PMBOK筆記-第七章 專案成本管理

第7章    專案成本管理

專案成本管理由一些過程組成，要在預算下完成專案這些過程是必不可少的，圖表7-1提供了這些過程的主要框架。

7.1資源計劃過程--決定完成專案各項活動需要哪些資源(人、裝置、材料)以及每種資源的需要量。

7.2成本估計過程--估計完成專案各活動所需每種資源成本的近似值。

7.3成本預算過程--把估計總成本分配到各具體工作。

7.4成本控制過程--控制專案預算的改變。

 

專案成本管理主要與完成活動所需資源成本有關。然而，專案成本管理也考慮決策對專案產品的使用成本的影響。例如：減少設計方案的次數可減少產品的成本，但卻增加了今後顧客的使用成本，這個廣義的專案成本叫專案的生命週期成本(CBO)。

當專案成本控制與獎勵掛鉤時，就應分別估計和預算可控成本和不可控成本，以確保獎勵能真正反映業績。

§7.1    資源計劃過程

資源計劃是確定為完成專案各活動需什麼資源（人、裝置、材料）和這些資源的數量。資源計劃必然與成本估計緊密相關。

 

§7.1.1    輸入

1.    工作分解結構 工作分解結構（WBS，見節5.3.3.1）確認了專案的各項工作（完成這些工作需要資源）。WBS是資源計劃過程的最基本的輸入。為確保控制恰當，其它計劃過程的相關結果應透過WBS作為輸入。

2.    歷史資料 先前專案中類似工作需什麼樣資源的資料應被利用。

3.    範圍的陳述 範圍的陳述（見節5.2.3.1）描述了專案的合理性論述和專案的目標，這兩者均應在資源計劃中考慮。

4.    資源庫的描述 對資源計劃而言，應知道什麼資源（人、裝置、材料）可供利用。資源庫裡資源的詳盡程度前後不同，例如，在一個工程設計專案的早期，資源庫也許是"許多初級與高階工程師"，然而，在同一工程的後期，資源庫限定對這個專案有一定了解的工程師，這些工程師參加過早期的工作。

5.    組織策略 在資源計劃過程中，必須考慮執行組織關於人員或裝置的租與購買方面策略。

§7.1.2    工具與方法

1.    專家判斷 需要用專家判斷的方法對本過程的輸入進行評估。這樣的專家應具有專業知識和受過專門訓練，可以從許多途徑獲得：

a)    執行組織的其它部門

b)    諮詢專家

c)    專業技術協會

d)    工業集團

2.    替代方案的確認 替代方案的確認見節5.2.2.3的討論

§7.1.3    輸出

1.    資源的需求 資源計劃過程的輸入出就是要講清楚；對WBS結構下的每一工作需要什麼資源以及資源的數量。這些資源可以透過人員引進或採購予以解決（見第12章）。

§7.2    成本估計過程

成本估計涉及計算完成專案所需各資源成本的近似值。

當一個專案按合同進行時，應區分成本估計和定價這兩不同意義的詞。成本估計涉及的是對可能數量結果的估計--執行組織為提供產品或服務的花費是多少。而定價是一個商業決策--執行組織為它提供的產品或服務索取多少費用，而成本估計只是定價要考慮的因素之一。

成本估計包括確認和考慮各種不同的成本替代議程。

 

§7.2.1    輸入

1.    WBS結構 WBS結構圖見節5.3.3.1，結構圖可用於成本估計以及確保所有工作均一一被估計成本了。

2.    資源需求 資源需求見節7.1.3.1。

3.    資源單價 做成本估計的個人和小組必須知道每種資料單價（例如：每小時人員費用，單位體積材料價格）以計算專案成本。如果實際單價不知道，那麼必須要估計單價本身。

4.    活動時間估計 活動時間估計（見節6.3）會影響專案成本估計，專案預算中包括財務費用（例如由利息引起的財務費用）。

5.    歷史資料 許多有關資源成本的資訊可從以下一些來源獲得：

a)    專案檔案--專案的一個或數個組織可能保留有先前專案的一些記錄，這些記錄相當詳盡可用以成本估計。在一些應用領域，個別小組成員也許保留這樣的紀錄。

b)    商業性的成本估計資料庫--歷史資料經常可從市場買得到。

c)    專案團隊知識--專案團隊的個別成員也許記得先前的實際數或估計數，這樣的資訊資料也是有用的，但可靠性通常比檔案結果要低得多。

6.    會計科目表 會計科目表是一個組織機構在總帳系統中使用的用於報告該組織財務狀況的一套程式碼。在專案成本估計中，應把不同成本對應到不同科目上。

§7.2.2    工具與方法

1.    類比估計 類比估計是用先前類似專案的實際資料作為估計現在專案的基礎。這種估計法適用於早期的成本估計，因為此時有關專案僅有少量訊息可供利用。類比估計是專家判斷的一種形式（見節7.1.2.1）類比估計是化費較少的一種方法，但精確性也較差。以下情況下類比估計是可靠的：(a)先前的專案不僅在表面上且在實質上和當前專案是類同的(b)作估計的個人或小組具有必要經驗。

2.    引數建模 引數建模是把專案的些特徵作為引數，透過建立一個數學模型預測專案成本。引數建模的成本和可靠性各不相同，引數建模法在下列情況下是可靠的：

a)    用來建模的歷史資料是精確的

b)    用來建模的引數容易定量化

c)    模型對大型專案適用，也對小型專案適用。

3.    累加估計 該技巧涉及單個工作的逐個估計，然後累加得到專案成本的總計。累加估計的成本和精度取決於單個工作的大小：工作劃得小，則成本增加，精確性也增加。專案管理隊伍必須在精確性和成本間做權衡。

