ZT: 醫院資訊化建設管理的幾點經驗 （1）

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醫院資訊化建設是一個漫長的探索過程, HIS系統沒有成品,它必須在應用過程中不斷完善、不斷更新、不斷充實。與其他行業的資訊化相比,醫院資訊化有其鮮明的特點。醫院的資訊管理必須以病人為中心,病人的資訊貫穿整個資訊系統,一切臨床業務均要以方便病人為主;醫院業務型別繁多,管理複雜,各業務專案之間資料交換頻繁;醫院資訊化還未有一套通用的規範、標準及法律依據,這增加了與院外資料交換的困難,且使得一些應用專案因缺少法律依據而難以開展。本院的醫院資訊管理系統自1996年以來,經過了多次升級及更新,現已超過35個子系統,幾乎涵蓋了醫院所有科室,基本滿足了各科室的日常管理工作,系統執行已日趨完善。作者在醫院資訊處從事資訊管理工作多年,在工作中總結了一些經驗,現就個人觀點在此與各兄弟醫院資訊處同仁進行探討。

1、醫院資訊系統開發商的選擇,保證售後服務非常重要

　　醫院資訊化建設的第一步也是最關鍵的一步便是選擇適合醫院管理及發展的應用軟體。現在市場上H IS系統的軟體供應商數不勝數,而且各家的宣傳工作都做得非常好,一時間很難做出比較。如何挑選合適的商家呢?除了要考慮公司的實力,考慮軟體是否適合本醫院以外,非常重要的一點便是公司提供的售後服務。無論軟體做得多麼完善,系統執行過程中必定會發現漏洞,在應用過程中醫院必定會提出很多新的需求,這些都需要公司的支援。我碰到過很多軟體公司,交付的軟體經驗收後,便很難再找他們修改程式。所以在購買軟體前必須瞭解公司的售後服務是否周全,並要求公司提供一份完整、具體的售後維護服務的協議,對其售後服務協議各項條款都滿意了再簽訂購買合同。這樣才能保證在日後的應用過程中及時解決碰到的問題,保證在需要進行應用的擴充套件時很好地得到公司的支援。

2、在院內做好軟體的宣傳工作

　　首先要得到領導的支援,其次要讓操作人員充分認識到軟體能使他們減少很多工作量,還應讓他們瞭解系統的建設是一個非常漫長的過程,在此過程中會碰到很多問題,需要靠大家一起來完善。資訊化建設工作如果沒有領導的理解和支援,實施起來必定會非常被動,非常的困難。系統實施過程中,各個科室之間有許多協調工作,很多時候技術上的問題我們都能解決,但是有些人為因素卻很讓人頭疼,這時就需要領匯出面協調。如果有了領導的支援,使得各科室都能充分信任和服從資訊處的調配和指揮,那我們的工作就更加從容了。開始時操作員因操作上的問題或軟體本身的問題不會覺得不適應,覺得還是以前手工方便,所以在軟體投入使用之前,對人員培訓時我們就應做好宣傳工作,讓操作員一開始便有這樣的意識: H IS系統並不是成品,它還需要大家一起來發現問題,一起來改善,使之更符合我們的使用要求。醫院資訊化建設涉及面廣,醫院任何工作人員都可能使用到系統, 所以一定要大家齊心合力,把資訊化建設當做是自己的工作,才能把系統做好。


3、需求的收集、確認及存檔

　　我們對於需求的管理有一套很實用的方法,雖然有些麻煩,但是我覺得這樣做還是非常有必要的。系統逐步穩定後,需求也逐漸減少,我們一星期集中處理一次需求,且要求需求提高科室的負責人簽字確認需求。因為如果每當接到一個需求,就馬上傳到公司修改,這不但增加我們的工作量,而且程式修改完後新程式的對應也會顯得混亂,常常會剛對應了新程式,新的需求又提出,這樣也許得不斷地更新程式,如果集中定期處理,則會使工作顯得井井條條,不易出錯。對於需求的確認,這也是非常必要的,要求需求提出人簽字,目的在於對需求的實用性及可能發生的影響負責,他們必會認真考慮此需求的必要性,程式修改完後他們也會認真地試用新程式,有問題會很負責任地提出。以前我們並未讓提出人簽字,常常憑他們口頭提的要求整理出需求,新程式使用時,很多人並沒有及時去關注,有時程式改得不符合他們的要求,或者符合了他的要求卻不符合了其他人的要求,他們便會否認提過這樣的需求,這樣我們又不得不將程式改回去。我們的需求確認單有固定的格式,根據需求提出人寫的原始文件整理出需求確認單後列印出來,簽字後與需求的原始文件一同存檔,以備今後查閱。電子文件按各子系統分目錄存質量的防疫用品買不到,各種質量較差的物資則趁機打劫,不買就沒有用的,各單位只能就範。這一現象給了我們深刻的提示,我們必須立足平時,未雨綢繆,加強戰爭準備(這次SARS疫情就類似一場“生物戰”) ,為應對日益增加的核、化、生恐怖襲擊事件,類似災害和疫情處置工作的需要,我們必須充分認識這些事件發生的可能性,彙集相關專業的專家進行研討,根據各種物資的實際消耗數字,建立相關物資的儲備機制,安排相應的經費,儲備相應的藥品器材。在電腦裡,並定期做好備份。新程式對應使用後,我們也都做一記錄, 記錄下對應時間,修改了什麼,以備今後查閱。定期做一次需求彙總,總結近期的工作,這樣能使我們很清楚地掌握系統功能的增加及修改情況,軟體出問題時能更方便地查出原因。

