【zz】WBS在專案控制中的應用

        這裡想要介紹的是通過將細分化了的所有專案要素統一編碼，使其程式碼化，WBS還可以充當一個共同的資訊交換語言，為專案的所有資訊建立一個共同的定義。這樣，將所有的要素在一個共同的基礎上相關聯，在此基礎上建立資訊系統之間的所有資訊溝通。應用WBS作為資訊的共同基礎的最大優點是，為監控及預測費用、進度、實施不同的專案資訊，WBS的應用給所有的專案管理人員提供了一個均可以與之作對比的一致基準，並且在大型專案中，由於參加者眾多及人員可能發生的變化，使所用的全部名詞對所有的參加者都具有相同意義是很重要的，而WBS通過程式碼和程式碼字典的編制可使這一點得到保證。

1．WBS——資訊溝通的共同基礎

        在現代大型複雜專案中，一般要涉及大量的資源，涉及許多公司、供貨商、承包人等等，有時還會有政府部門的高技術設施或資金投入，因而要求的綜合資訊和資訊溝通的數量往往相當大。這些大專案涉及巨資並歷時若干年，因此專案開始進行時設想的專案環境隨著專案的進展有時會發生很大的變化，即我們已多次提到的專案早期階段的不確定性。這就要求所有的有關集團要有一個共同的資訊基礎，一種各有關集團或使用者從專案一開始到最後完成都能用來溝通訊息的工具。這些集團包括：業主、供貨商、承包人、專案管理人員、設計人員以及政府有關部門等等。而一個涉及恰當的WBS將能夠使這些集團或使用者有一個較精確的資訊溝通聯接器，成為一種相互交流的共同基礎，因為WBS具有編碼結構及程式碼字典，利用WBS作為基礎來編制預算、進度和描述專案的其他方面能夠使所有與專案有關的人員或集團都明瞭為完成專案所需作的工作以及專案的程式。

2．WBS——系統綜合與控制的手段

        我們已經知道，典型的專案控制系統包括進度、費用、會計等不同的子系統。這些子系統在某種程度上都是相互獨立的，但是各個系統之間的系統資訊轉移是不可缺少的，必須將這些子系統很好地綜合起來，才能真正達到專案管理的目的。WBS的應用可以提供一個這樣的手段。
        在WBS的應用中，各個子系統都利用它收集資料，這些系統都是在與WBS有直接聯絡的程式碼字典和編碼結構的共同基礎上來接受資訊的。由於WBS程式碼的應用使所有進入到系統的資訊都是通過一個統一的定義方法作出來的，這樣就能確保所有收集到的資料能與同一基準相比較，並使專案工程師、會計師以及其他專案管理人員都參照有同樣意義的同種資訊，這對於專案控制的意義是顯而易見的。例如許多專案中的典型問題之一是會計系統和進度控制系統不是採用完全相同的分類或編碼，但在一個有組織的共同基礎之上對成本和進度作出統一、恰當的解釋、分析和預測對於專案的有效管理是非常重要的。此外，各個子系統之間在WBS基礎上的共同聯絡越多，對專案控制就越有益，因為這樣可以減少或消除分析中的系統差異。

3．WBS的設計

        WBS的基本要素有三個：結構、程式碼和報告。

（1）WBS的結構
        WBS結構的總體設計對於一個有效的工作系統來說是個關鍵。結構應以等級狀或樹狀來構成，使底層代表詳細的資訊，而且其範圍很大，逐層向上。即WBS結構底層是管理專案所需的最低層次的資訊，在這一層次上，能夠滿足使用者對交流或監控的需要，這是專案經理、工程和建設人員管理專案所要求的最低水平；結構上的第二個層次將比第一層次要窄，而且提供資訊於另一層次的使用者，以後依此類推。
        結構設計的原則是必須有效和分等級，但不必在結構內建太多的層次，因為層次太多了不易有效管理。對一個大專案來說，4到6個層次就足夠了。在某些情況下，可以用兩組，例如，每組5個層次，一組詳細蒐集直到一個合同層次或一個主要設施層次的資料，而另外一組作為與設施較大的組成部分或較大的合同結合在一起的上層部分或綜合部分。這種雙層次結構的WBS只要設計得當也可以工作得很好，而且不限制WBS的發展。
        在設計結構的每一層中，必須考慮資訊如何向上流入第二層次。原則是從一個層次到另一個層次的轉移應當以自然狀態發生。此外，還應考慮到使結構具有能夠增加的靈活性，並從一開始就注意使結構被譯成程式碼時對於使用者來說是易於理解的。

（2）程式碼設計
        程式碼設計對作為專案控制系統應用手段的WBS來說是個關鍵。不管使用者是現場會計，現場其他職員或高階管理人員，程式碼對所有的人來說應當有共同的意義。在設計程式碼時，對收集的資訊以及收集資訊所用的方法必須仔細考慮，使資訊能自然地通過WBS程式碼進入應用記錄系統。
        程式碼設計與結構設計是有對應關係的。結構的每一層次代表程式碼的某一位數，有一個分配給它的特定程式碼數字。在最高層次，專案不需要程式碼；在第二層次，要管理的關鍵用程式碼的第一位數來編。如果要管理的關鍵活動數目小於9，假設只用數字編碼，則程式碼是一個典型的一位數程式碼，如果用字母加數字，此層可能有35個；下一個層次代表上述每一關鍵活動所包含的主要任務，這個層次將是一個典型的兩位數程式碼，其靈活性範圍為99以內，或者，如果再加上字母，則大於99；以下依此類推。如果結構有26個層次，需要的程式碼至少有20位，那就未免太長了，這也是結構層次不宜過多的原因之一。
        在一個既定的層次上，應儘量使同一程式碼適用於類似的資訊，這樣可以便程式碼更容易理解。此外，設計程式碼時還應考慮到使用者的方便，使程式碼以使用者易於理解的方式出現。例如，在有的WBS設計中，用程式碼的第一個字母簡單地給出其所代表的意義，例如用M代表人力，用E代表裝置綽。

（3）報告設計
        設計報告的基本要求是以專案活動為基礎產生所需的實用管理資訊，而不是為職能部門產生其所需的職能管理資訊或組織的職能報告。即報告的目的是要反映專案到目前為止的進展情況，通過這個報告，管理部門將能夠去判斷和評價專案各個方面是否偏離目標，偏離多少。

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