【zz】專案經理如何管理好自己的時間

        專案經理要帶領專案團隊建設好一個專案，所需要關注和落實的事情很多，如果從時間管理方面來說，專案經理既需要管理好專案團隊成員的時間，同時也需要管理 好專案經理自己的時間，兩方面缺一不可。由於專案團隊成員的工作比較單一，因此管理好專案團隊成員的時間相對來說比較容易，可以通過詳盡的WBS分解、合理的專案計劃和及時的專案監控來實現；但專案經理特別是大型專案的專案經理往往瑣事纏身，好象每件事情都很重要都需要處理，如何在“百事纏身”的環境 下，管理和充分利用好自己的時間，是困擾專案經理的一個大問題。
        本人總結了這些年從事專案管理的一些經驗，擬從以下五個方面試圖給出該問題的解決方案。

（一）給自己規劃好工作

        專案經理比較擅長規劃專案團隊成員的工作，但往往會忽視規劃自己的工作，這種做法是很危險的；有的專案經理甚至認為自己的時間自己控制和把握就行了，根本就不需要規劃，這種觀點更是極其錯誤的。
        專案經理自身的時間是相當寶貴的，如果規劃和利用不好，則會給專案績效帶來很大的影響，有時甚至是“致命”的。專案經理特別是大型專案的專案經理每天都 有專案會議、工作協調、思想交流等瑣事纏身，如果不善於規劃好自己的時間，則每天都會忙得不可開交，但各種各樣的事務仍然是“剪不斷，理還亂”。
        作者認為著名的帕累託作時間能產生明顯輕重之分的。作者經過多年的專案實踐，認為這樣一條處事規則比較有指導意義：“專案經理有效利用時間並儘量使工作 價值最大化的有效方法是：每天工作之前確定當天最重要最緊急的六件事情，並按輕重緩急完成”。這裡強調“六”件事的理由是：如果規劃的事情太少，則很難完 成較重要的工作；如果規劃的事情太多，則工作很可能失去重點。
        當然，以上規則也不是“金科玉律”，專案經理可以根據實際情況規劃自己當天所需要完成的事情（如五件事情或七件事情等），但一定要確保“該完成的重點工作一定完成了”，同時也要避免“撿了芝麻丟了西瓜”的現象出現。
        筆者曾做過一個調查，發現大部分優秀的專案經理，都有采用小卡片每天規劃自己重點工作的習慣。

（二）懂得放棄

        “沒有用不完的時間，只有做不完的事”。
        我身邊有一些專案經理，他們認為只有將所有的事情做完做好才能放心，實際情況往往是事情做不完，有時甚至是一些最重要的事情都沒有做完，結果延誤了專案的工作，給專案帶來了較大的影響。
        專案經理一定要學會具有敏銳的事物分析能力。專案經理要能明確地判斷出什麼事情是重要的，什麼事情是不重要的；什麼事情是值得花時間做的，什麼事情是不 值得花時間做的。從前面談到的“至可以大膽地放棄一部分。如果我們真正能把影響專案績效的最重要的“六”件事情（即大約總事情的根據輕重緩急做一部分，沒 時間就可以乾脆放棄。
        專案經理學會懂得放棄，是一項難能可貴的本領。我們一定不要將大部分精力花在對專案影響很小甚至幾乎沒有影響的事情上，這樣不但會因為為瑣事“疲於奔命”而“荒於要務”，而且會因為“無的放矢”而最終“勞而無功”。

（三）善於授權

        有些專案經理真可謂兢兢業業，什麼事情一定要“親歷親為”才放心。實際上，這種做法是不可取的。
        專案經理需要成為專案團隊成員的榜樣和表率，但並不意味著專案經理就需要將“所有問題都自己扛”。
        專案經理切忌患得患失、事無鉅細，如果這樣，則勢必輕重不分，其結果只能是“枉費心機白費力氣卻於事無益”。一個人的精力是有限的，專案經理要善於授 權，專案經理完全可以把“六件”之外的事情委託給專案團隊的其他成員完成，這樣專案經理才能集中精力處理好自己該處理的事情。
        需要指出的是：專案經理需要授權，但不要把只有專案經理自己能做的事情也交給別人去做，專案經理只能是將一些可以由別人替代完成的工作授權出去。專案經理切忌將別人無法替代的工作也授權出去，這樣不會有好結果。
        另外，專案經理還需要注意，授權不等於授責，專案經理不要錯誤的以為工作授權出去了就可以萬事大吉，專案經理需要及時跟進被授權的工作，如果真出了問題，專案經理需要主動承擔責任。

（四）集中精力辦“大”事

        對於重要的工作，幾個小時全神貫注產生的效力，遠大於每天為重要的工作留出“整塊”不受干擾的時間，這是德魯克對知識工作者時間管理的重要建議。
        作為專案經理，千萬不要因為一些瑣事而使一些重要的工作被延誤而一拖再拖。專案經理要“懂得放棄”，下決定抽出時間，集中精力辦“大”事。
        筆者就曾在該問題上犯過錯誤，以為每天做事情的一部分，不但可以充分利用好“零碎”的時間，而且結果也不會受到影響。事實證明恰恰其反，不但浪費了自己大量的時間，而且最終的結果也不盡人意。

（五）用心更要用腦

        讀書的時候，老師經常教導我們要“用心讀書”；參加工作後，上司也經常教導我們要“用心工作”。乍一看，這種觀點確實沒錯。
        實際上，由於專案各種不定因素的存在，因此我認為作為專案經理光??“用心工作”是遠遠不夠的。“用心工作”只能表明專案經理工作態度很好、很敬業，工 作的最好結果也只能是?“將已做的事情做好了”。因此，有時侯我們看到有些專案經理雖然成天忙得焦頭爛額，但績效甚微也就不足為怪了。
        專案經理在“用心工作”的同樣，一定要“用腦工作”。“用腦工作”是指多思考多想辦法，“用腦工作”不但能使該做的事情采用最好的辦法做好了，而且能讓寶貴的時間花在“刀刃”上，其結果無疑是抓住了問題的要害而使工作事半功倍。
        專案經理在“用心工作”的同時並“用腦工作”，這樣的專案經理才稱得上是優秀的專案經理，也才能獲得真正意義上的成功。

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