如何認識和處理ISO14001標準中“相關方”概念(轉載)

如何認識和處理ISO14001標準中“相關方”概念

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高度發展的人類活動汙染和破壞了環境，環境已經、正在或潛在地對人類給予了輕重不一的報復。為減緩環境的惡化，六十年代以來，一些團體和個人作為直接受害者進行了不屈的抗爭；此外，有關方面作為環境代言人，向破壞環境者施加了強烈的影響或提出了明確的要求,其形式包括環境立法、綠色消費和採購、國際貿易壁壘、公眾抗議、媒體關注等。ISO14000系列標準在此背景下應運而生了。ISO14000標準給各類組織提供了一整套標準化的管理工具，組織通過建立和實施適用的環境管理體系，使組織環境行為能持續地滿足各相關方在環境保護方面的要求。本文簡要介紹了ISO14001標準中“相關方”概念及其作用，並通過一些例項闡述了一個組織如何去滿足相關方的要求以及如何對有關相關方施加影響和控制。 　　對“相關方（Interested Party）”ISO14001標準的定義是：“關注組織的環境行為或受其環境行為影響的個人或團體。”按此定義，組織的相關方一般包括：立法、司法機關、社群居民、供方、合同方或承包方、客戶或消費者、股東或投資者、媒體、組織內部員工等。其中“員工”因為國際上通常將他們所受本組織汙染的傷害納入職業安全健康範疇，ISO14001標準也“不包含與之有關的要求”，“但它並不刻意限制一個組織將這方面要求納入整個管理體系，儘管認證／註冊過程僅適用於環境管理體系方面的內容”，因而本文不涉及員工利益方面的事項。此外，有關遵守法律法規的事項，ISO14001標準通篇涉及，本文在此不再贅述。 　 　一、標準要求中的4.2環境方針條款：組織應確保環境方針（f）“可為公眾所獲取” 　　組織的環境方針應當是公開的，任何公眾或相關方只要向組織索取，組織應無條件提供環境方針的文字或其複製件。目前大多數公司的做法是：一方面在環境方針中或在有關環境方針的體系檔案中承諾環境方針的可公開獲取性，另一方面還主動地通過電子或書面媒體或宣傳板展示環境方針。一些組織在向相關方提出環境保護要求時，隨函附上環境方針。 　　此外，由於環境方針是組織全部環境行為的意圖和原則的陳述，是組織的行為和環境目標指標的框架，大多陣列織在環境方針中都包含了處理“相關方”概念的一些原則，如“共享環境方面的經驗”，“鼓勵供方和合同方使用環境管理體系”，“相關方參預並與他們進行資訊交流”，“促進環保立法”，“與對環境友善的組織建立長期商務聯絡”等。組織一旦在環境方針中有所承諾，則在體系其它相關要素中應對實現上述承諾有進一步具體的規定，並執行這些規定。 　　國際上許多機構包括政府、企業協會，民間團體都制定了一些環境保護指導原則，一些組織的上級或母公司也有環境方針。組織在制定環境方針時應參考或必須考慮這些原則或方針。 　　二、4.3.1環境因素條款要求：“組織應確定其活動、產品或服務中它能控制或可望對其施加影響的環境因素”並“判定重要環境因素”。 　　組織在充分識別和評價組織行政、區域管轄範圍內有關產品、活動或服務中的環境因素的同時，應識別和評價組織使用的產品或服務中的環境因素。作為重要環境因素的評價因子，除考慮環境因素之外，還應從經營的角度還應考慮相關方關注程度以及組織公眾形象等方面。 　　這樣認識和處理是非常必要的。其一，組織本身的活動、產品、服務可能給相關方帶去許多重要環境因素；其二，組織使用的產品和服務也可以給組織或轉移給相關方許多重要環境因素；其三，環境問題具備全球或區域特性，只有全方位考慮才能避免、減少和控制環境風險和汙染的轉嫁。例如：產品一旦進入銷售商和消費者手中，汽車尾氣排放、售後維修服務、、燃油消耗、汽車報廢等都會給環境帶來較大影響。在汽車生產過程中，組織將涉及採購供方或承包方提供的大量產品或服務，如委託進行廢棄物處理、化學品運輸和倉儲、廠房及工程建設；採購發動機電噴系統、空調系統及其他零部件等，其中也有許多重大環境影響方面。這些與相關方有關的重要環境因素中，部分是組織自身力量可以控制的，部分是可以通過商務往來施加影響的。 　　