從程式設計師到專案經理（13）如何管理自己的時間（下）

　　對很多專案經理而言，是沒有什麼所謂的“我的時間”的，因為他們不是在管專案，而是被工作的潮水帶著跑而已，他們的時間被工作主宰了。專案經理必須要主動的管理自己的時間，合理安排自己的工作，才能真正“翻身”做自己時間主人。

　4.管理者無需事必躬親

　　有一種型別的管理者，他們不論什麼事一定要親自去做，至少也是親自過問。人們習慣用一個成語來讚美他們，叫“事必躬親”，彷彿諸葛亮再世一般。凡事親自去做未必真的可取，為什麼諸葛亮只活了53歲，恐怕跟他這種事必躬親的精神也有莫大的關係吧——他是把自己累死的。

　　（1）不要和下屬搶事做

　　管理者相對於操作層員工，多了一項法寶，就是授權。理論上，只要員工可以勝任，所有的工作都可以授權。事實上，總經理為什麼能對全公司發號施令、對工作進行變革，那是因為董事會授予了這個許可權。連這麼高層的工作都可以授權，一個專案裡面的工作還有什麼不可以授權的呢？

　　因此，當你疲憊不堪的時候，就應該問問自己，我是不是管得太多了？如果一件事情下屬能做，就應該讓下屬去做，不然等於是你搶了下屬的工作。專案經理最可悲的事情就是，自己累得半死，專案組成員卻閒得發慌。

　　管理者必須學會授權。授權不只是為專案經理分擔工作，也是專案培養下屬成長的必要方法。如果專案經理總覺得下屬能力行，不給他分配具的挑戰性的工作，這顯然不利於下屬的能力成長，從長遠看，對專案、對公司也是有百害而無一利。

　　（2）授權絕不是簡單的把工作交出去

　　授權兩個字說起來簡單，但做起來效果卻會因為而異。有效的授權必須把握以下幾個要點：

　　l 目標明確：要做什麼內容、達到什麼質量要求、什麼時候完成等等，必須要清晰具體。管理學家們認為目標必須要SMART（S=Specific、M=Measurable、A=Attainable、R=Realistic、T=Time-based），這是很有道理的。

　　l 跟蹤反饋：專案經理應當經常性對任務完成情況進行檢查，這是很多專案經理非常欠缺的一個重要環節。只授權不檢查，最後的情況可能就是進度大大延遲，或者與你想要的東西大相徑庭，下屬進行種種解釋，但為時已晚。

　　l 能力輔導：專案經理要對下屬的能力有比較準確的把握，安排工作也應該在其力所能及的範圍。如果跳一跳能夠得著，就比較理想，但專案經理仍然需要主動輔導，加強監控，當發現偏差時，應及時採取應對措施。如果工作大大超出其能力範圍，再怎麼跳也夠不著，專案經理就要另想高招了。

　　（3）不做甩手掌櫃

　　是不是任何事情都可以授權呢？理論上是可以，但由於資源的稀缺性，這種條件往往並不具備。至於什麼可以授權，什麼不可以，這要因專案而異，根據專案工作與資源的實際情況，兩廂權衡之後才能決定。不管怎麼說，授權不可過度，否則專案經理就成了甩手掌櫃，實際也等於放棄對專案的控制權。

　　專案經理應該做的工作：

　　l 系統性工作由專案經理做，比如制定計劃、安排任務、鼓舞士氣、專案檢查等，具體事務由下屬去做。

　　l 重要的事情專案經理來做，緊急的事情讓下屬去做。

　　l 決策由專案經理來做，執行由下屬去做。

　　l 下屬能做的事由下屬去做，否則由專案經理自己做或帶著做。

　5.好習慣讓工作更有成效

　　高爾基曾這樣來描述時間：“世界上最快而又最慢，最長而又最短，最平凡而又最珍貴，最易被忽視而又最令人後悔的就是時間。”的確，時間是快還是慢，是長還是短，不在於鐘錶是的指標轉了多少圈，而是在於在我們如何使用時間。一個人的習慣，對如何利用時間具有至關重要的作用。

　　（1）盡力避免返工

　　專案中最浪費時間的事情是什麼？

　　是返工！

　　一旦發生返工，不但所耗時間將會成倍增加，而且會大大降低員工的成就感，打擊員工士氣，降低員工作效率，使得專案時間進一步滯後。

　　我見過一個城市三維模型製作的專案，經過一年多的辛苦工作，終於提交成果了，但是由於客戶認為模型不夠漂亮，最後幾十平方公里的模型全部重做！專案組員工身心俱疲，公司遭受嚴重損失，客戶也非常不滿，一個三輸的結局。

