導讀：
眾所周知，歐尚集團是目前全球最大的零售商之一，創立於1961年，在過去的45年中，它已經成為跨越11個國家的大型零售企業，光在北京一地，就坐落著幾個連鎖超市。
每逢過節前，中國人總是習慣大包小包從超市拎回一些年貨。看著琳琅滿目的商品，充足不斷的貨源，您可曾想到這背後會有眾多的採購公司在為我們做支援，強大的IT系統作保障，歐尚國際貿易公司就不例外。
今天我們們就講講商品背後的故事。
女CIO開展ERP建設如何入手
歐尚國際貿易公司是歐尚集團下負責採購的分公司，在亞洲擁有上海，廣州，香港，曼谷和新德里5個採購中心，為全球的超市及其他零售終端進行低成本貨物的採購，其中上海中心專門為歐洲13個國家、100家門店採購百貨、家電、紡織品、食品等多類產品，採購額達到700W美金，每天的採購訂單有幾千張，綜合量訂單多達1.2萬到1.5萬每年，可謂是貿易之多，管理任務之繁重。
Bonnie，一位幹練的女士，從2004年到2009年底一直在上海擔任採購中心的財務經理，主要處理採購過程中單據、發票的管理。
財務出身的她開始並沒有接觸IT，但是隨著公司業務的增多，公司購買了新系統來保證業務的正常運營，所以在財務資料管理方面，Bonnie需要切換系統，並隨之提出需求，改進系統，做專案實施。從此她便開始和IT打上交道，坐上了IT部門的頭把交椅，用她的話說就是IT、財務一把抓。
業務的發展需要強大的IT系統做後盾，這是一個普遍規律。在公司資訊系統建設初期，歐尚便一一上馬了訂單系統、物流系統、財務系統和一些其他自主開發的小工具。隨著業務的不斷髮展，系統中產品種類達到二三十萬個，每個產品屬性的設定越來越細緻;加之在進行貿易時的貨物發運，目的港驗收和物流等環節變得更加複雜，各系統間的資料交換逐漸增多，公司考慮到：公司需要一套完全整合而整合的管理解決方案才能滿足業務的需求，改善現有系統，實施新的解決方案刻不容緩。於是Bonnie帶領著自己的團隊開始做籌備。
“通常是這樣，業務部門先提出自己的需求，介紹業務規模有多大，發展規劃是什麼，二次開發報表需求是怎樣”，Bonnie講述著自己做IT專案的方法，“根據這些，我們會分析購買的軟體定位在一個怎樣的水平上，在這個範圍內進行競標。通常我們會過多考慮在二次開發方面，因為根據我們的業務需求，會有一些小專案需要滿足，二次開發情況較多;其次是產品的文化因素，因為歐尚畢竟是一個法國公司，同時還有報表系統相容等問題。”
貿易公司建設IT系統應重點考慮庫存
通過嚴格的測試和綜合考量，歐尚最終選擇了Sage ERP X3解決方案，採用了採購、銷售、庫存、應收應付、總帳等模組。她說，之所以選擇Sage，主要是考慮了幾項因素：
首先，公司的銷售訂單通過介面從歐尚國際採購系統傳入到 X3系統中，當它接收到銷售訂單的資訊後，會自動生成供應商採購訂單;此外採購收貨資料也是通過介面傳入進系統的，當它接收到該批次的採購收貨記錄後，會自動觸發銷售發貨功能進行發貨，這就解決了銷售訂單與採購訂單以及收貨等管理的完全自動化。
其次，在X3系統中做銷售發票後，可直接匯出開票的EDI檔案傳給國外客戶。
第三，Sage為歐尚在ERP平臺上開發的銀行自動付款功能使公司獲益良多。系統可以定期產生銀行付款建議。經過審批後，將銀行付款檔案匯入到銀行系統中觸發付款指令，銀行付款完畢後傳回付款的資訊給X3，在X3中完成記帳。她強調，特別是系統為多幣種間的付款提供了強大的支援，如USD付EUR的，系統可以自動傳回確認付款的匯率。
最後是存貨管理。貿易公司是儘量降低存貨量的，在系統中有了收貨後會直接發貨。但部分訂單是必須有存貨。根據此要求，IT人員配置了系統可以按訂單進行存貨管理，同一個產品針對不同的訂單，可以進庫存或不進庫存，這也體現了系統的靈活性。
採訪結束之前，Bonnie也總結了在做IT專案中的難點和重點，她認為貿易公司相對於其他型別的企業，在資訊系統建設方面還是比較簡單的，更多應該關注在庫存管理方面，因為降低庫存往往可以使貿易型企業節省成本，但它也必然存在很大的風險。“產品是有自然生命週期的，放時間久了，價值就會降低，存貨的風險就會加大;同時美元採購，歐元上市給我們帶來了外匯風險。對於專案經理來說，對業務流程的瞭解程度是至關重要的，業務邏輯要清晰。資訊系統一定要適應業務的發展，同時要能滿足內部控制，因為細節對系統的影響很大。”