至於組織使用的產品其生產過程中的環境因素是否必須識別和評價本標準未做明確要求，組織可自行決定如何對待。 　　　三、4.3.3 目標 指標條款要求：“組織在建立與評審目標時，應考慮法律及其他要求以及各相關方的觀點。” 　　組織在建立和評審環境目標指標時，除應考慮重要環境因素、環境方針承諾、技術可選項、組織運營及財務條件外，還應考慮法律法規的要求及相關方的觀點。境內許多企業在認證前或多或少存在違法或超標現象，組織應考慮優先改進這方面的問題。另外，許多情況下，相關方的觀點和要求是嚴於法律要求或法律未明顯涉及的。出於商業方面的市場壓力和組織良好的公眾形象考慮，組織應儘可能地滿足相關方的要求，制定和實現依據相關方意見而形成的改善環境行為的目標、指標。 　　河南新飛公司由於考慮到中國消費者對CFC FREE 電冰箱的要求，制定並快速實現了“全無氟”生產工藝和能力，公司因此也急速提升了市場份額。大連佳能公司、常熟夏普公司為順應美國市場對“白色”包裝物的限制，實施了用廢紙材質的緩衝包裝填料替代泡沫塑料的目標和方案。 　　四、4.4.3 資訊交流條款要求：組織的資訊交流程式“用於有關環境因素和環境管理體系”；b) “與外部相關方聯絡的接收、檔案形成和答覆；組織應考慮對涉及重要環境因素的外部聯絡的處理，並記錄其決定。” 　　組織的環境行為影響到相關方，或受相關方關注，或與相關方有聯絡；另一方面，相關方的環境行為也影響到組織的環境行為。為使有關重要環境因素得到有效控制和管理，為使環境管理體系得到有效執行，應就有關資訊與相關方進行溝通。組織應定期與政府機關及其他機構聯絡，查詢並獲取法律法規和要求的更新資訊。組織應向顧客和使用者宣傳環保產品資訊和有益於環境的消費方式和方法。在發生緊急狀態時，組織應及時與環保局、消防隊及社群居民進行聯絡，以便及時響應，避免、減少和控制環境影響和損失。組織應妥善處理相關方的環境投訴和抱怨，儘管這些要求可能是嚴於有關法律和標準的。組織應服從執法機構的管制，及時彙報組織的環境資訊以及有關變化因素。組織應按上級機關或投資方或股東的要求通報環保方面的有關報告和資訊，等等。 　　大亞灣核電站設有公共關係中心，專職處理公眾關注事項，僅1997年就接待了海內外13726人次的來訪，發放了大量的核安全宣傳材料。新飛公司在CI（企業形象）策劃中將環保形象作為企業主體形象進行了廣泛地廣告宣傳。國內許多公司在實施ISO14001體系過程中與當地政府建立了良性關係，主動改進環境行為，政府機關則主動給企業提供幫助並及時為獲證企業進行形象宣傳。 　　此外，一些組織通過與立法和執法機構的深入接觸和交流，促進了環境立法。大連三洋製冷公司與有關機構合作著手製定吸收式中央空調產品的國家環境標誌標準。聯合汽車電子有限公司建成投產後廣泛地與環保局接觸，促進了北京、上海、廣州及國家的汽車尾氣排放標準的先後出臺。該公司還積極與國內汽車生產廠家合作，促進了環保汽車產品的開發和生產。這方面的工作，在已開發國家和地區是相當普遍的，如美國AT&T公司明確承諾要支援環境立法，在中國，隨著國民環境意識的增強和市場經濟的發展，這種現象將會越來越多地為國人所知。 　　五、4.4.6執行控制條款c)要求： “對於組織使用的產品和服務中可確定的重要環境因素，應建立並保持一套管理程式，並將有關要求和程式通報供方和承包方” 　　一個組織的執行往往涉及大量的與相關方關聯的活動，如上文所述，在這些活動中含有對環境具有重大影響的因素。識別和評價這些重要環境因素，對其施加必要的影響並加以控制是ISO14001標準的核心特點之一，即通過市場與商業聯絡的力量促使各國和各企業共同努力，整體地改善環境保護工作。將環保條款作為重要的商務考慮，無論在國際貿易還是國內貿易中，已屢見不鮮，即使不實施ISO14001標準也是如此。 　　針對標準中4.4.6(c) 所要求的環境因素的識別和評價，如果是組織以前持續使用的產品或相對固定的服務,組織可在4.3.1環境因素識別和評價”中一併考慮。此外，組織在執行控制程式當中，必須有一個管理程式。程式應規定在採購新產品或服務時，先對其中具有的環境因素進行識別和評價。