作者：馬振華
會議已經成為專案經理的一項重要工作內容，它提供交換和分享資訊與觀點的手段。專案經理和團隊成員在專案會議上花費了大量時間。在專案環境中，會議作為管理溝通的一種方式是否經濟和有效，常因專案經理的溝通技能不同而有差異。會議需要許多時間和精力，因而只有必需時才召集會議。然而，許多會議並非富有成效，這些會議準備得不夠充分，主持得也毫無章法。因此，懂得召開什麼型別的專案會議，什麼時候需要召開會議和召開多少次會議，以及如何有效地主持專案會議是非常重要的。專案會議的型別及其目標專案經理可能需要召集許多不同型別的會議。這些會議包括：專案啟動會議、專案計劃會議、專案狀態/評審會議和問題解決會議等。每一種會議需要達到特定的目標，因而要有相應的會議內容。下面就每一類專案會議分別論述其目標和內容。
1．專案啟動會議
根據專案的來源，專案啟動會議又可分為內部專案啟動會議和外部專案啟動會議。
(1)內部專案啟動會議是指承包商的專案經理在承包合同簽署後召開的專案啟動會議。一般由內部專案發起人(來自管理層)、客戶經理、專案經理和專案團隊成員參加。
內部專案啟動會議的主要目的是：
1、定義專案及其主要團隊成員；
2、使團隊成員明確他們在專案中的職責和角色；
3、概要地討論專案的相關內容。
在內部專案啟動會議上主要討論的內容有：
1、專案概述；
2、專案的範圍和可交付成果；
3、專案的總體計劃及專案的進度規劃；
4、專案的組織結構；
5、專案假設及風險；
6、專案檔案儲存、存檔要求。
(2)外部專案啟動會議是由承包商的專案團隊和客戶的專案團隊共同參加的專案啟動會議。一般由承包商的專案經理召集和主持。啟動會議後，承包商專案團隊將著手編制詳細的專案計劃。
外部專案啟動會議的主要目的是：
1、明確雙方對專案的期望；
2、確定客戶和團隊成員的角色和職責；
3、在進入計劃階段前，再次確認客戶的專案需求，並確保雙方對專案需求理解一致；
4、將承包商的團隊成員介紹給客戶，以便在專案中更好地合作。
這個會議使客戶成為專案團隊的成員，從而增加客戶對專案的承諾。這對專案成功來說是至關重要的。
在外部專案啟動會議上，專案經理向客戶介紹的主要內容包括：
1、專案概述；
2、專案對客戶的價值；
3、專案範圍和可交付成果；
4、專案團隊；
5、專案時間表；
6、專案實施方法(風險及假設)；
7、專案所應達到的質量；
8、結論。
2．專案計劃會議
專案計劃會議是由專案經理召集和主持，專案團隊成員參加的專案會議。專案經理要根據專案的大小及專案對組織的重要性來決定專案計劃的詳細程度。專案計劃會議主要目的是：
1、編制詳細的專案計劃；
2、專案任務分配：將工作任務明確分配給特定的團隊成員。對於每一項任務，必須註明負責人及預
3、計完工的日期，並要求負責人當面做出承諾；
4、使團隊成員對專案有一個整體的瞭解。
專案計劃會議的主要內容包括：
1、根據WBS確定里程碑，進一步定義專案活動和任務；
2、預測完成活動和任務的歷時，將活動和任務分派給團隊成員；
3、討論完成活動和任務的方法；
4、確定活動和任務的相互關係和順序，並根據專案時間表制定專案進度計劃；
5、制定專案成本計劃、專案質量計劃、專案溝通計劃、風險控制計劃和專案採購計劃等。
3．專案狀態/評審會議
專案狀態/評審會議通常由專案經理召集和主持。參加會議的成員一般包括全部或部分專案團隊成員、客戶和來自高層的專案負責人。專案狀態/評審會議應定期召開。例如，內部專案狀態/評審會議可每週召開一次。與客戶進行的專案狀態/評審會議可長一些，如每月或每季度召開一次。這應根據專案的持續時間和合同要求而定。
專案狀態／評審會議的主要目的是：
1、介紹專案進展情況；
2、專案是否偏離進度計劃，若偏離，應採取什麼樣的措施；
3、說明造成進度偏離計劃的原因和如何在今後的工作中防止偏差；
