影響網路OA系統成功執行的非技術因素淺析

平凡一豆

 

 

摘  要  網路的普及對企事業單位的日常工作帶來了強烈的衝擊，採用資訊化技術，實施辦公自動化系統成了大家的當務之急。然而網路OA系統的低成功率又讓許多單位猶豫不決，一直徘徊不定。本文通過對OA系統實施過程中的多個非技術因素的分析，指出在做好充分準備的情況下，成功實施OA系統還是有很大把握的。

關鍵詞  網路辦公  OA系統  專案實施

中圖分類號 TP317.1；TP393   文獻標識碼 B  文章編號 4703

 

Successful Operation of the Network Office Automation System of  Non-technical Factors Analysis

Ping Fan Yi Dou

 

Abstract Internet penetration has strong impact on enterprises in every business day. Using IT and OA system in work is very urgent .The low success rate of OAS project implementation makes them hesitate.This article based on some successful operation of the network office automation system of non-technical factors analysis.There have a great probability of successful operation of the network office automation system in  case of fully prepared.

Keywords Network office   Office automation system   Project implementation

 

隨著我國資訊化程式的不斷加快，電子產品成本與售價的不斷下降，計算機、網路裝置以及相關周邊裝置不斷在各種家庭與辦公場所普及開來。加之近年來國家大力推行電子政務系統建設，“政府資訊公開條例”等法律條例的制定、執行與完善，各行各業的資訊化工程如火如荼地進行，新的協同辦公理念的提出與軟體開發新思想的普及實施使協同OA系統日趨成熟完善。在這一系列政策導向法律約束和大勢所趨的環境影響下，哪個單位不想搭乘資訊化這趟高速列車呢？！

然而，縱觀我國資訊化建設的歷程，真正能夠成功引入並實際融會貫通產生很好收益的卻並不多。尤其是在現代管理狀況下的協同OA系統的成功引入就更是不多。那麼，除了OA系統自身的技術問題外，還有哪些因素在影響著我國OA系統的成功執行呢？下面我們就從如下幾個方面進行一下分析。

一、系統實際需求是否存在

如前所述，在這個資訊化的大潮下，各行各業都在開展自己的資訊化建設。我們是否認真的問過自己：本單位需要OA系統嗎？現有的辦公模式合理麼？如果使用OA系統，對現有的辦公模式衝擊大麼？工作流程重組是否需低於40%？與OA系統相關的部門MIS系統是否存在？其相容性、開放性、可擴充套件性如何？需求真的很強烈麼？等等問題。如果這些問題均為很確定的答案，那麼就可以考慮進行OA系統的建設了。當然，在實際的系統需求分析中還需要進行更多更詳細的調查與資料採集。

二、領導意志所在

任何資訊化專案的建設均是一項系統工程，OA系統的建設也不例外。大到國家小到家庭作坊式的企業，如果領導者都沒有對資訊化建設這個問題考慮過，那麼一切都是不可能的。一個需要花費時間、人力、物力、財力的專案，如果沒有決策者領導者的大力支援，根本就不可能啟動。即使勉強啟動，也會因為領導者意志的轉移與不堅定而功虧一簣，前功盡棄，平白增加社會資源的浪費。那麼，是不是領導者的意志堅定，意識清晰，政策支援就一定能成功呢？也不一定，一個成功的OA系統的建設與執行還有許多其它因素在左右。但是，領導者堅定的意志一定是一個OA系統成功建設並執行的前提。

三、資金保障

經濟決定政治。再好的政策，如果沒有資金的支援，一切都是鏡中花水中月。一個OA系統的建設與執行需要前期的需求分析，做出可行性計劃報告，然後是概要設計、詳細設計，組織人力進行系統編碼，而系統審查與測試工作均需貫穿整個系統開發的全過程。在系統開發完成後就需要進行全面的除錯與測試，並初步投入實際執行，以進行系統測試。在系統投入正式執行後，需要進行大規模的使用培訓，同時還需要對重點人員進行系統維護培訓、簡單系統擴充套件與二次開發培訓。系統在執行一定時間段後將會產生一定規模的資料，這些資料的安全與使用方便性也就成了問題，同時也會遇到病毒侵襲、******、系統故障等各種問題，而這些問題的解決無一不需要相應資金的投入。除此之外，資料的維護，系統的維護，都要有相應的人員進行工作，這些人員的工資支出也是一項長期的資金投入。

