《單核工作法圖解》閱讀摘要

SHERlocked93發表於2019-05-03

單核工作法可以看做是番茄工作法的升級版,這本書除了介紹了一些方法論之外,還介紹了一些方法論的心理學、社會學、解剖學原因,有理有據,令人信服,閱讀後感覺受益良多,特地跟大家分享一下 ?

所謂單核工作法,就是在設定好的時間內,一次只做一件事,但與此同時,又根據變化著的全域性重新設定工作重心。本書會從心理學的角度闡述這種方法的原理。

番茄工作法如果你一直使用不徹底,那麼單核工作法捨去了一切不必要的元素,從而足夠簡單。如果你希望追求效率,但往往無法保持專注,或者你自詡「多工高手」,那麼本書你值得一看。如果你「一想起做事就千頭萬緒」,單核工作法可以幫你聚焦最重要的任務,提高個人生產力。

面對很多工,我們的選擇可以更有效率:

  1. 不要開啟那麼多新任務,而要先完成已經決定要做的任務;
  2. 優先處理更重要的任務,而不是最緊急的任務;
  3. 一次只專注與一項工作,我們的大腦結構更適合一次處理一件事;

單核工作法

0. 什麼是單核工作法?

交替使用兩種工作模式:全景單核;在全景模式中放眼所有任務,選擇最重要的一條任務作為單核任務;選擇任務之後,設定全景時鐘,進入單核模式,專注處理單獨一項任務。

0.1 五項基本概念

  1. 快捷清單 :最多存放 5 項當前最重要的任務,如果要新增更多的任務,就必須刪掉原有任務;
  2. 單核時段 :只用於專心處理快捷清單上的一項任務,以全景時鐘作為單核時段的結束;單核時,不念過往,不畏將來;
  3. 全景時鐘 :最好設定在半小時之後,距離現在不少於 25min,在鬧鈴響鈴時,把注意力從單核時段切換到全景時段;
  4. 全景時段 :期間檢視所有的待辦任務,並且思考「此時此刻,我的時間最好用來做什麼?」
  5. 顛倒優先順序 :應避免把緊急任務排到重要任務之前,為了完成我們的長期目標,最重要的目標的優先順序應該最高;

0.2 單核和全景的節奏

首先按照重要程度,把你想到的任務列在快捷清單上,任務總數不要超過 5 項。

全天都在全景和單核之間切換,休息時間安排在兩者之間,單核時段開始之前設定好全景時段的到期時間,鬧鈴響起提醒我們重新評估優先順序。

全景(時鐘)總覽全域性,選擇當前最重要的任務。而單核(時段)則聚焦某一項任務。

開始單核工作時段之前,設定一個全景鬧鐘(這點和番茄工作法類似),時間距離現在不少於 25min。如果有新的任務在頭腦中浮現,立即寫到快捷清單中,而不是馬上去做。如果有人打斷你,讓他晚一點再來。

0.3 單核工作法的五大原理

  1. 「開始做」會讓我們想要做完;
  2. 「多工並行」的來回切換會降低效率,消耗精力;
  3. 按「重要性」給任務排序,而不是緊急性;
  4. 「良好的休息、睡眠和健康的生活習慣」是保持高效工作的必須;
  5. 「擁抱變化、持續進步」才能適應這個世界。

原理一:已經開始的任務會佔據我們的思維,直到它被完成或被拋棄

上個世紀 20 年代有個實驗:當餐廳裡的客人結賬前,服務員總能記得賬單的明細,不管客人就餐時間多長、加了多少次菜,但是結賬之後不到半小時,服務員就會把賬單的資訊忘記。這個實驗的結論是:未完成的任務更容易被記住。

這被稱為蔡加尼克效應(服務生效應),我們可以對這效應加以利用。比如把任務完成一半再離開辦公室,有助於明天早晨開始工作。

原理二:多工切換導致低效,而且消耗精力

每次從一項任務切換到另一項任務時我們的思維會進行上下文切換,在為新任務建立場景,這個階段叫規則啟用。

  1. 切換任務需要花費時間,一次切換可能 0.1s,但是一天中不斷的切換,可能就浪費一大部分富有生產力的時間。
  2. 切換任務還會導致錯誤,你的任務場景越複雜,出錯的次數越多。
  3. 反覆的任務切換會降低情商,讓人感到焦慮,從而增加大腦中的「壓力激素」皮質醇的分泌,導致攻擊和衝動的行為。
  4. 反覆的任務切換還會消耗精力,讓人身心疲憊,從而很難專心。

