(本文是讀書筆記,與大家分享)
在專案管理的每一個階段,如果沒有計劃都不會成功,質量控制需要一個用來貫徹和執行的計劃,過程和策略,你可以從多個方面抨擊質量過程的執行,然而最好是被一個榜樣所領導,在所有你所做的事情中,你應當是團隊的質量焦點,榜樣可以使得團隊瞭解你對專案的貢獻,以及你期望團隊成員所遵循的守則。
1.         質量三角 無論什麼專案貫徹質量管理的第二個最好的方法是平衡時間,成本與資源,專案的質量依賴於你分配時間,分配預算以及期望的範圍,也包括對團隊的管理和領導能力以及其他,如果不能很好的平衡,專案就會失敗。
你應當處理的第一個因素就是時間,有一些專案比別的專案具有更多的自由,在你的專案計劃階段,你應該能預知完成專案,滿足所需目標大概需要多長時間。毫無疑問,對於要趕工期的專案,你和你的團隊必須勤奮努力,儘快的完成任務,當時間變成一個大家關注的主要問題時,專案的質量就是一個問題,專案的預算要被管理人員核准,然後由你來管理,你的計劃和計劃的執行將有助於確定專案的預算,如果計劃充滿了漏洞,解決面臨問題的方法也是落後的,不全面的,那麼預算就會超支,專案的質量將難以保證。
最後是專案的範圍,應該避免不必要的變更而導致的專案範圍的變化,必須採用變更控制系統,並通過管理層來控制,當專案的範圍蔓延時,專案的時間和預算也會相應的跟著變化,然而經常是專案中執行了沒有批准的變更,就會導致質量的下降,因為原來批准的專案活動需要的時間和預算被用在了沒有批准的其他活動上了。
2.         程式報告 執行質量過程的一個方法是使用程式報告,程式報告是一個簡單的總結了所完成工作狀態的形式化,資訊化的方法,一般來說,在一個長期專案的過程中,程式報告對於保持工作完成狀況的記錄是十分必要的,他們在專案收尾階段提供了一個便利的參考。關於質量,建立程式報告的過程使得專案經理和專案團隊可以確定專案的程式情況,瞭解還有多少工作要做,這是一個視覺化到目前為止專案團隊所做工作並確定專案是否沿著正確的軌道進行的最好的方法。專案發起人和職能經理一般只看程式報告,這使他們瞭解你領導團隊,管理專案的能力,上層管理人員不會看這些報告,因為他們的時間有限,這些報告可以給予模板來完成,以使得你和你的專案團隊能夠快速、準確的完成編寫工作,作為專案經理,你會用到4個型別的報告:
a)         當前狀況報告 這些報告是從上次報告以來當前所完成的或還沒有完成的工作的快報,你可以決定每兩週完成一個狀況報告,記錄在這兩週時間內完成的任務,這個報告的重點在於所預定的任務和兩週以來他們的狀況。如果報告沒以後完成,報告應該清楚地說明為什麼工作滯後了,以後應該採取什麼措施趕回時間,這個報告分發給專案團隊和專案發起人,給專案的收尾者也留一個拷貝,這個報告對保持和推動專案團隊按計劃進行的一個極好的記錄。
b)        累積報告 顧名思義 這個報告著重從專案開始到現在所做的工作,累積報告在長期專案中是很有用的,應當基於管理人員的要求,關於專案的關鍵問題或者每3個月的常規進度而建立,在專案完成後,進行回顧時可以使用這些報告,這些報告的內容包括
                                       i.              所完成的工作
                                     ii.              落後的任務和趕上進度的計劃
                                    iii.              重大的成就,
                                   iv.              變更
                                     v.              預算資訊
c)        管理總結報告 管理總結報告全面描述了專案的狀況,原始計劃的變更,執行過程的變化或者預算內成本的變化,這個報告基於上層管理人員的需要和想法建立,因為上層管理人員沒有時間看記錄計劃專案在進行過程中所遇到問題的詳細報告,這個報告是快速和切中要點的,尤其對於壞訊息更加有效,這個報告的目的是快速,忠實地總結專案的狀況,使得管理人員可以對專案進行檢查。
d)        詳細變更報告 詳細變更報告是對專案中任何變更的總結,主要是時間和成本的變更。但也可以報告範圍的變更,這個報告要求專案經理評估所做的工作與原始專案執行計劃之間的差別,兩者的比較能夠顯示出專案是怎樣的遺蹟專案應該向什麼方向前進,這些詳細的,以數字定位的報告是保證專案質量,使專案按計劃完成的理想途徑。