如果使用的產品或服務中有重要環境因素，應分別向供方和承包方提出相應的檔案化的管理要求，通過合同或協議確認雙方責任，並定期檢查和評審。當然，對相關方的影響和控制的成敗，還取決於組織與他們的商業關聯程度，以及他們自身的環境覺悟和市場競爭意識。 　　大亞灣核電站同其他採用現代執行模式的公司一樣，現場有許多工作由承包方完成，如核廢物現場管理，後勤服務、維修服務、保衛服務等。該公司的體系要求這些承包方與該公司員工一樣嚴格執行核電站、核安全、核環境的各項規章制度和檔案，其中還包括了同樣嚴格的人員資格和培訓授權的要求。英國石油公司（BP）在美國阿拉斯加的一家分公司現場有僱員1000名，但在現場為其提供包括鑽井服務的承包方的員工共有3000名。BP公司與承包方進行了良好的合作，使他們的工作能按BP體系的要求進行，同此也滿足了ISO14001認證要求。上海大眾汽車有限公司計劃每年要求幾家相關方著手實施ISO14001體系，並要求各相關方提供的產品採取可迴圈使用的包裝材料和方式。 　　有關供方產品生產過程中的環境因素，ISO14001標準沒有明確要求納入體系管理範圍。大部分組織的對策是通過調查供方現場環境行為並宣傳環境方針施加一些影響，也有一些大跨國公司採取了比控制更為“嚴厲”的影響方式。佳能、理光等日本公司已宣佈EQCD（環保、質量、成本、交貨期）經營思想。IBM總部則於98年4月向全球995家主要供應商和承包商公開發函，告之IBM的環保意圖，宣佈IBM將與對環境友善的相關方建立長期商務關係，鼓勵建立環境管理體系。此外，IBM公司每年對供應商進行第二方現場評審時還考慮環境行為的優劣度。 　　標準4.4.6執行控制中還包括了與相關方關聯的控制要求。如組織的廢棄物管理，如果自身不能確保無害化處理，則應交給環保局認可的外部機構進行無害化處置。又如組織必須進行新改擴專案的環境影響評價，必須由具備相應資質的專業機構進行，並最終獲得環保局確認，等等。 如果僅從商務關係的法律責任上理解ISO14001標準4.4.6(c)的要求可能造成風險和汙染轉移，並可能導致違反環保法律，也不符合ISO14001要求。 　　六、 ISO14001標準中有關相關方的其他要素中的相關要求 4.3.2 法律及其他要求：適用於組織的應遵守的法律和其他要求，除包含有關法律、規章、標準外，還應包括相關方特別是投資者、顧客、社群、組織參加的社團和非政府組織的有關要求。 4.4.1組織機構和職責：組織可在自己的手冊中規定那些長期為其服務或提供產品的相關方的職責，以及明確對相關方管理的部門職責 4.4.2 培訓 意識和能力：為保證自身的環境行為，組織可要求相關方對其顧客實施所要求的培訓，以使他們具備必要的技能和意識,必要時由組織親自實施培訓、考核和資格認定。 4.4.5檔案控制： 要使相關方遵守組織的體系規定，必要時組織應將本公司的有關體系檔案發給相關方，並實施有效性管理。 4.4.7應急準備與響應： 組織應在體系檔案中規定緊急狀況下與有關相關方的聯絡和合作事項。可行時，組織應與相關方共同策劃和實施應急程式的有效性演習。這方面，大亞灣核電站有著非常豐富的實踐經驗。 4.5.1 監測與測量和4.5.2不符合糾正及預防措施：既然與相關方關聯的重要環境因素得到確認，並有改進計劃或執行控制，就必須進行必要的日常監督檢查，對現場承包方是否遵守了法律法規也應同內部情況一道進行定期評審。發現不符合同樣應要求採取糾正和預防措施，必要時應中斷合同，以確保他們適合組織的體系要求和組織遵守法律的整體承諾。 4.5.3記錄：組織應對處理相關方事務的記錄進行管理。此類記錄是驗證組織的體系是否有效執行，是非遵守法律的見證材料。 4.5.4環境管理體系稽核：如相關方要求，組織可接受相關方實施或委託實施的第二方稽核，以及委託第三方實施的認證稽核。 4.6 管理評審：正確有效地處理相關方事務是ISO14001體系的重要方面，管理評審時應對此給予關注。相關方提出的新的或特殊要求是構成體系持續改進的重要輸入條件之一。

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