(原)淺談採購業務規劃

本文經修改之後發表於IT168(說起來好笑,其實是我應聘的簡歷上的東東)

11、淺談採購業務規劃
http://tech.it168.com/m/2007-08-08/200708081031875.shtml

在絕大多數的製造企業，原材料在銷售成本中按照所佔金額比例是第一位的，所以採購有舉足輕重的地位。但是，採購業務經常會發生斷料、質量不穩定、成本居高不下的問題，那麼，究竟原因在哪裡呢？

我個人認為：很重要的原因就是忽視了供方的選擇和評價過程。

下面，我來詳細地描述一下，符合ISO標準的採購過程是如何操作的。

 

採購業務按照TS/ISO16949或ISO9000-2000的標準要求，可以識別為兩個過程：供方的選擇評價過程和採購實施過程。本業務規劃詳細地描述了整個業務流程的輸入、輸入相關記錄、處理流程、輸出、輸出相關記錄，這裡著重強調輸入和輸出的相關記錄，因為採購的物流、資金流和資訊流要求有很強的追溯性，這些記錄將為採購工作提供強有力的支援。

1.      供方的選擇評價過程

供方的選擇評價過程是採購業務的根本，實際上，作為採購的管理者，對供方的選擇和評價的重視應該超過採購實施。本人認為供方開發類似於質量先期策劃，實際上選擇的供方已經決定了採購產品的交付能力、質量等級和成本控制力度。因為在某一階段內，一個供方的供貨水平是基本穩定的。

所以供方的選擇評價應該慎重，嚴格按照質量體系標準實施，對從產生需求、供方選擇、供方評價、產品批准、商務談判、批准供方各個環節予以量化的監控和評價。而且由於各個環節相互關聯，每一個環節的輸出均為下一個環節的輸入，因此需要嚴格控制輸入的準確性，保證輸出完整並符合輸入的要求。

    在供方批准後，就要對供方實施管理，其中主要包含三個方面：供方日常監測、質量體系開發和年度評價。供方監測是對供方的交付能力予以資料化考核，質量體系開發用於提高供方的質量保證能力，年度評價是綜合考評，用於約束和激勵供方。同時，以上的評價也會為供應商的淘汰、額度分配提供有力的量化的相對客觀的佐證。

 

下面是本人做的一個供方選擇評價過程分析表：

 

輸入&記錄	業務流程	輸出&記錄
產品開發的需求 1、  採購產品重要度分級表 2、  技術標準 3、  驗收標準 4、  需求計劃 5、  供方和產品開發計劃	採購部門對產品開發要求進行評審	產品開發進度 1、樣件開發計劃
產品開發進度 1、  樣件開發計劃	採購部根據進度和資源初步選擇供方	初步選擇的結果 1、預選供方名單
初步選擇的結果 1、預選供方名單	採購部對預選供方進行評價	評價的結果 1、  供方的基礎情況調查表 2、  供方的質量體系證書 3、  供方評價紀錄
通過評價的結果選擇合適的供方，進行產品開發 1、  合適的供方提供的產品 2、  技術標準 3、  驗收標準	對供方提供的產品（樣品）進行批准	1、  樣品/小批量鑑定表 2、  如有需要，進行PPAP甚至是產品稽核
提供供方相關的檔案 1、供方的基礎情況調查表 2、供方的質量體系證書 3、供方評價紀錄 4、樣品/小批量鑑定表	管理者代表根據完整的資料對供方進行批准（本過程也可以在商務談判之後）	批准之後，要納入 1、合格供方名單（實際上，合格供方指的是允許指定供方供應指定產品）
在產品批准之後進行商務確認 1、  樣品/小批量鑑定表 2、  報價清單（初步報價應在產品開發之前）	採購部和供方進行商務談判	雙方達成共識 1、  採購合同 2、  質量協議 3、  技術協議
對納入合格供方的供方進行日常供貨業績的監控： 1、  供方交付監控表（交付、質量） 2、  降價計劃 3、  服務投訴記錄	對供方的交付、質量、成本和服務的日常紀錄進行彙總和評價	對供方的業績考核結果 １、供方月度評價表 ２、供方年度評價表
同時，需要對供方的質量體系進行監督，提升供方的交付、質量控制、降低成本的能力 １、供方質量體系開發計劃（第二方稽核計劃）	供方的採購質量工程師按照計劃對供方進行稽核和指導	得到供方的質量體系保證能力的評價，並且其結果要納入供方年度評價表 １、供方質量體系開發記錄
供方年度評價表量化分數的結果 １、供方年度評價表	根據該結果，淘汰部分不合格的供方	制定 １、供方和產品開發計劃

 

 

 

 

 

 

 

2.      採購實施過程

採購實施的過程是公司最關注的過程，其績效是考核採購實施中的準時交付率（數量、時間）、質量（到貨批次合格率）、價格三個指標。其主要的環節分解為：產生需求、下達採購訂單、到貨檢驗、入庫、倉儲管理、發貨、服務（現場和售後）、付款。作為採購管理者，應該對各個環節的表現予以量化的考核並關注。尤其是採購需求的確認環節和採購到貨的統計環節經常出現問題。採購到貨統計不準確或不及時就會影響採購業績，而採購需求的預見性和準確性是決定採購實施成敗的關鍵。

輸入&記錄	業務流程	輸出&記錄
採購需求 １、生產需求 ２、庫存 ３、其他需求	採購部門對採購需求進行評審	採購計劃 1、月度採購計劃
採購計劃 １、月度採購計劃 ２、合格供方名單	採購部按照採購計劃和供方表現對配額進行分解	１、採購訂單
按照採購訂單執行 １、採購訂單 ２、送貨單 ３、驗收標準 ４、有要求的話，供方必須提供相應的檢驗報告	質量對產品進行檢驗，倉庫按照檢驗結果對產品進行接受，採購按照入庫單對訂單進行跟蹤	１、到貨登記 ２、入庫單 ３、質量資訊反饋單
１、質量資訊反饋單	傳達到供方並要求供方及時反饋	１、閉環的質量資訊反饋單 結果應納入月度供方評價表
生產現場的資訊反饋	現場服務，對供方的產品質量進行跟蹤，通知供方整改	供方對現場服務的結果應納入月度供方評價表
１、應付賬款餘額 ２、採購合同	制定付款計劃並執行	１、付款計劃 每支付一筆，應在付款計劃中核銷，防止遺漏或者重複

 

 

 

作為管理者，可以管理至各個環節最細微的末節，但是要考慮管理成本和管理方法。本人對用excel或資料庫管理採購和倉庫資訊不能認同，在實際過程中，資訊的共享性和及時性比較差，但最關鍵的是物料清單和編碼不能受控，會經常性的誤導操作人員，產生錯誤資訊。作為OEM工廠，上ERP

來自 “ ITPUB部落格 ” ，連結：http://blog.itpub.net/7942439/viewspace-212/，如需轉載，請註明出處，否則將追究法律責任。