暢順的專案操作
一個用整合概念考慮干係人的案例
短視造成的管理困難
在中國培訓專案管理比較困難。我們一般都關注專案當前的利益與效能，比較長遠一點的後果，大部分情況都看不清楚。比如評審，我們看到的是評審所需的額外工作量與時間，而看不到可能提高的產品質量。其實這個也不是不可以理解的，因為眼前投資在評審的努力，如果操作不當，也的確未必能夠得到提高質量的回報。
藉助業界的經驗
這個不單是理解與否的問題。業界的專案管理理念已經非常成熟。CMMI裡面提到的用過程域來組織，並且專案管理與其它領域的過程域混在一起。如果這樣不夠明確，不夠系統，那麼，在6 Sigma裡，也制定了兩個型別的專案操作模型，作為一個很好的構架，收集到業界在各種活動裡的最佳實踐，作為充實執行效能的工具。如果有新的最佳實踐出現，6 Sigma是最能把它吸收到構架裡的模型。同時PMP的要求就係統與全面地描述了高效專案管理需要考慮的因素，包括有效的傳遞專案資訊。我們很多專案經理都已經拿到PMP的證書，也應該有一定的理解，就是在實際情況用不上，因為領導過分關注進度，對質量與效率不關心。這也無可奈何，因為他們確實不能檢查質量，可能是因為沒有時間，更重要的，可能是沒有監督質量的能力。
縮短週期的出路在於提高效率
其實要縮短週期，最好的方法就是提高效率。我們應該關注執行效率，否則越想縮短週期，越會造成混亂，容易犯錯，增加了返工量的比例，實際上反而導致無謂的延誤。如果專案經理的基本態度，就是按業界從提高管理效率出發來實施專案管理的理念，反而更可以縮短週期，滿足領導的要求的。
問題在於這個途徑不很直接，它的成功在於共同目標、及時地溝通，並且減少返工，如控制中間版本數量，等等。有關這些因素的策劃不簡單，需要經驗。所以能夠讓專案經理們接受的，應該是不要求太多的策劃與經驗，同時很快能讓他們感覺到效果的。我最近不斷思考這個問題。有一個可行的想法，就是把專案的操作做得暢順，因為這個境界容易理解，同時實施起來也不會太複雜、困難。
讓專案的執行更暢順
要一個專案的操作暢順，每一位專案成員都需要非常自然地知道每一天的任務與期待的活動，比如要參加什麼會議，處理哪些缺陷，開發什麼模組，等等。如果我們有一個軟體工具，在員工每一天上班的時候，第一次開啟電腦，就會自動地顯示這位員工當前需要處理的任務，以及每一個任務的要求，當前狀態，與任務和活動相關的資料，那就讓員工非常容易地完成這些活動與任務，讓專案的工作變得暢順。
我們通常就認為我們已經有任務指派的工具，就足夠了。這就是還沒有從員工的出發點看問題的結果。員工需要執行的，遠遠不止是正式的指派任務，其他的活動，最低限度包括需要參加的評審，需要解決的變更請求（缺陷），以及每一個專案會議裡面談到的，要處理的小事情。如果我們能夠把員工當成客戶，從他們的觀點出發，把所有這些都集中起來，對每一位員工的工作效率，以至專案的總體效率，都是有幫助的。
用整合心態看待專案成員這個干係人
這是一個典型的“整合”的概念。CMMI的“整合專案管理”是一個特殊的過程域，我遇到過很多對“整合”這個概念的困惑，一般以為把不同的計劃，如專案計劃，QA計劃，配置管理計劃，合在一起，就是“整合”。也有比較好一點的，認為這幾個計劃相互“配合”才算“整合”。其實“整合”是一種考慮所有相關因素的心態。CMMI裡面提到“干係人”，一個具備“整合”心態的人，當然自然地會努力地識別任何可能的干係人，並且企圖瞭解每一個可能的干係人可以對專案造成的影響，須要參與的情況、途徑與條件等等。而且干係人對專案的影響很大，所以CMMI明顯提出來。但是這個“整合心態”，是需要在每一個事情的考慮過程中體現出來的。在CMMI的評審之中，如果專案曾經這樣考慮過，大家就可以非常自然容易地表達我們如何如何考慮了哪些干係人，然後這些考慮與他們的參與有什麼結果等等。專案成員，也是一個非常重要的干係人。這裡談到的，考慮如何把員工需要的資訊組織起來，讓員工工作的更有效，提高專案的效率，只是一個案例而已。我希望大家認識到，這樣的“整合心態”，是效率的一個關鍵因素。
