建設的重要意義

通過專案管理團隊建設就是要創造一個良好的氛圍與環境，使整個專案管理團隊都為實現共同的專案目標而努力奮鬥。通過專案管理團隊建設能夠：
（1）使團隊成員確立起明確的共同目標，增強吸引力、感召力和戰鬥力；
（2）做到合理分工與協作，使每個成員明確自己的角色、權力、任務和職責，以及與其他成員之間的相互關係；
（3）建立高度的凝聚力，使團隊成員積極熱情地為專案成功付出必要的時間和努力；
（4）加強團隊成員之間的相互信任，促使成員間相互關心，彼此認同；
（5）實現成員間有效的溝通，形成開放、坦誠的溝通氣氛。

2、“樣板參照法（BenchmarkingMethod）”的基本原理

1）“樣板參照法（BenchmarkingMethod）”的基本概念
“樣板參照法”的概念可溯源至20世紀70年代末至80年代初，當時美國的施樂影印機公司發現日本理光、佳能等新興辦公自動化產品公司所出產的同功能產品的價格遠低於施樂產品，迫使施樂原先在全球近85％的市場佔有率驟降至30％以下。在行業競爭調研中，施樂公司沒有簡單地以壓低原材料及產品價格來解決問題，而是派出精幹的考察團去日本探訪取經，試圖通過對日本廠商從原材料供應到生產製造的全過程的瞭解，找到一個“參照點”，以明確自己的差距，進而制定切實有效的整改方案。施樂通過“樣板參照”活動，使質量問題減少了2／3，製造成本降低了l／2，生產週期縮短了2／3，勞動生產率提高了近50%。從根本上改變了被動的局面。這種由施樂公司率先採用並迅速風靡全球的績效改善優化活動就是“樣板參照法（BenchmarkingMethod）”。

因此，“樣板參照法（BenchmarkingMethod）”就是企業通過對本行業中的領先團隊的最佳績效和最優經營管理進行探究，並以之為仿效的標準或參照，通過資料收集、分析比較、跟蹤學習等一系列的規範化的程式，改進績效，最終趕超競爭對手，成為市場中的領先者的一種系統化的學習方法與流程。運用“樣本參照法”進行的活動稱為“樣本參照”。

2）“樣板參照法”是適用於專案管理團隊建設的最佳學習方法
在世界進入知識經濟時代的今天，建立學習型組織已成為組織生存和持續發展的迫切需要。對於專案管理團隊組織來講，也同樣需要與時俱進，加強理論和實踐雙方面的學習。

團隊學習是提高團隊成員互相配合、整體搭配與實現共同目標的能力的學習活動及其過程。通過不斷學習使團隊整體產生出色的成果，個別成員成長的速度也比其他的學習方式更快。當需要深思複雜的問題時，團隊必須學習如何濃縮出高於個人智慧的團隊智慧；當需要具有創新性而又協調一致的行動時，團隊能創造出一種“運作上的默契”。使團隊成員既有自我發揮的空間，又能互相配合、協調一致。在理論學習方面，團隊常用“真誠交談”與“討論”這兩種不同的團隊交談方式。

毋庸置疑，除了理論學習之外，通過實踐進行學習也是一項極其重要的團隊素質修煉，從某種意義上來講甚至重於理論學習，而“樣板參照法”正是一種適合於專案管理團隊建設的通過實踐進行學習的最佳方法，從前述可知，雖然該法最早應用於企業組織的學習，但是實踐證明專案管理團隊採用此法也同樣會極大地提高其競爭力，有助於專案的順利完成。