4、彙報在專案執行中發現的問題及潛在的問題，如何解決所發現的問題及如何防止潛在的問題發生；
5、應引起客戶或專案負責人注意的事項，如客戶可能尚未簽署某一檔案等。
在專案狀態／評審會議上，需要討論的主題有：
1、自上次會議以來所完成的工作，明確已實現的關鍵專案里程碑；
2、專案成本、進度和範圍情況：
▲進展情況：將工作完成情況與基準計劃加以比較，工作完成情況必須是最新的；
▲預測：根據目前的進展情況和需要完成的專案任務，預測專案完工日期和專案完工成本，並將它們與專案目標和基準計劃進行比較；
▲差異：明確專案成本和進度的實際情況與基準計劃的差異，差異可能是正的——如提前完成計劃，也可能是負的——如沒能按時完成計劃或超過預算，要找出造成負面差異的問題。糾正措施：有些情況下，可以在專案狀態／評審會上提出糾正措施以獲得客戶或管理層的批准，如獲得加班的授權，以便使專案趕上進度。在另外一些情況下，專案經理要求單獨召開解決問題的會議，專門探討糾正措施。
4．解決問題會議
當專案團隊成員在專案中發現問題或潛在問題時，專案經理應根據專案之初設立的準則(根據問題的大小、可能對專案造成的影響等)來決定是否召集相關人員開一個問題解決會議。如需召開，專案經理要決定會議應由哪些人參加。這些問題不應等到下一次專案狀態/評審會議解決。儘早地發現和解決問題對於專案的成功非常關鍵。
解決問題會議的內容主要涉及採用一個好的解決問題的方法。
解決問題的方法包括以下幾個步驟：
1、描述問題；
2、找出並確定產生問題的原因；
3、找出可能解決的方案；
4、評價各個可行方案；
5、確定最佳解決方案；
6、修訂專案計劃，要注意解決
7、方案對專案其他領域的影響；
8、實施解決方案；
9、確定問題是否得以解決。
除了每一種會議可以達到其特定目的外，通過這些會議，專案經理還可以達到以下目的：
1、提供機會改正、更新和增加專案團隊的知識，從而制定出更為準確的成本和進度計劃及績效狀態報告。
2、幫助團隊成員識別他們的個人努力方向，如何使他們的個人努力成為實現專案目標的一部分，並瞭解他們的個人成功將如何增加團隊的成功。
3、增加團隊成員對專案的承諾。當團隊成員在會議中參與決策時，他們更有可能接受這些決定，併為之而努力。通常，人們反對某一決定，並非是因為決定內容本身，而是因為他們沒有被徵詢有關決定的意見。此外，比起個人所做的決定，團隊決定更不容易被質疑。木增加團隊的凝聚力，使人們感受到專案團隊的存在，並確實作為團隊一起工作。
4、使專案團隊意識到，在管理當前專案中，專案領導作用的存在。
5、在特定環境下，為團隊成員提供一個展示他們在解決專案問題時的創造性。
在召開會議之前，專案經理必須要定義會議目標。這些目標要具體、可測量、可實現和以結果為導向。專案經理要明確所有專案團隊成員在會議中的角色，甚至輪換這些角色，以便每個成員都有機會得到鍛鍊和獲得主持會議的經驗。
5、專案會議的頻率
在專案會議的頻率與其潛在的利益之間，應保持合理的平衡。會議的頻率與專案的生命週期相關。在概念和可行性階段，應召開更多的計劃會議，以便在原則上就最終目標和達到這些目標的方法達成共識。在這一階段，客戶的需求要得到充分滿足。但是，概念一旦被最後確定，團隊成員便進行詳細設計，實施計劃和開發產品，會議的數量要減少。然而，狀態/評審會議的頻率可能在實施計劃、開發產品和專案接近收尾時增加，因為此時有許多事情需要協調。通常，評審會議有益於在專案實施和後期工作中避免使用過多的時間和資源。
下面是一些減少會議數量的實用指南。
在召集會議之前，專案經理應先回答下面問題：
1、需要召開會議的主要事項(問題或機會)是什麼?
2、引起問題的事實或假定是什麼?可能的機遇是什麼?
3、潛在的備選方案是什麼?他們的成本和收益如何?
4、可以給與會者提供什麼樣的建議來處理眼前的問題?
5、如果不召集會議，可能的結果會怎樣?