對於大部分沒有開發能力的企事業單位，購買到一套適合、具有高價效比的協同OA系統也是很重要的事情，選型與購買的費用也是一筆不小的開支。而系統執行的硬體平臺，網路裝置的投入，系統的培訓費用，資料的維護費用，新進專業人員的人工工資或內部培訓後專職人員的專業崗位工資，資料的安全投入等均是一筆不小的資金投入。如果一個單位在實施OA系統專案之前能有一個清醒的認識，並制定出一套分期分批逐步實現的長期計劃，並在實施的過程中嚴格遵照執行，那麼，成功實施OA專案還是有很大的比率的。

四、地理環境影響

在客觀條件中，地理環境的影響也是比較大的。在這裡所說的地理環境包括單位所處的城市，在城市中的地段，單位的佔地面積，單位的建築結構等方面元素。

1、單位所處的城市。單位在大中型城市，由於這種型別城市的電信基礎設施比較好，網路服務商相對競爭較充分，所以其服務也相對要好很多。單位實施資訊化的過程中會有很多種選擇，同時也有不少成功或失敗的案例可供參考。對於在小型城市或縣級以下城市的單位，由於缺乏電信運營商的有力支援，加之所處城市資訊流通不暢，軟硬體選擇範圍受限，售後服務延時或根本沒有，這些因素都大大影響了一個單位的資訊化程式。處於沿海開放城市的單位與處於西部山區邊遠城市的單位就在這些基礎裝置設施方面有天壤之別。

2、單位在同一個城市中所處的地段。就算是同城，在市中心附近的單位其所能享受到的市政基礎設施資源就相對要完備的多，處於郊區的單位在不少城市甚至都無法接通電話，用水用電也都有一定的困難，電信服務商的光纖就更是無法接入了，這和處在不同型別的兩年城市間的單位的差別幾乎沒有什麼兩樣。

3、單位的佔地面積。對於辦公在一棟樓（在3到8層之間）內的單位，相互通訊只要在走廊喊一聲或一個內部電話即可解決問題的，基本上其資訊化的程度不高。對於辦公地點分散在多個樓之間，甚至在同一城市的不同地段或不同城市之間的，相互之間的通訊僅依靠電話來維持遠不能滿足自身業務執行世發展的，其資訊化的程度與使用網路OA系統的層次與深度均較高。對處於這兩者之間規模的單位，其OA系統的使用程度就決定了這個城市辦公資訊化系統的平均程度。當然，佔地面積越大，在資訊化程式中所需花費的成本也越高，對軟硬體的要求也就越高，總體應用水平也相應會高一些。

4、單位的建築結構。若是單位的樓宇之間距離均在100米範圍內，則單位內部網路佈線就比較容易，基本上是樓內走超5類雙絞線+交換機，樓與樓之間使用架空遮蔽線即可連通，只要選擇好網路中心路由器與交換機所在位置即可。這種方式目前採用的最多，基本上屬於極成熟技術，其施工成本處於中偏下層次。若是樓宇間距離過大，則樓內均需架設伺服器，樓間可用***或無線AP點來進行無線網路系統的架設。這種方式也可在小模式的單位內採用，主要適用於施工不便的單位。其成本屬於中等或偏上，技術屬於我國目前成熟與普及程度。或是在整個工作園區內均採用光纖進樓，可以整體上提高整個工作園區的網路基礎設施環境，對於未來的高階網路應用也有極高的支援效果，對於實施網路OA系統及高效執行則更是不成問題。當然，這種網路線上的方式自然是成本最高的，效果也是最好的。

