策劃一個基於網路的專案管理系統(轉)

策劃一個基於網路的專案管理系統
無論大小專案，其管理都是不同的，管理一個專案包括管理分佈在世界各地的需要共享給整個團隊的成百上千的文件。這確實是一個非常大的挑戰。在這裡我要介紹一個我的一個客戶是如何利用一個基於網路的專案管理系統來面對這種挑戰的。

兩年前，一個排名世界前20名的國際化的建築公司贏得了一個價值15億美元的為期兩年的合同，這也使這家公司面臨了很大的機遇與挑戰。

我的這位客戶需要管理超過700，000個文件，包括圖紙，備忘錄，規範，質量手冊，購買合同，各種發票，網站建設，隨機事件，標準等等。這些文件需要及時地儲存，處理，更新。

全面地追蹤對時間敏感的事件，像需求資訊(RFIs)和 submittals, 這些都是要求成員們及時響應處理的內容。

一個審計追蹤檢驗一次通訊的發生（傳送/接收），這也是命令式契約化的需求。

安全穩健的檔案提交（比隔夜的傳送快很多）也是關鍵。

一個最大的挑戰就是用消除兩個團體之間傳送的延時來達到加速單位週期的目的。

專案有一個完全分散式的團隊。工程師在歐洲，客戶在中東，供應商遍佈全世界，建築專案位於深入沙漠600公里的地方，使得後勤保障成為一個很大的難題。

我們的需求

我們需要一個可靠的，廉價的並且幾乎瞬間可以到達任何地方的專案管理資訊中心倉庫。總的來說，我們需要一種能夠跨時間，跨空間的管理專案的能力。“使分佈於全世界的人們坐在一起工作”如果沒有共享的儲存以及同步的控制，這是不可能達到的。

評價專案的特徵
為了達到目的，我們為提議的解決方案定義三個鑑定的條件。它們是：:

連貫的結構
整合性
可升級

所有的專案包括組織中的高階職能都需要一個共享的統一的資料定義和結構。整個團隊必須對各種行為的關係，耗費，資源有一個共同的認識。使專案可以使用這些共享的資源是至關重要的。在這樣的結構下，各個單獨的專案在這樣的具有統一資料庫的結構下很容易進行比較和總結。沒有統一的資料庫，管理者不容易總結專案中的細節，也不容易對專案進行同步的，有效的全球化的管理。

一個通用的結構使得整個團隊能夠從一個具體的專案中使用不同的軟體包找到自己需要的工作資訊。然而對於繁多專案有效的管理需要對分散的資訊進行無縫的綜合。從整體上看是沒有獨立專案存在的。從一個專案中釋放資源所需的延遲會影響到其他使用到這個共享資源的專案的時間表。消除這種冒險需要綜合所有不同的時間表。基於網路的專案管理系統解決方案使組織中的管理們整合所有的專案。它也使管理者們不在現場也能定義各個專案之間的關係。

不同的專案在大小，範圍，形式上都是不同的。一方面講，有些專案是十分龐大的。這些專案需要全面的計劃以及持續的狀態報告。它們也需要頻繁的分析來滿足管理和解決問題的需求。另一方面，小一些的專案總體需求上講，專案的計劃以及報告要少一些。基於網路的專案管理系統解決方案在大小，範圍，形式上都有可升級的餘地。另外它還可以根據專案經理的需求，管理技巧改變。

最小功能需求

我們使用車間，論壇以及各種調查來收集文件，分析並且對基於網路的專案管理系統區分優先次序，這些需求包括有能力做：

●在合適的時間地點，向特定的組員提供正確的資訊。
●以電子文件的方式完成第一階段的任務，消除紙張的損耗以及分發手冊所需要的時間。
●為其他組的組員之間提供持續的資訊共享。
●從外部的應用程式或資料庫（如CAD程式，財務資料等等）中，整合出相關資訊。
●以最原始的格式傳遞資訊，以便更高許可權的使用者可以操縱或修改。
●允許不同組織的組員在不安裝相關應用軟體的基礎上，就可以閱覽資訊，註釋文件。
●使用簡單，瀏覽方便，與Windows 2000圖形使用者介面相容。
使組員在對自己電腦最小程度的修改甚至無修改的情況下可以隨意存取。
●自動的追蹤記錄使用者的行為，對文件的任何修改都會記錄先前的版本。這種記錄可以使組員在設計和建設中對自己的改動和錯誤負責任。在將來有爭議的時候可以起到支援/反駁的作用。
●討論時可以追蹤並且連結到相關文件。
●管理訪問許可權，使組員和其所涉及的相關文件聯絡起來，在適當的時候，通報相關組員的最新的，有關的資訊。這樣可以保護資料，加速交流過程。
●產生需求資訊(RFIs)，追蹤他們(RFI log)並且解決。
●追蹤被提議的更改命令 (PCOs)建設更改指示(CCDs), 以及更改命令 (COs)。這樣可以縮減專案實施以及回顧過程中所需要的步驟和時間。由此也就大大縮短了整個專案設計建設的時間週期，同時也使設計中某一部分無響應的機率大大降低。
●提供線上的瀏覽並協調，設計文件，進度照片，報告，圖紙等等。
●允許拖拽式的更新資訊。
●支援使用超連結並且允許各組使用標準商業軟體以方便在很大的文件格式範圍內建立合作關係。
●與公司中已經建立的資訊科技基礎構造相相容

我們的選擇

一旦我們建立起了這種最小需求的基於網路的專案管理系統，我們有三種選擇來得到它：

自行建立使用工具。
註冊並訂閱各種服務。
購買伺服器應用程式來滿足具體的需求。

資金問題，靈活性以及一些戰略上的問題使得我們需要花大約六個月的時間來自行建立使用工具。

開發一個基於網路的專案管理策略

為了能夠有效的並且有效率的執行工具，我們需要開發一個基於網路的專案管理策略，它包括以下幾個步驟：

1、測試一下目前專案管理程式的效力。
2、定義一個新的專案管理程式，包括現成的新工具。
3、根據使用的模擬，實際測試一下使用過程並做出適當的修改。
4、根據實際測試的結果精簡程式。
5、完成系統的安裝和培訓
6、使用標準的專案模版驗證專案
7、定義組員以及專案經理在關於文件倉庫的更新訪問的角色和職責。
8、確定一個能夠監控支援新專案管理程式的團隊。
9、確定一箇舊的專案管理系統仍然能夠識別的專案。
10、對於解決多重專案，資源衝突等問題，準備對應的管理流程。
11、對於移植進新的策略進行記時。
12、監控並支援安裝。
13、評估新舊兩種流程的效率
14、根據流程13中的結果對新的流程進行精簡。

基於網路的專案管理系統並不是取代了時間的測試和那些已經證實可行的專案管理方法。相反的，它在分散式（也就是多重專案）專案中延伸了專案管理中的最佳實踐。基於網路的專案管理系統為企業提供了更廣闊的，完整的一套工具，使得企業可以嘗試更大的涉及不同地域，很多人，很多工廠，裝置的專案。執行基於網路的專案管理系統需要組織中管理文化的改變也伴隨著很多困難。這些改變將對一個組織的技術，工作環境，人際關係，開發過程帶來相當大的衝擊。執行這樣一個實際的專案需要廣泛的計劃，管理備份，資源的有效性，檢測的效果。成功的先決條件就是小心翼翼的選擇合適的支援當前需要的工具。

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