3）“樣板參照”的基本分類
按“樣板參照”物件所處的領域將其劃分為內部、競爭、行業以及最優等4種型別：
（1）內部“樣板參照”：是以本專案管理團隊內部某樣板作為“樣板參照”的物件。是最簡單且最基本的“樣板參照”。一方面在專案管理團隊內部尋找效果最佳的職能或操作為參照“樣板”，其他職能或操作可通過向“樣板”學習進而改進自身的績效。另一方面也可明確專案管理團隊自身優勢及缺陷；明確的優勢將會吸引更多的外部專案管理團隊相互進行“樣板參照”，對於無任何優點的無名團隊絕對難以找到外部“樣板參照”夥伴。
（2）競爭“樣板參照”：是以競爭對手為“樣板參照”物件。將自身的業務過程與那些與自己有同樣市場，具有競爭性產品、服務或過程的優勢專案管理團隊相比較，從而學習競爭對手的優點。競爭“樣板參照”的情報很難獲得，一般可通過公共資訊渠道或者利用內部“樣板參照”將自己的優勢與競爭對手共享從而享有對手的優勢過程。比如同行企業共建“樣板參照”俱樂部，成員間即可共享資訊。也有利用商業間諜方法非法謀取“樣板參照”的。
（3）行業“樣板參照”：是以與本專案管理團隊相關的行業中的優勢專案管理團隊為“樣板參照”物件。由於行業“樣板參照”削減了競爭性因素，因此較容易實現資訊共享。
（4）最優“樣板參照”：是指在選擇“樣板參照”物件時，不管物件間在業務、產品等方面的相同或相似，而將“樣板參照”的注意力聚焦於工作過程，只要其處理業務過程相似且具有優勢地位就可以作為學習的物件。
專案管理團隊在進行“樣板參照”時，往往內部“樣板參照”是首先要做的，這也是其他“樣板參照”的先行基礎，但只進行內部“樣板參照”易導致“內視”而變成“井中之蛙”，因此還必須進行“外向型”的其他三種“樣板參照”，以確保專案管理團隊建設的最優化。

4）採用“樣板參照法”加強專案管理團隊建設的現實意義
在激烈的市場競爭中，專案管理團隊採用“樣板參照法”的現實意義是：
（1）“樣板參照”能科學地評價專案管理績效：“樣板參照”是一個科學地辨別最優專案實踐並仿效學習的過程。通過評價，使本團隊明瞭與其他專案管理團隊相比所處的位置，處於優勢的其他專案管理團隊可以顯現出本專案管理團隊存在的問題以及相應的解決方法。
（2）“樣板參照”建立了專案管理團隊趕超的物件：“樣板參照”的一個核心就是在現實中找出優於自己或區域性佔有優勢的專案管理團隊，並參照其進行本專案管理團隊的優化活動並爭取趕超這些優秀團隊。
（3）“樣板參照”促進品質提高、成本降低和績效改善：“樣板參照”不只是明確自己位置，確定趕超物件的過程，更主要是通過將自己的業務流程與趕超物件的相比較，通過取長補短，重新優化自己的業務流程，促使品質、成本和績效改善，以處於競爭領先的過程。
（4）“樣板參照”是一種學習的方法：要使專案管理團隊不斷髮展壯大，建立學習型的團隊是非常重要的。專案管理團隊的學習方法多種多樣，而“樣板參照”就是其中之一。“樣板參照”的程式實際上引導專案管理團隊明瞭“向誰學”和“怎樣學”等問題。
（5）“樣板參照”有利於形成外向型的專案管理團隊文化：“樣板參照”是在市場中尋找那些最佳的滿足使用者的專案管理團隊並以之為榜樣的過程，堅持“樣板參照”，有利於克服視野狹窄的內向型文化，逐步形成面向市場和未來的外向型專案管理團隊文化。
（6）“樣板參照”可提高團隊成員的工作滿足感：在“樣板參照”過程中，專案管理團隊內部的“樣板參照”物件及其外部的“樣板參照”夥伴形成同盟，共享“樣板參照”獲得的方法以及成功和失敗經驗，從而使團隊成員視野開闊併產生較高的工作滿足感。