五、技術人才儲備

人才是最根本的勞動力，一切工具裝置均是由人來用為人服務的，沒有人或無人用，再好的裝置與設施都是聾子的耳朵—-擺設。尤其是面對資訊裝置，面對計算機及周邊裝置，本身這些裝置的使用就對人有很高的素質要求，如果一個單位不能擁有這樣的人才，不能使這些人才持續地保持其技術先進性，那麼後果將會不堪設想。一般來說，一個實施資訊化的單位需要擁有三種層次的人才：一種是高階設計開發人員；一種是中級維護人員；一種是初級應用人員。在我國目前的情況下，大多數單位都擁有的是後兩種人才，而且不少中級維護人員在能力不斷的提高過程中達到第一類人才時就會跳槽，新進的人員又不能馬上接手工作，在一定時間段造成單位的經濟損失。

現代社會，對於人才的使用，堵不是辦法，只有不斷提高基礎應用人員的水平，加大外部培訓與內部培訓的力度，使其不斷有人能達到中級維護人員的能力，同時還可適時引進中高階人才，使人員的知識技術層次構成金字塔型，並保持一定的流動性即可維持一定的人員工作活力。針對培訓，有人會以為這樣要增加大量的培訓成本，其實不然。只需要對一部分中級人員輪流進行外部培訓，並由這些人員負責內部其他員工的技術培訓，這樣就能有效提高所有員工的應用能力，並相應減少大量培訓成本。

六、使用意識與技能培訓

有了裝置，不會用，不知道用，那麼我們的投資就白費了。要讓員工有主動使用的意識就必須先培訓，使其會用。只有切身體會到了使用OA系統的方便、快捷、高效，體會到了資訊系統對自身工作的巨大幫助，大家才會願意去用，主動去用。當然，只有基層員工會用還是遠遠不夠的。單位領導的身體力行，主動使用也對資訊化是一個很重要推動力。有了領導的榜樣，再加上大多數中層領導的積極使用和廣大職工的主動參與，網路OA系統的成功實施與執行就有了極大的把握。如果再製定相應的激勵措施，大力提高職工們對使用資訊系統的積極性則效果會更好。

七、成本效益顯著

前面已經明確指出資訊系統工程是需要大量資金支援的專案。投入大量的資金之後能否收到相關的效益，提高工作的效率，便利性，減少工作過程中的失誤，增加工作的透明度，對管理工作能否提供必要的參考資料，提高各工作流程中的資訊流通效率，提高人員之間的溝通率等等問題均是需要時刻關注和考慮的。如果上面提到的這些問題都不能有一個明顯的好轉或提高，那麼這隻能說明我們系統實施的失敗。

要想達到我們實施資訊化工程的效果，需要做的一項工作就是在專案進行需求分析時就把這些預備達到的目標儘量進行量化，並制定出一個合理的評價標準，同時在系統實施的過程中定期用這些量化過的評價指標進行測試與評估，以使工程的每一個階段性工作均達到我們指定的效果，這樣才有可能保證系統的最終實施效果能夠達到我們的需求。

在專案的確立論證階段就需要專業人員注意所採用的各種硬體裝置採購成本，軟體平臺採購與開發成本，系統施工標準與難度成本，系統的後期執行維護成本，專案開發所採用的技術成熟度成本等問題。只有這些成本均控制在合理的範圍內，並且在施工過程中嚴格執行，才會使成本效益達到一個合理的配比。成本降下來，效益效果升上去，才能保證OA系統的長期、有效、健康的執行下去。

八、人員心理因素

資訊化專案的實施實際是一個單位的工作環境與工作方式的改變。這些改變一般都是不會受到員工們歡迎的，人的主觀意願都是希望自己的工作環境能夠輕鬆、舒適、穩定，人對不確定不熟悉的事物都有懷疑性與不信任感。因此，在推廣網路OA系統實施之前必須要對職工進行充分的思想引導與培訓。同時還要制定相應的激勵機制以鼓勵職工積極參與，並給予一定的精神或物質獎勵。一個沒有參與者的IT專案是永遠都不會成功的，更不用說長期執行下去了。

九、結束語

現代協同OA系統在我國的成功實施還有很多問題需要解決，只有解決好了這些問題，再配合我國OA系統開發商的不斷努力，大力提高協同OA系統的質量，相信我國的資訊化程式必定會堅實而穩健地前進。