原理三:嚴格排列優先順序,選最重要的事情做,因為不斷有各種事情出現在我們腦海,值得做的事數不清

我們需要對快捷清單加以限制,只有少數幾項任務才能有理由成為最重要的事,這樣大腦會輕鬆一些。單核工作法就是利用這個原理節約腦力,讓大腦覺得輕鬆一些。

這個日新月異的時代,任務也變得更多而且更復雜,每個人心裡都有很多事,但實際上有空去做的事很少。我們需要每小時提醒自己一次「此時此刻,我的時間最好用來做什麼?」

排列優先順序,最重要的事最先做。優先順序與事情的緊急與否、耗費時間長短無關。

原理四:良好的休息和睡眠、鍛鍊身體、健康飲食--我們需要持續關注這些,才能更高效工作和學習

每小時安排幾次短暫的休息,有利於保持專注,因為人的精力有限,長時間不休息,思維就會變得遊離。利用休息時間,將工作拋到腦後,可以獲得新的見解,開啟創造性的思維,也可以你用這個時間來思考,重新排列任務優先順序,看看哪個任務是當前最重要。

關於如何提高生產力,有下面兩個小 Tips:

  1. 睡眠很重要,缺乏睡眠或睡眠質量不佳會導致工作出現紕漏、生產力降低,而且如果我們丟棄了快速眼動期,會失去大腦鞏固記憶的最佳階段。
  2. 鍛鍊身體可以改善睡眠。供氧充足的情況下,大腦也可以更好的思考。
  3. 餓肚子會讓工作效率降低,麵條、軟飲會迅速釋放葡萄糖,從而讓葡萄糖水平大起大落。高脂肪飾物可以提供更持久的能量,但是會降低大腦供氧水平,因為他們不容易消化。多吃水果和蔬菜會讓我們更快樂、更積極。所以多元化的飲食會讓我們保持長期的生產力。

原理五:適應環境,根據自己最新的個人經驗,一點點調整,不要教條

現代職場變化不斷,環境錯綜複雜,但依然可以從別人身上學習,他們的身上的閃光點。

每日實踐,不斷改進,當我們感覺到自己在進步、發現做事更加得心應手的時候,就會更加投入、更加滿足。

0.4 顛倒優先順序

每個人心裡都有很多事,實際上有空做的卻很少。但只要我們給與足夠的優先順序,多數事情是有可能做到的,做不到的原因是我們把最高優先順序給了其他任務。

艾森豪威爾矩陣:我把問題分為兩類,重要不緊急,和緊急不重要。緊急的任務雖然不重要,但要求立即得到響應,這些任務造成壓力,並且佔據了最有生產力的時間,這就是顛倒優先順序現象

重要任務服務於長期目標,屬於主動響應,緊急任務要求立即響應,屬於被動響應;

要事第一 :花在緊急事情上的時間越多,緊急工作會堆積的越來越高,那些本來重要但不緊急的任務也會變成緊急任務。成為緊急但不重要任務的奴隸。

1. 削減待辦任務

優先順序排列不清晰是高效工作的主要威脅之一。這裡做一點,那你做一點,最後什麼都完不成,付出的辛苦付之東流。

除了定期刪除待辦清單中的任務外,還應該切斷任務來源,減少任務流入,在一開始就對有些事情說不。

1.1 如何消減待辦任務

  1. 忙碌謬論 :不是手上事情越多,人就越有價值,忙碌也不等於有生產力;如果日程表上安排的滿滿的,預料之外的重要任務就無法得到處理,你反而會成為別人的瓶頸; 完成舊任務之前停止開啟新任務,把任務優先順序告訴找你的每一個人;
  2. 快捷清單 :列出當前最重要的 5 項任務,如果要新增更多的任務,就去掉原有的,「要麼完成一項,要麼刪掉一項」; 某些情況下,某些重要任務會始終存在,它們註定永遠排不上號。將大任務拆分成幾個可執行性高的子任務。每天早晨列一份新的清單,別用昨天的那份。
  3. 本週目標 :這周你想取得什麼進展、得到什麼收穫、產出什麼成果,把首要目的記下來,當你迷茫的時候本週目標會提醒你;
  4. 雜草清單 :不重要任務清單,把一些你無法拒絕、也不會馬上做的任務收集到這個清單中,任務應包括「目標、利益關係人、日期」; 快捷清單隻有 5 項,而雜草清單沒有,也不排優先順序,你可以時不時放點內容進去,有什麼點子都可以放在這裡。
  5. 割草 :把雜草清單中的任務完成,每週都要割草,以保證雜草清單的及時可靠; 雜草清單會變得越來越長,需要及時清理,否則清單上的內容早晚會被忽視,忘了先前新增的內容。

