何時開始考慮專案管理資訊系統？(轉)

何時開始考慮專案管理資訊系統？
我們都知道準確的，及時的，相關的資訊是專案決策程式的實質，並且它依賴著使專案承擔風險的獨立的資訊系統。我們都知道資訊對專案經理來說是一個非常重要的資源。儘管如此，專案經理們卻總是無法提交確保專案成功的那些種類的資訊。實施一個專案管理資訊系統 (PMIS) 是滿足重要的專案資訊需求的一種方法。

我的主要的客戶之一，一個國際化的工程公司，決定用定購或開發一個專案管理資訊系統，使得上層的管理者們有足夠的關於專案的資訊的方法，來避免錯誤的傳達資訊導致的專案無法正常進行。傳統上看，工程師和專案經理們與他們上層的管理者以及一些功能性的部門，在專案進展狀態上沒有充分的溝通。他們堅信專案是他們的責任，他們有權利自己處理好。此外，那些功能性的部門總是不樂意或者沒有時間給工程師們提供相關的資訊。這種環境總會造成工程的延遲，超過預算或者質量低下。

問題的徵兆

以下的症狀讓我們意識到了實施專案管理資訊系統的必要性：

在資訊採集的系統分析中有很多需要控制的東西

·沒有一個專用的系統來整合時間，預算，範圍，質量的目標。
·工程時常是超時。超過預算, 或質量很低。
·為了克服資訊的缺乏，經理們在公司內部建立了另一個同樣的專案組織，浪費了金錢，時間，精力。
·專案經理/團隊無法報告準確的專案在時間，預算，剩餘工作量上的狀況。
這就是我們為什麼決定使用這種改革的發展的專案管理資訊系統：

·確定我們需要什麼
·把目前的狀況和上級領導需要我們達到的建立專案管理資訊系統的目標加以比較。
·在我們需要什麼和已經擁有什麼之間建立溝通。

尋找問題的答案

我們所研究的這些症狀，指出了很多問題：

·我們需要什麼樣的資訊來充實我們的計劃，組織並控制我們的專案？
·我們應該與其他合作者之間分享什麼樣的資訊？
·在公司內部，我們需要其他專案組中與我們專案相關的什麼資訊？
·我們需要什麼樣的資訊來調整我們專案與公司其他專案的活動？
·擁有準確的，及時的，相關的，資訊的代價是什麼？
·現有的資訊適合我們作出決定嗎？
·我們是不是有太多的資料，而缺少實際的資訊？
·專案管理資訊系統對這個專案真的有用嗎？

改進的目標

我也認為新的系統能更好的改善專案管理的程式。這意味著我們需要儘早地宣告我們改善的目標是什麼，以便於我們能夠在系統的建立階段根據這些目標來制定系統的需求。我認為新系統的改進目標應該有以下幾點：

·使得專案組有能力去確認或者隔離專案重大變化的來源，確定專案進展脫離計劃的原因。
·為了確認已完成的工作和正在進行的工作，允許專案組追蹤工作包裹的情況
·以提供基本工作包來源和工作時間的形式，幫作工作組管理專案程式。
·能夠與遺留下來的資訊系統很好的相容。
·幫助專案組在時間，預算，質量基線上預測風險。
·告訴專案組需要實施的新的質量標準，什麼時候開始實施以及為什麼要實施。
·於工作分類結構 (WBS)結合, 工作分類結構可以在整個專案生產週期中提供工作包狀態報告。這些報告包括了工作包的識別，與價格程式碼和時間表相結合，獨立地反映工作狀況。

重新設計專案管理程式

我們分析了現存的管理程式並且認為這不足以解決商業問題，或者適應改善目標。因而，需要做出改變。我們不得不花可觀的時間開發記錄新的程式。

在我們確認的資訊需求和現有的專案管理程式以及方法之間存在著很大的隔閡。因此我們需要開發一個數量可觀的專案管理的程式。我們建立八個程式的目錄。以下是一部分列表以及程式目錄：

專案定義的程式
·初步的評估
·技術規範的準備
·開始回顧

估計程式和控制費用
·由下而上的評估準備
·費用的控制
·費用的反饋

程式的時間安排
·計劃編制術語表
·專案里程碑

人力資源管理程式
·程式碼程式

採購管理程式
·選擇廠商
·評價廠商

材料管理程式
·傳送材料
·目錄管理
·質量保證檢驗
·廠商資料

檔案管理程式
·數字系統
·分配輪廓
·檔案結構

結合PMIS與其他的資料系統的程式
·資料詞典

在這個文章中，我們已經確認了系統的需求，問題的先兆，問題的考慮，改善的目標，以及基礎構造的需求（人工程式的術語）來實現 PMIS。在以後的文章中，我們將會擴充套件我們的對專案管理資訊系統的定義,描述合作者需要的資料，專案管理資訊系統的主要部件，以及獲得的方法。

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