專案成員的整合資訊
資訊有效的釋出與傳遞，可以使用工具。我發現我們有很多工具，主要的目的在於限制行為，比如這個欄位沒有填寫，就不能進入下一個階段等等。有時候這個是需要的，因為這個欄位的資訊是下游工作所需要的。但是如果限制的目標在於強迫員工填寫資訊，這個就不必要。要求員工填寫不必要的資訊就是有問題的。工具的目的，應該是執行需要頻繁、重複、精確的工作，而不是需要判斷的工作。如果真的使用工具來判斷，如醫學的診斷工具，也應該必須人工審批，否則風險很大。資訊的釋出與傳遞就是這樣一個工具的合理應用。一句話，工具只能是輔助與提供參考，不應該主宰員工行為。
員工活動資訊的釋出與共享
假設我們已經具備一個員工活動資訊的工具。讓我們考慮一下以下的活動：
· 任務指派
員工的任務指派，可以與專案計劃關聯起來。這個自然不過。要留意的，就是我們習慣不做專案的總體計劃，只做周計劃、月計劃等這型別的時間段計劃。這不是一個健康的習慣。我們應該使用總體計劃，並且從總體計劃裡指派員工的任務。實施方面，如果能夠把微軟Project 一類的工具裡的資料，共享到我們的員工活動資訊工具，就可以方便地向員工提供他們需要知道的資訊了。要留意的，就是每一次Project裡的資訊修改，受影響的員工，需要得到比如郵件這樣的主動通知。
<!–[if !supportLists]–>· <!–[endif]–>評審會議
評審活動需要預早策劃。評審的日期、評委名單、評審重點與目標、評審物件的分發等等資訊，都需要主動通知相關員工，也需要與員工活動共享。
· 變更處理
處理變更的指派，通常是通過一個如ClearQuest之類的工具完成。值得留意的是這個是一個非常強大的工具。它的功能遠遠不止修改缺陷的任務指派，它還是一個有效的配置控制工具，也是一個專案重要資料的收集工具。我們需要把變更的指派與記錄工具，關聯到檔案存放的控制與產品（尤其是軟體）的構建上，才真正地可以保證產品基線的完整性，構建的產品內容與質量才能保證。任務指派需要立刻主動通知相關人員，並且與員工活動資訊工具共享。
其實變更控制系統不但能夠處理修改缺陷，也可以處理新增的功能等等需求。再進一步，如果我們勇敢一點，想象一下，把任務作為一個“變更”項通過變更系統下達，就可以節省了整個任務下達的系統的成本。但這是有點跑題了。
· 專案問題跟蹤
在專案裡一定會有很多與工作有關的會議，包括策劃的、行政的、技術的、等等。這些會議通常都會發現一些問題，需要員工處理。比如，有一些小技術問題，需要找其他專案的人員協調一下；或是一些專案依賴其他單位的事情快要到期，需要監督一下，保證如期實現；甚至有重要的會議需要召開，誰需要安排場地，誰要負責設施，誰要安排運送，等等。這些事情，通常都不會在專案的正式計劃與任務下達工具裡記錄。所以專案需要有一個（是獨一無二的一個，不多不少）問題跟蹤單。上面的每一項都會有負責人。這些資訊也需要主動通知負責人，並且與員工活動工具共享。
· 專案活動
專案將會有很多會議與其他活動，包括培訓、例會、技術會議、研討會、文娛活動、社會公益活動，等等。其中培訓與專案例會尤其重要，我們不希望員工缺席。這些資訊，都需要主動通知相關員工，並且與員工活動工具共享。
工具的實施
這些工具可以是很簡單的。網頁就是一個非常好的實施方法。每一個專案都需要有自己的網頁。員工上班時一登入網頁，就可以看到上面提到的共享資訊。每一位員工就會非常容易明確地知道自己需要完成的任務，以及這些任務什麼時間需要完成，它們的相對重要性與緊急程度。網頁上也可以建立與專案其他重要資訊的連線，讓員工容易找到需要的資訊。這樣大家都可以把自己的時間安排得好，相互配合，高效完成專案的活動，保證最短的週期。
當然，這個不是唯一的實施方法。我鼓勵大家更能建立一個“整合心態”。用中文表達，就是整體考慮問題。然後利用大家自己的創新能力，建立最有利專案提高效率的方法與工具。這才是我在這個部落格與大家溝通的最終目標。