3、“樣板參照法”的實施步驟、阻力以及成功因素

1）“樣板參照”的步驟或流程
專案管理團隊建設中實施“樣板參照”的一般步驟如下：
（1）制定“樣板參照”計劃：主要包括①明確專案管理團隊實施“樣板參照”的目的；②選擇“樣板參照”物件；③明確“樣板參照”夥伴生產的各種產品；④測算預期效益；⑤以客戶為導向，明確顧客的期望；⑥最後詳列出與“樣板參照”成功有關的諸因素。
（2）成立“樣板參照”小組：由來自專案管理團隊各個小組的人員組成“樣板參照”小組，小組人員之間應相互協作以保證“樣板參照”的成功。該小組包括三類人員，即①組長——負責“樣板參照”活動善始善終進行；②預備人員——完成細緻的分析工作；③訪問人員——完成到“樣板參照”夥伴處的訪問。
（3）進行資訊收集：該階段包括對與優勢專案管理團隊即“樣板參照”夥伴的最優實踐及效果相關的資訊的收集工作。但必須建立在對自己專案管理團隊內的情報先進行分析整理的基礎之上，以確保有目的地選擇優勢專案管理團隊。另外，在資訊收集中實地訪問是不可忽視的一環，只有實地訪問才有可能對優勢專案管理團隊作一個透徹的瞭解。
（4）分析自身差距：明確自己專案管理團隊與優勢專案管理團隊的相對差距，一方面明確兩個專案管理團隊在執行上的差距，另一方面明確造成差距的根本原因。
（5）制定整改措施：這一過程決定專案管理團隊應做哪些改進活動以便超越優勢專案管理團隊，制定詳細的措施和計劃方案。一般包括以下幾項工作，即①對於與專案管理團隊績效有關的變數如成本、質量、工期等等的測量；②決定“樣板參照”活動要達到的績效水平及如何達到此水平；③制定並實施改進績效計劃。
（6）採取改進行動：在組長或專案經理帶領下，齊心協力將整改措施付諸行動。

2）“樣板參照法”實施的阻力
專案管理團隊建設中，實施“樣板參照”活動過程中常遇的各種阻力如下：
（1）心態上：驕傲自大不承認自己存在缺陷，不向他人學習，視“樣板參照”多餘。
（2）心理上：怕暴露自己的缺陷。為了掩蓋自己的不足而拒絕“樣板參照”活動。
（3）習慣上：懼怕對不合理但順手的工作過程或方法的改變，表現出消極牴觸。
（4）行動上：“難”字當頭，縮手束腳，畏葸不前。
（5）成本上：專案經理認識不清，要麼不願投資，要麼投資失控，走向兩個極端。

3）“樣板參照法”實施的成功要素分析
專案管理團隊建設中保證“樣板參照”實施成功的要素如下：
（1）以客戶為中心：自始至終堅持“滿足顧客需要至上”的宗旨，以顧客的需要作為“樣板參照”的導向，用“是否令顧客滿意”作為衡量過程優化的唯一標準。
（2）以過程為導向：儘管通過測量使專案管理團隊明確了自身與優勢專案管理團隊的績效差距，但進行“樣板參照”主要是要分析導致績效差距的操作過程使兩個專案管理團隊之間有何不同，通過過程的優化達到在績效方面超越對手。
（3）確保整體利益至上：實踐證明“樣板參照”對專案管理團隊整體利益有貢獻，各部門及人員必須積極實施服務於團隊整體利益的“樣板參照”。
（4）樹立開放思想：專案管理團隊中的每一個成員要拋棄唯我獨尊的觀點，不固步自封；採取“外向型”思維，積極吸取本團隊外部的先進操作過程與方法。
（5）實現資訊共享：與“樣板參照”夥伴共享資訊使得參加“樣板參照”的夥伴專案管理團隊能互相受益，這對於專案管理團隊及國家都是有益的。
（6）保證全員參與：“樣板參照”活動涉及專案管理團隊整個業務流程的改進，因此要使全體隊員都參加到“樣板參照”活動之中，瞭解“樣板參照”的概念、程式、重要性及具體參與“樣板參照”活動，也即“樣板參照”要全員化。
（7）堅持“樣板參照”：市場在不斷髮展變化，要想在市場中常勝不敗，就必須使“樣板參照”活動程式化、制度化、日常化、規範化、持久化，避免走過場式的學習方式。

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