4.    計算工具 有一些專案管理軟體被廣泛利用於成本控制。

§7.2.3    輸出

1.    成本估計 成本估計是專案各活動所需資源的成本的定量估算，這些估算可以簡略或詳細形式表示。成本估計是一個不斷最佳化的過程。隨著專案的進展和相關詳細資料的不斷出現，應該對原有成本估計做相應的修正。

2.    詳細說明 成本估計的詳細說明應該包括：

a)    工作範圍的描述 這通常可由參考WBS獲得。

b)    對估計的基礎作確認，即確認估計是合理的，說明估計是怎樣作出的。

c)    確認為成本估計所作的任何假設的合理性

d)    可能結果用一個範圍表示。

3.    成本管理計劃 成本管理計劃描述當實際成本與計劃成本發生差異時如何進行管理（差異程度不同則管理力度也不同）。一個成本管理計劃可以是高度詳細或粗框架的；可以是正規的也可非正規的；這些取決於與專案相關人員的需要。專案管理計劃是整個專案計劃的一個輔助部分。

§7.3    成本預算過程

成本預算是把估算的總成本分配到各個工作細目，建立基準成本以衡量專案執行情況。

 

§7.3.1    輸入

1.    成本估計 成本估計見節7.2.3.1

2.    工作分析結構 工作分析結構（見節5.3.3.1）確認了專案的細目，而成本要分配到這些工作中去。

3.    專案進度 專案進度（見節6.4.3.1）包括了專案細目的計劃開始日期和預計結束日期。為了將成本分配到時間區間，進度資訊是不可缺少的。

§7.3.2    工具與方法

1.    成本估計的工具和技巧 在節7.2.2專案成本估算中所用的工具和方法同樣適用於編制各項工作成本的預算。

§7.3.3    輸出

1.    基準成本 基準成本是以時間為自變數的預算，被用於度量和監督專案執行成本。把預計成本按時間累加便為基準成本，可用S曲線表示（見圖7-2所示）。許多專案（尤其大專案）可有多重基準成本以衡量成本的不同方面。例如，一個費用計劃或現金流量預測是衡量支付的基準成本。

§7.4    成本控制過程

成本控制與下列內容有關 (a)影響那些會使基準成本發生改變的因素朝有利方向改變 (b) 識別已經偏離基準成本 (c)對實際發生的成本改變進行管理。

成本控制包括：

•監督成本執行情況以及對發現實際成本與計劃的偏離。

•要把一些合理的改變包括在基準成本中。

•防止不正確的、不合理的、未經許可的改變包括在基準成本中。

•把合理的改變通知專案的涉及方。

§7.4.1    輸入

1.    基準成本線 基準成本線見節7.3.3.1

2.    執行報告 執行報告(見節10.3.3.1的討論)提供了專案實施過程中成本方面的資訊，例如，超預算的是哪些工作，仍在預算範圍內的是哪些工作。執行報告可提醒專案團隊將來可能會發生的問題。

3.    改變的要求 有關改變的要求可以有多種形式--口頭或書面，直接或間接的，組織外部要求的或內部提出的，強制規定的或可選擇的。實現這些改變可能要增加或減少預算。

4.    成本管理計劃 見節7.2.3.3。

§7.4.2    工具與方法

1.    成本改變控制系統 一成本改變控制系統規定了改變基準成本的一些步驟，它包括一些書面工作、跟蹤系統和經許可的可改變的成本水平。成本改變控制系統應和整體改變控制系統相結合（見節4.3討論）。

2.    評估執行情況 評估執行情況技巧（見節10.3.2討論）幫助估計已發生的偏離的程度。盈餘量分析（見節10.3.2.4）對成本控制特別有用。成本控制的一個重要內容是確定什麼原因引起偏差以及決定是否需要採取糾正措施。

3.    原計劃的修改 很少專案精確按計劃進行，可預見的改變可能需要對原成本估計進行修正或用其它方法估計成本。

4.    計算工具 一些管理軟體經常被用以成本控制，可進行計劃成本與實際成本間的對比以及預測成本改變的後果。

§7.4.3    輸出

1.    原成本估計的修正 修改原有成本資料並通知與專案有關的涉及方。修改成本估計可能要求對整個專案計劃進行調整。

2.    預算修改 預算修改是一種類形的成本修改。預算修改是對原基準成本的更改，這些數字通常在範圍改變時作修改的。有時成本偏差是如些之大以至於重新制訂基準成本顯得必要，以便對以一步執行提供一個現實的基準成本。

3.    糾正措施 指採取措施使專案執行情況回到專案計劃。

4.    完成專案所需成本估計 完成專案所需成本估計（EAC）是根據專案執行的實際執行情況為基礎，對整個專案成本的一個預測。最常見的EAC有以下幾種：

a)    EAC=實際已發生成本+對剩餘的專案預算（但一般用成本執行因子對原預算進行修正見節10.3.2.4），在專案現在的偏差可視為將來偏差時，這種方法通常被利用。

b)    EAC=實際已發生成本+對剩餘專案的一個新估計值。當過去的執行情況表明先前的成本假設有根本缺陷或由於條件改變而不再適用新的情況時，這種方法最為常見。

c)    EAC=實際已發生成本+剩餘原預算。當現有偏差被認為是不正常的（由偶然因素引起）專案管理小組認為類似偏差不會發生時，用這種方法最為常見。

5.    教訓 應記錄下產生偏差的原因、採取糾正措施的理由和其它的成本控制方面教訓，這樣記錄下來的教訓便成為這個專案和執行組織其他專案歷史資料庫的一部分。