構建你的虛擬團隊(轉)

構建你的虛擬團隊
想象一下這樣的一個情景：你的紐約旅行社公司與幾個電信運營商合作升級一套新的線上預訂系統。應用程式提供商位於加利福尼亞州，與你建立業務聯絡的酒店和航空公司合作伙伴遍及全球。你在整合每一家公司原來遺留下來的應用程式的時候遇到了困難，可是現在距離專案完成的最後期限只剩下數星期了。

這種型別的挑戰是不是聽起來非常熟悉？如果你是一位IT專業人士，答案可能就會是肯定的。你可能會認同這樣的情況會有一個比較嚴重的後果。有可能解決所有障礙扭轉局面嗎？

答案是肯定。

讓我們分析一下這個情景。團隊被地理位置分隔開了、團隊成員面臨著時區的挑戰、文化的差異、可能存在的語言障礙、距離和一個非常沮喪的團隊。

IT環境是被激情、高壓力和最終期限所驅動的。如果團隊沒有凝聚力、沒有以有效的方式處理無數複雜的技術問題就只有失敗了。我們可以拿計算機作為比喻，最佳配置的電腦硬體如果沒有軟體也是無法發揮作用的。

有一位專業的企業培訓師曾在北美地區培訓了超過1000位的專案經理，我們發現開始溝通的最有效起點是建立一個團隊運作協議。目標是以一種統一的方式將硬體和軟體在專案工作中整合在一起。

以書面形式紀錄

團隊運作協議為團隊的協同工作設定了參與方式的規則，協議可能包括人們如何作為一個團隊進行溝通、可以接受的會議協議是什麼以及人們如何做決定。然而，只有協議本身是不足夠的。為了提高專案成功的可能性還需要與實際的專案建立聯絡。

當你的團隊成員在一個虛擬的環境中工作的時候，對於專案團隊處理以下四個方面的問題更是至關重要的：

1、明白專案的範圍。

2、認同專案實施的時間表。

3、識別專案所涉及的風險。

4、同意在常規的基礎上分享資訊。

團隊運作協議通過描述團隊同意遵守執行的一系列行為規範來指導團隊的行動和互動。可以是正式也可以是非正式的。

如果團隊沒有刻意去建立一個團隊運作協議，而是按照自己的方式去運作，可能會帶來一些問題。行為規範並沒有清晰地定義下來和被團隊接受，就會導致衝突、誤會，最終會降低團隊的工作效率。

地理、種族和文化方面的差異在個人和團隊運作的有效性上有一定的影響。如果相互的溝通是清晰、誠實和相對直接的話，就要明白和了解這些差異。

團隊運作協議（team operating agreement）可以避免團體陷入困境，因為它清晰地描述了組織預期團隊成員與他們自己工作的關係以及他們對團隊的責任，這種穩定前進的共識消除了歧義和事後猜忌，讓團隊能夠更有效率地工作。

最終，團隊運作協議可以鞏固信任，確保團隊成員所做的事情並僅僅是最符合他們特別的才能的，而且在整個團隊的協同工作中扮演著一個活躍的角色。

團隊運作協議可以包含團隊所希望的所有內容，協議包含的內容越多，出現誤解、衝突、失掉機會的可能性就越少。團隊運作協議最理想的是能夠在專案的開始階段或一個新團隊形成的時候就建立起來。

團隊運作協議主要包括以下分類：

1、會議協議。

◆ 我們的會議按時召開和結束。

◆ 我們嘗試為位於不同時區的人安排合適的會議時間表。

◆ 我們考慮到不同文化背景下的假期時間。

◆ 我們尊重和傾聽人們在電話中所說的話，我們不在同一時間與一個以上的人通話。

2、交流。

◆ 我們每天查收兩次電子郵件。

◆ 我們對所有電子郵件都有不允許滾動螢幕的要求（最多一個滿屏）。

◆ 我們每天與辦公室通一次電話。

◆ 我們與發生衝突的員工直接處理問題，並嘗試解決問題。

◆ 我們及時地給予反饋，並尊重不同文化的敏感性。

◆ 我們重視機密性。

3、制定決策。

◆ 我們選擇合適的流程制定決策。

◆ 我們確定決策制定者。

◆ 我們選擇合適的程式來解決問題。

◆ 我們可以自由地表達自己的想法。

◆ 我們尊重其他的人的意見，我們確定誰對任務擁有所有權。

◆ 我們對任務的完成設立可以完成的標準。

◆ 我們願意分享資訊和知識。

關於IT專案團隊活力和資源的團隊運作協議是非常有效的。

通過確保所有的成員都可以無縫地協同工作，在緊迫的最終期限下思考出複雜技術問題解決方案的前景就會更為樂觀。

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