1.2 選擇性閱讀

如何擁有一分鐘讀 5 萬字文章的能力?答案是在一分鐘內判斷出這篇 5 萬字的文章並不是你的目標,不要去閱讀它。選擇性閱讀的第一部很簡單:去掉不讀的東西

一開始閱讀就要找重點。首先閱讀目錄,找出最感興趣的 3 章,然後在這 3 章中找一個最感興趣的,如此下去,最後閱讀感興趣的段落。反覆使用這套步驟閱讀其他章節,直到覺得繼續讀下去價值不高為止。

1.3 學會拒絕

我們經常遇到一種情況「要應對的需求太多,結果什麼都完不成」。你口頭的答應,只能讓「拒絕」造成的不愉快來得晚一點,而對方得到你的肯定,就認為你一定能完成任務。

如果不打算履行之前的承諾,應該儘快通知利益關係人,便於各方妥善安排工作。你不需要向對方證明這項任務不重要,也不用告訴更優先的事情是什麼,你可以推介完成工作的適當人選,或者提供一種變通的解決方案。

2. 專注一件事

2.1 如何做到專注一件事

  1. 多工的誤區 :任務切換會給手頭的工作帶來紕漏,拖慢速度,減少任務切換可以提高生產力; 不幸的是,大腦是鼓勵我們進行任務切換的,每當我們完成一個小任務,大腦都會分泌一點獎勵性的多巴胺,小小的成就讓我們得意洋洋。然而這種習慣我們需要對抗。
  2. 戒絕打擾 :在單核時段關掉你能聽到和看到的通知提醒;推送的通知資訊會引發服務生效應,妨礙我們對有價值任務的專注;
  3. 志願者小時 :如果同事在上午找你討論問題,你可以引導他的需求,在下午安排一次會議,這樣你就有繼續工作的餘地,也能為同事的問題提前準備; 也就是把小的求援性任務安排到某天的固定時間段內集中解決,可以是一小時,這樣減少分心,保持單核工作。

2.2 工作記憶容量

常人的工作記憶數量在 7 個左右,而我們能管理的注意力聚焦物件只有 1 個。把工作記憶想象成一個便箋簿,如果你正在工作,但被另一個任務打斷了,那麼這個便箋簿上的所有內容都會被擦掉。

2.3 戒絕打擾

頻繁檢視郵件、QQ、微信會嚴重影響生產力。

看一眼電子郵件、QQ、微信只需要 6 秒以內,但是看完後重新達到之前的工作狀態平均需要超過一分鐘。因為對收到新訊息抱有期待,假如得到滿足就可以讓大腦獲得自我獎勵。

2.4 關注過程,而不是結果

拖延症通常有一個原因,就是心裡害怕,擔心最終結果不夠好。解決的方法:專注於過程,而不是結果

射擊世界冠軍本森格在訓練的時候就忽視得分,儘量打好每一槍,甚至用毛巾擋住記分牌。就是為了把全部的注意力放在正確執行上,而不是關注最終得分。

單核工作法鼓勵漸進優化地執行。不要板上釘釘地把預想的路線圖推演到未來很遠,也不要細緻入微地定義目標,而是確定當前工作方向,先單核執行一段時間,再在全景時段評估實際成果,調整方向。

2.5 前瞻記憶

某個事可能需要一週後做,比如在媽媽生日的時候打電話,但是可能直到生日過去你才想起來。對於這種前瞻記憶型別的事件,一定要依賴於外部裝置,來輔助記憶

對於某些突然出現的比較緊急的任務,要麼就現在做,別往後推,要麼就寫在你的便箋紙上,把它放在容易看見的地方。不要依賴前瞻記憶,這很危險。

2.6 不速之客

每當有不速之客打擾你的工作,又不肯預約時間,也不好意思說我沒時間,這時候怎麼做呢。首先站起來,這可以縮短談話時間,然後是真正理解他們的首要需求,也就是他們找你的目的。

