PMBOK筆記-第三章 專案管理過程

第3章    專案管理過程

§3.1    專案過程

    專案由一個一個的過程組成，一個過程是"為實現某一個結果的一系列行動"，專案的過程是由人來完成的並且大致可以分為兩類：

    專案管理過程注重對專案工作進行描述和組織。

    產品導向型過程注重對專案產品進行具體說明並進行製造。

§3.2    過程組

    專案管理過程可以被分為五塊，每塊有一個或多個過程組成：

    啟動過程組--確定一個專案或一個階段可以開始了，並要求著手實行。

    計劃過程組--進行計劃並且保持一份可操作的進度安排，確保實現專案的既定商業目標。

    執行過程組--協調人力和其它資源，執行計劃。

    控制過程組--透過監督和檢測過程確保專案達到目標，必要時採取一些修正措施。

    收尾過程組--取得專案或階段的正式認可並且有序地結束該專案或階段。

    過程組透過各過程組的結果進行連線：一個過程組的結果或輸出是另一個過程組的輸入。

    過程塊的相互作用也會跨越階段

§3.3    過程內部的相互作用

在每一個過程組中，各個過程透過它們的輸入、輸出進行連線。如果將注意力集中於這些連線上，我們可以這樣描述過程：

輸入--書面檔案或書面表述的工作，下達開始工作的指令。

工具和技巧--運用各種輸入得到輸出。

輸出--書面檔案或書面表述的工作，它們是每個過程結束後得出的結果。

§3.3.1    啟動過程組

啟動（5.1）--指示組織開始專案下一個階段的工作。

§3.3.2    計劃過程組

計劃對於一個專案是非常重要的，因為專案涉及許多以前從末做過的工作，因此在這一部分有相對較多的過程。但是，過程的數量並不代表計劃是專案管理中最主要的部分--計劃的工作量應與專案的範圍和還有資訊的實用性相匹配。

圖3-5表示了專案計劃過程組中過程的相互關係（這是圖3-1中橢圓形"計劃過程組"的擴充）。這些過程是在計劃完成之前反覆運作的過程標題。

核心過程：一些計劃過程間有很明確的關聯性，這使得它們在多數專案中需要按相同的次序來實施，比如，在對活動進行進度安排和成本核算前首先需要對活動本身進行界定。這些核心計劃過程可能會在一個專案的任何一個階段，被反覆實施好幾次。核心計劃過程包括：

    範圍計劃(5.2)--制定一份書面的範圍表述，作為將來需要作專案決定時的基礎。

    範圍界定(5.2)--將主要的專案工作步驟細分為更小、更易管理的構成單元。

    活動定義(6.1)--確認具體的活動，這些活動的實施對於完成專案各階段的工作成果是必須的。

    活動順序安排(6.2)--明確並用書面形式表述活動內部的關聯性。活動持續時間估計--估計為完成各個活動所需的工作時間。

    進度安排(6.4)--分析活動順序、活動持續時間和資源需求，制定專案進度。

    資源規劃(7.1)--確定實施專案活動所需的資源（人力、裝備、原料）及相應的數量。

    成本估計(7.2)--估計實施專案活動所需的資源成本。

    成本預算(7.3)--將總體成本估計分配到各項工作上。

    專案計劃研究(4.1)--將其它計劃過程的結果納入到一份穩定、連貫的檔案中。

輔助過程：在其它的專案計劃過程中的內部相互關係比核心過程更有賴於專案的性質。比如，有一些專案幾乎沒有或沒有可識別的風險，一直到大部分的計劃已經被實施且工作組認識到成本和進度安排受到了嚴重的挑戰時才出現很大的風險，儘管在專案計劃期間，這些輔助過程斷斷續續地按需要被實施，但它們不是可以自由選擇的。輔助過程包括：

    質量規劃(8.1)--明確哪一些質量標準是與本專案相關的，決定怎樣去滿足這些標準。

    管理規劃(9.1)--確定、記錄並分配專案職責和報告關係。

    人員組織(9.2)--組織專案工作所需的人力資源。

    溝通規劃(10.1)--識別專案涉及人員所需的資訊和溝通需求。誰需要什麼資訊、何時需要、以及怎樣傳遞給他們。

    風險認別(11.1)--識別可能會影響專案的風險，並且說明每種風險的特徵。

    風險量化(11.2)--進行風險評估，並且分析風險間的相互作用，確定一系列可能的專案結果。

    風險對策研究(11.3)--確定進行機會選擇和危險應對的步驟。

    採購計劃(12.1)--確定購買什麼，何時購買。

    徵集申請書計劃(12.2)--以書面形式表述產品需求和識別潛在的來源。

§3.3.3    執行過程組

執行過程程塊也包括核心過程和輔助過程。圖3-6表示了下列過程是如何相互作用的：

    專案計劃的執行(4.2)--透過實施計劃內的活動來執行計劃。

    範圍核實(5.4)--專案範圍的正式驗收。

    質量保證(8.2)--有規律的對所有專案工作進行評估，確保專案達到相關的質量標準。

    團隊建設(9.3)--開發個人及團隊的工作技能，以便提高實施專案工作的水平。

    資訊傳遞(10.2)--定期向專案涉及人員傳遞他們所需的資訊。

    徵集申請書(12.3)--求徵適當的報價。

    貨源選擇(12.4)--從潛在的賣方中進行選擇。

    合同管理(12.5)--處理與賣方的關係。

§3.3.4    控制過程組

必須有規律的評測專案工作，以便知道實施情況與計劃間存在的差異。各工作區域中存在的差異都被納入控制過程組中，一旦發現出現了重大差異(如對專案目標構成威脅的差異)就需要重新正確實施計劃過程，對計劃加以調整。控制過程組同樣也包括核心過程和輔助過程，圖3-7表示以下過程的相互作用：

    全程變化控制(4.3)--協調整個專案中出現的變化。

    範圍變化控制(5.5)--控制對專案範圍的改變。

    程式控制(6.5)--控制對專案程式的改變。

    成本控制(7.4)--控制對成本預算的改變。

    質量控制(8.3)--監測具體專案結果，判斷它們是否達到了相關的質量標準，確定消除導致不滿意實施狀況的成因的方法。

    實施情況報告(10.3)--收集和傳送實施情況的資訊，包括情形報告、程式檢測及預測。

    風險對策實施控制(11.4)--在專案進行中對風險進行應變。

§3.3.5    收尾過程組

圖3-8表示了以下過程的相互作用：

    行政收尾(10.4)--產出、收集、發放階段或專案正式結束的資訊。

    合同收尾(12.6)--合同完成，及對賒銷的清償。

§3.4    按顧客需求制定專案過程

本章確定的過程及圖示的內部相互關係滿足了總體可行性檢測的需要--它們在大多數時候對大多數專案適用，但是並不是所有專案都需要有這些所有的過程，也並不是所有的內部相互關係都適用所有的專案。