　　返工並不總是這樣嚴重，其實在一般的軟體專案中，返工現象也是大量存在的，只不過我們藉著迭代的名義將其掩蓋了。例如軟體試執行後，客戶要求將某項業務流程中的兩個環節進行整合，或者將某個環節中的輸入資訊，轉移下一個環節中。單個修改的工作量也許並不算大，但累積起來就相當可觀了。很多專案在試執行後要修改幾個月，甚至半年以上，這就是返工的代價。

　　迭代設計還是返工之間，並沒有明確的界限。要區分二者，有兩條標準：

　　一是迭代是計劃之中的完善，而返工則是計劃之外、迫不得已而為之的事情；

　　二是在工作量的層面，如果拋棄或被重做的功能工作量很大，那隻能認為是返工，如果你非要認為這是設計就是要這樣乾的，那我只好給它取個新名字：“返工式迭代”。這也這給我們一個啟發，做系統原型的時候，千萬不要寫大量的程式碼，否則的話，迭代最後會變成返工。

　　（2）打破帕金森定律的魔咒

　　英國學者帕金森通過多年的調查研究，發現一個規律：“工作會自動地膨脹佔滿所有可用的時間。”一個人可以在十分鐘內看完一份報紙，也可以看半天；一個程式設計師開發一個功能，可以兩小時完成，也可能花上一週的時間；專案經理制定計劃，可以半天完成，也可能一個月還不見影子......總之，只要還有時間，工作就會不停的擴充套件。

　　帕金森定律就像一個魔咒一個樣，困擾著很多人。它之所以起作用，表面上原因在於時間充裕，外部壓力太小。因賴床而上班遲到的人常有，但因賴床而誤飛機的則很少，因為誤機的後果很嚴重。因此，有必要對每件工作確定一個時間期限——dead line，一過這條線dead！給下屬安排工作時，這的確是一個好辦法，但對於管理者而言，約束別人容易，約束自己則很困難。即使工作到期，還可以告訴自己，再推遲幾天也沒關係，這件事情還可以讓某某來完成，即使到了dead line還可以說這件事其實不重要，少做一點沒關係。

圖 帕金森定律的魔咒

　　歸根到底，還是在於我們的內心力量不夠強大，面對一點點的外部阻力，就變得消極懶散，不能自我驅動。截止日期是靠不住的，要靠只能靠自己，養成良好的習慣，主動給自己壓力和動力，戰勝心中的“懶惰小人”，才能真正解除這個“帕金森魔咒”。

　　（3）合理利用時間

　　每個人都希望工作不被打擾，但作為一個管理者，你的時間不是自己的，你的上級和你的下屬都有權來隨時打擾你。你坐在那裡，就會有人過來找你簽字，找你談工資，找你討論技術問題，找你支援其他工作……每天的時間就這樣被打成了無數的碎片，所以經理們常不由自主的感慨：“白天真的做不了事，只能晚上和週末才能工作”——加班才能做事，你說經理能不累嗎？

　　的確，專案經理很多工作都需要大塊時間，比如制定計劃、編寫文件、分析風險、關鍵技術實現等，都需要較長時間的思考。一個人要讓心靜下來，進入工作狀態是時間的，一旦被打斷，再次進入這種狀態會花很多時間。這就好比炒菜，把鍋燒熱是需要時間的，你剛放下油，來了電話，等你接完電話，鍋又冷了。

　　時間碎片的問題對管理者而言是不可避免的，但可以採取方法更加合理的利用時間，將其影響降到最低。

　　l 制定規則

　　例如約定在指定的時間簽單、討論技術問題、反饋進展等，而不是隨時進行。

　　l 瑣碎事情一起做

　　對於工作中的瑣碎問題，不用急著處理，可以啟動“碎片整理程式”，將其記錄下來，在你不需要“炒菜”的時候一起處理。

　　l 利用碎片時間

　　碎片時間並非不可利用，而是要安排合理的工作。幾塊大石頭中間的縫隙，肯定塞不下另一塊大石頭，但放一些小石子或沙子還是沒問題。例如與員工溝通、向領導彙報工作、檢查員工工作、輔導員工、專案風險分析、專案目標回顧、發傳真、收郵件等，這些工作就是小石子一樣，利用小塊小塊的時間就可以完成。

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