PMBOK筆記-第四章 專案綜合管理

第4章    專案綜合管理

專案綜合管理包括的這些程式要求確保對專案的各種要素進行正確的協調。為滿足或超越專案參與者的需要和原望，它包括在相互衝突的目標和眾多的任選目標中權衡得失。

圖表4-1對下列主要程式進行了總述：

    4.1 專案計劃的開發--吸收其他規劃程式的成果，制定內容充實、結構緊湊的專案檔案。

    4.2 專案計劃的實施--透過專案執行組織的具體活動執行這項計劃。

    4.3 全程變化控制--協調全部專案內部的變化過程。

 

這章的核心是分析用於專案綜合管理過程的程式、工具和技術。

§4.1    專案計劃的開發

專案計劃的開發是用其他計劃程式的輸出，建立一個內容充實、結構緊湊的檔案，使它能夠引導專案計劃的實施和控制。這個過程幾乎經常重複幾次。

最終計劃要反映具體的方法和有明確的時間期限。這個專案計劃用於：

    引導專案的實施。

    編制專案規劃的設想。

    記錄專案計劃討論好的有關任選事宜。

    促進專案參與者之間的溝通。

    確定主要的管理問題如內容、範圍和時間等。

    為進一步提高測量和控制專案的水平提供一個標準。

 

§4.1.1    對專案計劃開發的投入

    其他規劃的輸出：包括兩個基本檔案，即工作分析結構和輔助說明。

    歷史資料：可行性的歷史資料（比如；估算記錄、過去專案執行情況記錄）。在專案計劃的開發期間，這些資料也有參考價值，它能幫助人們證實假設的真實性和評價任意一個在專案程式中，已得到確認的資料。

    組織管理政策：所有的組織包括專案管理組織在內，可能都有正式的或非正式的政策，在計劃時必須考慮到它們的影響。要考慮的組織管理政策通常包括以下內容，但並不侷限於此：

    質量管理--透過審計，繼續改進目標。

    人事管理--僱傭和解僱標準，僱員執行任務的情況分析。

    財務監控--時間報告、要求的經費和支出情況分析、會計帳目和標準合同條款。

    制約因素：制約因素是限制專案管理團隊執行的因素。

    假設：為了專案規劃目標的準確性，考慮到的假設因素必須有科學性、真實性和肯定性。例如，如果一個專案不能確定關鍵人物的到場日期，那麼，專案團隊可以假設一個具體的開始時間。假設通常保含著一定程度的風險。

§4.1.2    為專案計劃開發所採用的工具和技術

    專案規劃方法：在專案計劃開發期間，專案規劃方法是用於引導專案團隊工作的一種結構分析方法。它可能是越來越簡單的標準形式和圖紙（不是信件就是電文，正式的或非正式的形式）或者是越來越複雜的一系列模型（比如：蒙特洛的風險分析一表）。多數專案規劃方法都將專案管理的軟體這種"剛性"手段和易召集的會議這種"柔性"手段結合在一起使用。

    參與者的技能和知識：每個參與者所擁有的技能和知識，在專案計劃開發中都能得到充分的利用。專案團隊必須營造一個讓參與者發揮自己才幹的適當環境（看第9章第3節，團隊建設）。

    專案管理資訊系統（PMIS）：專案管理資訊系統是由用於歸納、綜合和傳播其他專案管理程式輸出的工具和技術組成。它用於提供從專案開始到專案最終完成，包括人工系統和自動系統的所有資訊。

§4.1.3    專案計劃開發的成果

    專案計劃：正式被批准的用於管理和控制專案實施的檔案。它的作用在溝通管理計劃中作了界定。

    專案計劃和專案執行情況測量基準是有明顯區別的。專案計劃是一個檔案或檔案的彙集，當得到有關專案的進一步的資訊後，它會被改動。專案績效測量基準代表了一種管理控制，這個管理控制通常只會週期性地變化，而且通常只要對透過的範圍變化作出相應的反應。

    專案計劃的共同特徵：

    專案證書。

    專案管理方法或戰略的闡述（在其他章節對個人管理計劃進行了總述）。

    範圍闡述，包括工作細目和專案目標。

    工作分析結構（WBS），是把專案工作分解到控制系統可以操作的程度。

    成本估算、進度計劃的開始日期和責任分配，一直分解到WBS的控制系統可以操作的水平。

    為程式和成本制定的績效測量標準。

    對專案每個階段的具有里程碑意義的事件和目標日期的記載。

    關鍵的或必需的人員。

    主要風險，包括制約因素和假設以及每個階段的對應計劃。

    輔助的管理計劃，包括範圍管理計劃和進度管理計劃等。

    已經公佈的和懸而未決的決定。

    輔助說明：為專案計劃所做的輔助說明包括：

    沒有包括在這個專案計劃中的其他規劃程式的輸出。

    在專案計劃開發期間產生的附加資訊和檔案（比如：制約因素和假設如果事先沒考慮到）。

    技術性檔案、要求、特徵和設計等方面的檔案。

    有關標準檔案。

§4.2    專案計劃的實施

 

