我國電子政務建設急切呼喚專案管理(轉)

我國電子政務建設急切呼喚專案管理
1. 專案管理對於電子政務的重要性

電子政務建設沒有絕招，需要的是按規則辦事的老實態度，而前提是需要了解規則。

引入專案管理事不宜遲

同其它資訊化工程一樣，電子政務建設首先是一項專案工程，因此必須在其建設過程中採用專案管理的思想和方法。但是在專案管理過程中又必須有所創造，這是由電子政務的目的、制度、手段和評價工具等軟性化因素所決定的：與具體建築類工程相比，通常其功能難以確定和細化；與企業資訊化的工程相比，效益難以評價。現在看來電子政務不僅是一項技術應用--通過資訊科技提升辦公效率，而且更是一項制度變革，即將傳統政務上網引發的制度和流程的變革。這些效果很難通過技術指標來反映。如果從不同利益者來分析，其建設者、委託者、使用者和收益者的利益四方難以統一，故要將立項、建設、管理和運營統一起來。這也是電子政務效益最大的難題--自己建，由於沒有競爭者，很難具有監督性，且自己本身就是監督者，再加上政府機構的技術人員和專業化水平很難與專業公司相比，因此很難建好。這也就是說必須按照專案管理理論來實施，分清各個階段主要利益者不同的權利和責任，解決電子政務中各個階段的難題（表1:電子政務建設階段與關鍵問題）。在我國目前電子政務的建設、執行、維護的體制問題比較複雜，必須走專業化、市場化的道路，要進行合理分工。誰做得更可靠、更安全、成本更低，都要通過市場化、規模化、專業化的經營手段來進行檢驗。

2. 國內電子政務專案管理有待加強

目前，我國在電子政務建設中還存在不少問題，即使在許多工程中應用了專案管理的方法，也通常存在以下亟待解決的問題：

專案管理缺乏規劃和系統性：專案運作主要體現為過程行為。我國電子政務專案的任務細分與計劃性不夠，出現專案進度延遲、資源浪費、質量低下或專案失敗等現象。其中一個重要原因是專案的規劃能力不強，目標不明確，以及下一步發展不清晰，缺乏系統性。例如在建設政府網站時，對於政府網站的功能是什麼？網站與政府資訊管理系統是什麼關係？建設電子政務專案中的多種資源如何有效配置？等等問題，都需進行系統地、全盤地考慮。

專案管理控制體系不健全，缺乏相關的技術標準：同我國其他資訊化專案一樣，大部分政府機構缺乏完整的專案管理體系，相關的責權不夠分明，專案管理的漏洞較多，缺乏協調性。例如決策和執行的關係，通常可能在眾多專案中被混合在一起，增加了專案的實施難度，並妨礙其效果的發揮。例如在業務流程改造設計中，本來應該由最高決策層確定的事情，可決策層覺得比較難以處理，把問題推給執行層，而執行層又常常把它推給技術實施公司，結果在技術實施公司層面模糊處理，最終問題在應用中又暴露出來。

專案風險防範意識缺乏，存在不確定性因素：很多電子政務專案管理沒有風險防範計劃，專案的可行性分析流於形式，專案計劃時不注重專案中的來自政府、投資、技術、管理與運作中的風險分析，專案實施中不重視風險的監控。結果因專案風險管理不當招致專案中途停工，或者即使勉強建成也問題成堆。

專案領導技巧普遍欠缺，缺乏有經驗的團隊：在從事政府專案建設中，來自IT企業的專案經理領導技能較弱，在許多情況下對政府內部業務不熟悉，缺乏決斷力，加上專案本身存在一些不確定因素，常常出現專案經理不能得到組織高層領導及政府客戶的有效支援等問題，導致專案中途下馬或更換專案經理。

不注重專案經驗總結和知識共享：大多數電子政務專案收尾草率，缺乏專案總結過程，建設與運營脫節，導致專案管理原地踏步，專案績效較低。當然目前在專案決策與實施，管理與技術之間的處理也存在一定的衝突。同時我國許多電子政務專案建設中存在的問題和積累的經驗，還不能普遍、相互地與其他機構共享，導致許多同樣的錯誤在許多專案中不斷重演。

3. 國外電子政務專案建設經驗借鑑

在國外，電子政務專案同樣是一個新事物，在實施過程也出現了一些問題，例如目標過高而一時無法實現，導致專案失敗，但也有一些值得我們借鑑的經驗：

◆ 注重專案規劃，並將規劃制度化 我國目前一些電子政務專案建設思路邊走邊看，俗語曰"草鞋沒樣，邊打邊象"。而國外電子政務建設通常具有非常鮮明的計劃性，沒有通過審查的規劃就不能實施，而且會將此規劃向社會公佈。例如美國聯邦政府和地方政府在發展電子政務時，都公佈了詳細的規劃，其內容之豐富程度，計劃之詳細性，都非常具有可操作性；再如電子歐洲計劃和英國出臺的各種電子政務計劃，其行動方案也是十分清晰，步驟非常清晰。

◆ 目標明確化，可以考核 電子政務的建設目標愈明確，操作就愈有成效。通常國外電子政務專案在編制後，目標非常明確，而且可以檢驗考核。例如對辦公自動化，可能具體到某個比例的檔案必須通過網路來進行資訊處理；對於政府業務上網程度、整合程度和處理程度都有明確的規定。同時對於可能帶來的效益也一目瞭然。

◆ 形成明確的專案組織機構，而且從各種資源上予以保障 通常國外電子政務專案規劃一旦通過，各種資源保障就相應跟上，無須與一些部門討價還價，從而無需象我國一些電子政務專案，擔心半路缺糧或者不斷花時間來爭取資金，協調關係。這樣也保證了電子政務建設的效益與速度。

◆ 在規劃初期就充分藉助外部力量 將電子政務專案的諮詢、建設和維護等業務分別包給不同的專業公司，每個公司通過自己的專業服務各自承擔一塊，服務專業，職責分明，效果很好。

4. 資料：專案管理的四大要素

專案管理有四個要素，工作範圍、時間、成本、質量。

範圍(Scope) 也稱為工作範圍，是指為了實現專案目標而必須完成的所有工作。工作範圍根據專案目標分解得到，它指出了"完成哪些工作就可以達到專案的目標"，或者說"完成哪些工作專案就可以結束了"。要嚴格控制工作範圍的變化，一旦失控就會出現"出力不討好"的尷尬局面：一方面做了許多與實現目標無關的額外工作，另一方面卻因額外工作影響了原定目標的實現，造成商業和聲譽的雙重損失。

時間 　與時間相關的因素用進度計劃描述。進度計劃不僅說明了完成專案工作範圍內所有工作需要的時間，也規定了每個活動的具體開始和完成日期。專案中的活動根據工作範圍確定，在確定活動的開始和結束時間還要考慮他們之間的依賴關係。

成本 　指完成專案需要的所有款項，包括人力成本、原材料、裝置租金、分包費用和諮詢費用等。

質量 　是指專案滿足需求的程度，該需求可以是明確的或是隱含的。

一般通過定義工作範圍中的交付物標準來明確定義，這些標準包括交付物的各種特性及這些特性需要滿足的要求，因此交付物在專案管理中有重要的地位。另外，有時還可能對專案的過程有明確要求，比如規定過程應該遵循的規範和標準，並要求提供這些過程得以有效執行的證據。

時間、成本、質量這三個要素簡稱TQC。對一個電子政務專案來說，最理想的情況當然就是"多、快、好、省"。"多"指工作範圍大，"快"指時間短、"好"指質量高，"省"指成本低。

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