專案管理辦公室職能之我見(轉)

專案管理辦公室職能之我見
專案管理辦公室，顧名思義是管理專案的辦公室。其主要功能是從合同簽訂開始到專案結束對專案各個關鍵性的活動進行跟蹤、監督和報告，協調各個部門之間的關係，有時兼行使部分市場、技術、質量和財務部門的功能，確保專案最終成功。下面從軟體企業的角度簡單地談一談專案管理辦公室的產生、性質、職能以及它與各個部門的關係。

我國目前的軟體企業大部分是產品與專案相互雜合的企業，即每個企業都有一個或多個固定的產品線，在這條線上按照使用者的要求定製產品，每個被要求定製的產品由於其差異（差異可能是需求不同或者實施的團隊的不同等）則常被稱為專案。這些專案通常有三個里程碑，一是使用者測試通過後的上線試執行，二是初驗，三是終驗。每個階段持續的時間根據專案的大小不一樣。對這樣的軟體企業來講，“專案最終成功”有兩個明顯的標誌，一是合同款全額收回，這標誌著企業本身的專案目標已達到，二是使用者的投訴在最近的一年內零投訴或者即使有投訴也能在短時間內給予響應，這標誌著使用者的專案目標也達到了。要達到這兩個目標可不是件容易的事情，主要原因是專案的生命週期和產品的週期太長，而負責這個專案運作的市場部門和技術部門都不可能自始至終只盯在這一個專案上。市場部門可能在簽完合同就不再關注技術部門的實施了，只有到收款的時候才露面。而技術部門中的專案團隊更是一個臨時性的組織，根據合同完成了必要的技術工作後可能就解散了。那麼在這中間有很多事情需要做，沒有一個專門的組織來做這些事情，一個好好的專案可能會很變得很糟糕。那麼這個專門的組織就是專案管理辦公室。它的職能就是管理每一個專案，從“生”管到“死”。

那麼一個專案管理辦公室需要做哪些事情呢？按照專案的生命期，包括但不限於如下內容：

1、合同的管理。

（1）正確性和準確性管理。這包括對合同正本和合同各種附件、協議、補充的管理。一個大的合同不僅內容很多，而且變更也很多，因此妥善地正確地記錄是應該的。現在的合同的介質一般都存有三種，紙質，CD和電子文件，如果不做到一致性，可能會引起爭議。

（2）保密性。這個至關重要，合同的影印，借閱等應遵循相關規章制度。

（3）變更管理。在變更後必須通知重要的專案干係人。

（4）收尾管理。合同執行結束後相關管理。

2、專案資訊的起草與釋出

（1）立項之初。一個專案一旦立項後或者合同簽訂後，一般會給各職能部門和相關領導釋出關於此專案的資訊。在專案管理中通常叫做專案章程的釋出。它包括專案的名稱，來源，目標，專案團隊的主要成員，合同號等。不同的組織和個人可能需要不同的資訊，如領導層可能關注於專案的目標和合同額。財務部門可能只關注於專案用錢的日期和合同號等。

（2）實施過程中的資訊釋出。根據專案的進展情況隨時向各專案干係人通報專案的狀況。這裡的專案狀況可能包括專案的狀態如計劃，成本，質量，時間等，也包括產品的狀態，如技術，方案，問題等。

（3）專案收款狀態的報告。這個是大家都比較關心的問題，可能會每週向主要相關的人通報。

3、專案的跟蹤與預警

這可能是專案管理辦公室的最主要的職能之一。它包括專案計劃的索取，跟蹤，以及跟蹤結果的釋出。

（1）專案計劃的索取。一旦專案立項之後，那麼專案經理就會制定一份專案計劃書，這一份專案計劃書可能很粗糙，但必須包括幾項最重要的東西，即專案主要交付成果，專案的里程碑，完成的時間，預算的成本，主要的專案成員。由於這幾項就有了跟蹤的依據。

（2）實時跟蹤專案的進行。根據專案的緊急程度，制訂跟蹤週期。對於時間比較長的專案可能一個月檢查一次，對於時間比較短的，可能一週檢查一次。檢查的根據是專案經理、財務和客戶提交的資料。檢查方法主要是掙值分析。

（3）當專案已經超時或者超支或者接近這一狀態時應及時通知相關人員。

（4）一些特殊情況下，跟蹤顯得尤其重要。如原來負責本專案市場人員的離職，專案團隊的解散，專案經理的更替，專案從一個部門轉移到另一個部門，客戶的專案經理的變更。

4、專案的考核

專案是成功了還是失敗了，是賺錢了還是虧損了，虧損了多少？虧損在什麼地方？可不可以給這個專案團隊發獎金了？這些問題是需要通過資料來說話的。專案管理辦公室從各個部門中獲取資料，對這些資料進行整理和分析，然後決定專案的執行狀態。專案經理一般有大致的估計，但結果可能不是很準確。如專案團隊成員報銷的費用的統計。在按月或者按季度發獎金的公司裡，如果又與專案績效掛鉤，那麼對專案的考核的作用顯得格外重要。

5、專案資料的管理

一個專案從開始到終止除合同外，還包括大量的資訊資料，如各種驗收報告，會議紀要，變更請求書，程式，設計方案書，管理計劃書，各種批示等。這些資料如何有效地保密地維護也是專案管理辦公室一個很重要的職能。比如當程式發生修改後，如何記住新的版本號和原來的版本號而不至於發生混淆就比較麻煩。

6、專案的總結陳述

總結陳述本來是必須做的，但現在基本上是很少做的，除非是非常大的專案。其主要原因還在於專案團隊的臨時性，一個專案到最後，可能會指定一個人來維護，他只參與了其中一部分工作，是不可能來做這個專案總結的。因此專案管理辦公室可以根據自身掌握的資料來做這一部分工作。對專案進行很好地總結，有助於同類專案的成功和提高效率，降低成本。

7、企業專案資訊系統的維護

企業專案資訊包羅永珍，可能既有內部的，也有外部的。內部的如企業關於專案的一些管理規定，企業各種專案歷史資訊的分類，查詢，管理等。外部的包括如國家和地方政府關於專案的法律法規，行業的標準等，要做到其它部門能方便地使用這些資訊。

8、企業專案規章制度的制訂和修改

一個以專案為主的企業少不了關於專案的規章制度，也少不了修改，毫無疑問這是專案管理辦公司的責任。

9、協調企業內各部門的關係

一個專案至少涉及到市場，技術，財務，人力資源，採購和質量這些部門。如何保證他們之間不扯皮或者少扯皮是專案管理辦公室比較艱鉅的任務。

10、協調企業與外部的關係

與外部的關係主要包括與客戶的關係和與第三方合作者的關係。如客戶的要求，投訴與答覆等。這些關係比較重要，處理不當而帶來比較嚴重的後果。

上述談了專案管理辦公室一些基本的職能，但每個企業和每個專案情況都不一樣，有漏的或者不足的，願意與大家一起探討。

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