4、成立醫院資訊管理小組

　　我院早在系統上線時便成立了資訊管理小組,由院長擔任組長,各科主任或計算機愛好者為成員。資訊管理小組的成員既是醫務人員,又懂得一些計算機知識, 對計算機應用有一定的興趣。資訊管理小組在醫院資訊化建設的各個階段都發揮了很大的作用。新系統的開發需要他們幫助論證和稽核可行性,他們往往能提出非常有意義的建議和意見。新系統的試用階段他們是非常好的程度測試員,對於一些細節都能考慮得非常周到。隨著系統的日趨完善,他們逐步掌握了軟體的使用,對系統比一般人有更深的理解,因此中日常工作中,他們常常能幫助科室的人解決操作中的很多問題,即使不能解決,也能大致知道問題所在,能很好地與我們交流,幫助我們查出原因和解決問題。資訊管理小組對資訊化建設的作用及對我們工作的幫助日益增大,我覺得資訊管理小組對於每個醫院都是不可缺少的。


5、與不同開發商的軟體做介面時,一定要儘量瞭解和掌握

　　流程和原理我院H IS系統與醫保局的醫保管理系統做介面時碰到了很多問題,最讓人頭痛的是,出了問題後,不知道問題出在哪邊,兩家公司總是明確告訴我,他們的程式肯定沒問題,問題應該出在對方,我想很多醫院都碰到過這種情況。我仔細閱讀了他們的介面文件,搞清楚了程式的設計原理及資料結構和資料流向,出了問題後便能分析出問題所在,有的時候,並不是程式有錯,而是在不同的公司做介面時往往會因標準不同、資料結構不同、對業務的理解不同造成差錯。分析出造成差錯的原因後,便能清楚地和雙方程式設計師進行交流,儘快地解決問題。另外,面對病人的前端日常業務子系統運轉正常了並不等於後臺資料就正確無誤了,所以系統上線後,還應及時對資料進行檢查和核對。我院醫保系統上線後,因沒有及時與醫保局核對資料,一年積累下來的資料非常龐大,而且因沒有核對過,有很多錯誤沒被發現因此也沒有修改,錯誤資料一直產生,導致糾正和對帳的工作量非常大。有了此次教訓後我們基本上每月都會核對一次資料,每個季度與醫保局對一次帳,現醫保資料已基本正常,每次對帳也非常輕鬆,資料非常準確。

6、開發和使用系統監控軟體

　　我院HIS軟體的開發商研發了一套系統監控程式,該程式能實時監控資料庫的資訊、伺服器資源利用資訊、當前使用者資訊、應用程式使用情況及系統鎖的情況。透過該程式,我們能非常清楚地掌握整個系統的執行情況,在每日系統使用高峰期,資料流量也達到一個峰值,該程式能讓我們嚴密監控系統的各項資料,保證系統執行的穩定。當系統執行速度緩慢或發生暫時性的當機時,系統監控程式能很方便地檢測到各類資料,有助於我們分析引起系統速度減慢或當機的原因,以便及時解決問題。系統監控程式在我們處理系統日常問題時,作用是非常大的,資訊處備有這樣一套監控程式是非常必要的。

7、制定嚴密、詳盡、可行的系統應急方案

　　應急方案應根據事故等級及業務種類(即子系統)來分別制定,對於門診、急診、藥房等直接面對患者的前端工作區更應做得具體嚴密。第一等級是最高等級的事故,系統整個癱瘓,工作站也無法使用,這時所有的工作完全依靠人工,方案應包括人工操作的準備、人工操作如何迅速開展以及如何準備原始資料,以便系統恢復正常時進行補登。第二等級是伺服器當機或某個區域與主幹網路中斷,這時工作站還能作為單機使用。使用單機來處理業務我們一般只是針對藥房劃價的應急,在每個藥房均備有一臺應急工作站,此工作站每天會從伺服器下載藥品資料,當藥房的計算機無法登入到伺服器時,就啟用該應急工作站進行藥品劃價工作。最後便是伺服器及網路都正常,工作站出現了問題。這種情況當然最好解決,我們備有幾臺備用機器,隨時可以裝上使用。方案制定出來後,應對操作員進行培訓,並進行幾次預演。有了詳盡的方案及周全的人員準備,系統出現故障時操作員與我們便能很好的配合,避免資料丟失或將資料丟失降到最低,從容應付,不致於造成混亂。

8、定期進行硬體的檢修及維護工作,並做好維修記錄,有可能的話可以將硬體維護外包系統逐漸擴大

　　以後,硬體的日常維護成為一塊工作量非常大的工作。我院每天光工作站的電腦及印表機的一些小故障就得花很多人力和時間。我們採取定期做機器日常保養和檢修的辦法,並常做些硬體使用的培訓,將故障發生率降到最低。每次做了保養及檢修後都做詳細的記錄,因此對全院的各硬體都有大概的瞭解,機器出問題後基本上不用到現場,結合操作員的描述便可以大致判斷故障原因。這樣就能保證帶上合適的工具,有時不到現場口頭教一下操作員便能解決問題。現在我們基本上已經將硬體的維護外包給本地的計算機公司,與公司簽訂了合同,發生故障後必須保證第一時間到現場。實行外包後我們的工作量減少了很多,這樣我們能利用更多的時間在系統的軟體維護、伺服器及網路的宏觀維護上。本文主要從管理的角度談我院資訊處工作的一些經驗,基本上未提及關於技術上的問題。醫院資訊化建設除了需要先進的計算機技術,科學、規範的管理更是我們成功的關鍵。我們必須在工作中積累經驗和教訓,不斷摸索、不斷改進,才能形成更加符合醫院的資訊化管理方法和制度,我想這將是一段非常艱難而漫長的道路。(T112)