回答上述問題，可能使你意識到根本就沒有必要召開會議。
6、如何管理專案會議
管理會改是一項很重要的管理功能。這包括計劃、組織、指導和控制。一個管理良好的會議是分享資訊、明確方向和消除模糊的有效方式。它有益於協調團隊成員的努力和對專案事項獲得即時反饋，提供了一種集體解決專案問題和獲得機遇的方式。會議主持人通過計劃、主持和引領會議，創造適當的團隊氣氛。他／她必須明確對會議的期望。依據專案要達到的目標，主持人必須指導、闡明、控制、總結和評估會議結果。如果主持人在會上講得過多，會議可能會低效。主持人的影響取決於與會者對他／她要達到會議目標努力的認可度和他／她幫助與會者達到這些目標的技能和效率。
會議可能是低效的或完全是浪費時間的，特別是專案經理犯下面一些常見的錯誤時：
1、召集太多或太少的會議；
2、在會前忽視分發會議日程；
3、沒能邀請有決策權的管理人員；
4、沒能與在會上做主要發言的人員協調；
5、在瑣碎的事情上花費太多的時間；
6、沒能將活動任務分配給具體人員。
專案會議是否成功依賴幹各種不同因素。這包括會議型別(嚴肅的還是自由的)、會議形式(正式的還是非正式的)、提前計劃的程度和主持人表現的權力水平。專案經理必須意識到達些因素，並恰當地利用這些因素，以便有效地管理會議。
下面就如何有效管理會議提供一些實用性指南。
充分計劃和良好管理的專案會議，可能會非常富有成效。就像下面將要討論的那樣，有效的會議管理髮生在會議之前、會議期間和會議之後。
(1) 會議前。
按前面所論述的問答程式，決定會議是否確實需要。如需要，那麼就要：
1、確定會議目標，要把專案進展或狀態評審會議與問題解決會議分開舉行；
2、為會議討論設定基本規則；
3、確定誰確實要參加，並只邀請這些人員；
4、儘早通知與會者會議的目標、地點和時間；
5、事先分發會議日程；
6、列出要在會上涉及到的事項，並預演會上的發言；
7、按時開始和結束會議。
(2)會議期間。
為了使會議儘量簡短，且富有成效，專案經理應做到以下幾點：
1、制定具體時間限制，並堅持這一時限；
2、會議一開始，就要明確會議的具體目標；
3、多從與會者處瞭解情況(聽應多於講)；
4、使會議按日程進行，防止與會者“跑題”；
5、利用直觀教具幫助說明你的觀點，鼓勵其他與會者效仿；
6、就是否達成一致意見或仍然存在分歧，定時總結討論結果；
7、當工作需要進一步完成時，將工作分配給團隊成員。
(3)會議後。
當然，絕大多數工作要在會議之外完成。因此，要跟蹤團隊成員所分配的工作和分發準確的會議記錄，並在下次會議上使用會議記錄，檢查工作結果。
要保留會議記錄，特別是專案計劃、組織和評估會議的記錄。這些記錄要簡潔、清楚和具體。會議記錄可以包括下面內容：
1、下次會議的時間、地點和說明；
2、這次會議的時間和地點，與會者名單及其在專案中擔任的角色；
3、討論的會議事項；
4、已達成一致的決定和需要進一步研究的問題；
5、活動事項和負責跟蹤及在下一次會議上向團隊彙報的人員。
美國的統計資料表明，一個專案經理一生中，平均大約用8年的時間開會。在專案環境中，時間通常是很緊迫的，因此使用一些能使會議重點突出和富有成果的特殊方法是重要的。這可以通過確保主持人和與會者都能很好地扮演其角色來實現。下面是一些能使團隊會議更富有成效的建議：
1、主持人的角色是設定期望，確保團隊集中討論會議主題和避免偏離主題，並鼓勵團隊成員積極參與。參與會增加團隊成員對專案的接受和承諾。
2、與會者的角色是做好準備，表現出自信和興趣，發言時不要“壟斷”討論。
幽默的角色是活躍會議氣氛，並可提升和指明團隊的道德水準。幽默要健康，即不要諷刺和指向任何團隊成員。任何時候都要避免使用種族和性別偏見的幽默。中國的讀者和美國讀者文摘上的幽默是為大眾廣泛接受的，可供參考。
如果要參加由別人召集的會議，專案經理和職能經理一樣可能都不喜歡這類會議。毫無疑問，良好組織的專案會議為專案成功提供了有效工具。但是，專案經理有時可以利用電話，與團隊成員私下討論或召開簡短的特別會議來解決一些很重要的問題。
專案經理必須記住，好的專案會議本身並不是溝通的終點。專案經理必須通過增加他們對結果的承諾水平，使團隊成員遵從他們的承諾。可以通過下表中所介紹的技巧來激勵這樣的承諾，以便能召開GREAT會議，即會議能使團隊成員更有效和更富有成果。