專案計劃執行是實施這個專案計劃的主要過程--專案的鉅額預算在這個執行過程中被花掉。在這個過程 ，專案經理和專案管理團隊必須協調和指導專案中存在各種技術和組織問題。這是專案的應用領域最有影響的專案程式。因為專案產品是在這個過程中產生的。

§4.2.1    對專案計劃實施的輸入

    專案計劃：具體專案的管理計劃（範圍管理計劃、風險管理計劃和採購管理計劃等）和績效測量基準是對專案計劃實施的主要投入。

    輔助說明

    組織管理政策：所有包括組織管理政策都在專案中有正式的和非正式的兩種，它們會影響專案計劃的實施。

    糾正措施：糾正行為所做的是把未來專案的執行，按照人們的預期納入與專案計劃要求相一致的軌道進行運轉。糾正措施是各種控制程式的一個輸出--在這裡作為一種輸入完成反饋環，這個反饋環是為確保專案管理的有效性。

§4.2.2    專案計劃實施的工具和技術

    普通管理技能：普通管理技能如領導藝術、資訊交流和協商組織等，都對專案計劃的實施產生實質性的影響。

    生產技能和知識：專案團隊必須適當地增加一系列有關專案生產的技能與知識的學習。這些必要的技能被作為專案規劃的一部分得以確認，並透過人員的組織過程來獲取、體現。

    工作分配系統：為確保批准的專案工作能按時、按序地完成而建立的正式程式。一個工作分配系統的設計，應該權衡實施控制收入與成本之間的關係。例如：在一些比較小的專案上，言語分配就足夠了。

    形勢評論會：有關專案資訊交流的常規會議。在許多專案中，形勢分析會以各種不定期的和不同級別的形式召開（比如：專案管理團隊可有周會並透過週會或月會的形式與客戶溝通）。

    專案管理資訊系統。

    組織管理程式。專案的所有組織管理程式包括了運用在專案實施過程中的正式的和非正式的程式。

§4.2.3    專案計劃實施的結果

    工作成果：工作成果是為完成專案工作而進行的具體活動結果。工作成果資料--工作細目的劃分、工作已經完成或沒有完成，滿足質量標準的程度怎樣，已經發生的成本或將要發生的成本是什麼等等--這些資料都被收集起來，作為專案計劃實施的一部分，並將其編入執行報告的程式中

    改變要求：改變專案要求（比如：擴大或修改專案合同範圍，修改成本或進行估算等等）通常是在專案工作實施時得到確認。

§4.3    全程變化控制

 

全程變化控制是關於(a)影響造成專案變化的因素，並儘量使這些因素向有利的方向發展；(b)判斷專案變化範圍是否已經發生；(c)一旦範圍變化已經發生，就要採取實際的處理措施。全程變化控制要求：

    保持績效測量標準的一致性--所有被透過的變化應該能夠反映在這個專案計劃中，但是，只有專案範圍界定的改變會影響績效測量標準。

    要確保產品範圍的變化要在已確定了的工作範圍中反映出來。

    協調變化過程的理論體系用圖表4-2來闡明。例如,一個工作程式表的改變,通常會影響成本、風險、質量和人員調整。

 

§4.3.1    對全程變化控制的輸入

    專案計劃。專案計劃為變化控制提供基本的參考。

    執行報告。執行報告（在第10章第3節闡述）提供的資料是專案執行中的一些情況。執行報告也能提醒專案團隊公佈專案未來可能出現的問題。

    改變要求。改變要求有多種形式--口頭的或書的、直接的或間接的、內在的或外在的原因及合法的代理或任選的。

§4.3.2    為全程變化控制投入的工具和技術

    變化控制系統：變化控制系統是正式彙集資料，建立檔案程式，建立的這個檔案程式必須是經權威專案檔案認可了發展階段的檔案。它包括書面工作、跟蹤系統和必要的權威部門認可了的變化級別。許多變化控制系統都包括一個變化控制委員會（CCB），負責批准或抵制變化要求。控制委員會的權力和責任應該得到仔細地界定，並且要取得主要參與者的同意。在一些大的複雜的專案中，可能會有很多控制委員會，他們負有不同的職責。

    結構管理：結構管理是編制一些檔案程式，用於對技術和行政政策管理進行指導和監督：

    專案或系統的界定、檔案功能和物理特徵。

    對於任何會改變的特徵的變化進行控制。

    記錄和報告這些變化並作必要的分析。

    審計這個專案和系統的工作，檢驗它們是否符合要求。

    績效檢測。績效檢測技術比如能幫助人們判斷糾正措施是否符合計劃的要求。

    附加計劃。專案很難按照計劃的要求精確地運轉。預期的變化可能要求新或修改成本估算、修改活動順序，分析對風險的任意對策或對專案計劃進行其他評判。

    專案管理資訊系統。

§4.3.3    從全程變化控制中的輸出

    專案計劃的更新。專案計劃的更新是對專案計劃內容進行修改或輔助說明

    糾正措施。

    經驗總結。我們應該把各種變化的原因，糾正行為背後的理由和經驗總結的其他型別編製成檔案，以作為歷史資料的一部分，為執行組織完成這個專案和其他專案報告。