如果你沒有對方需要的資訊,就告訴他去找正確的人,不要花時間盲目猜測可能的解決方案。

2.7 有利與工作的音樂

對於簡單重複性任務,音樂可以對效率產生正面影響。鎮靜型的音樂比刺激型音樂更有利於工作,比如流水潺潺的的聲音。

對於認知活動來說,可能按鍵的環境最能提高生產力。但是當今的開放辦公場所中很少有安靜的場所,如果要聽音樂,儘量選一些不會調動情緒的純音樂。

2.8 核對單

核對單已被證明可以非常有效地避免航空事故,人的記憶力有時並不可靠。

核對單:一做一勾的任務選項,對於那些平時做的不多、不易行程習慣的重複性工作,核對單尤其有用。

2.9 心不在焉

會開到一半,主持人問了你一個問題,你支支吾吾不知道應該說什麼。因為你思前想後,就是沒想正在開會的內容。開會的時候心不在焉,等於浪費自己和別人的時間。

下面是一些解決辦法:

  1. 培養觀察力 :培養你在特定專業區域的觀察力;
  2. 思考的時候拿支筆 :一邊思考一邊把你的想法記下來,把會議中無法取得一致的問題視覺化;
  3. 懷著目的 :每次參加會議的時候都要問問自己,「這次會議的目的是什麼」

2.10 時間壓力

研究發現,沉重的時間壓力對創造性思維有負面影響,你可能覺得時間不夠的時候生產力提高了,但這是偽命題。

在一個實驗中,如果被告知時間不夠了,人們在學習和遊戲上的表現會變得更差。

3. 永不拖延

拖延症就是明知道應該做任務 A,但是卻逃去做任務 B。已經決定做的事不去做,還做其他無意義的瑣事來逃避。

要避免拖延,最主要的問題是如何開始

3.1 如何做到永不拖延

  1. 時間不一致 :人們總是認為近期很忙,未來不那麼忙,距離 deadline 越遠,越覺得容易達成目標;研究表明這是思維的誤區,應對方法是現在就做最重要的事,不考慮事情的緊急程度; 那些假期第一天就做家庭作業而不是留到最後一晚的學生,總是會考出更好的成績。
  2. 自動堅持任務 :是服務生效益的延伸,人類有一種強烈的意願,想要完成被中斷的任務。在下午下班前開始一項任務,這會鼓勵自己明天早晨回來繼續做這件事。
  3. 內在動力 :比獎勵和懲罰的影響更大,自主為自己的選擇負起責任。專精是一種不斷苛求進步的心態,會激發你變得更優秀。讓自己變得更上進,更努力。

3.2 服務生效應

要避免拖延,最主要的問題是如何開始

即使待辦清單上寫著重要任務,但是我們還是會開啟微博、QQ、微信、打遊戲。拖延的原因有很多,總結來說就是害怕,要戰勝恐懼心理,一個好辦法就是把自己暴露在害怕的事物面前。

如果一項任務已經開始了,大腦認知訪問相關資訊的能力就會增強。下班時,用一張紙條寫下明天要開始的任務,這會有效地讓大腦開始為明天做準備。在任務進行一半的時候回家,效果會更好。

要克服自己的拖延,只需要稍稍開始一項任務,哪怕是一小步,大腦就會鼓勵你把它完成。

3.3 批量處理

匆忙症(pre-crastination)是一種強迫傾向,人們看見小任務就想馬上做,背後的動機是強迫自己逃避重要的大任務。長此以往,雞毛蒜皮的小事反而會讓人身心交瘁。

有人拿匆忙症對抗拖延症,畢竟完成任務、勢如破竹的感覺很棒,但是匆忙症更像是拖延症的一種變形。

一天的工作裡,小任務做的再多,也頂不上一個最重要的任務。短期效果是苦勞大於功勞,長期看連苦勞都算不上。

3.4 清單長度

戰勝拖延症,還有一點是把重要的大任務拆分成小任務來做,而不是用匆忙症來逃避。

但是要注意,如果一個待辦清單過長,多數任務都會處於未完成狀態,此時清單長度本身就會動搖完成的決心。因此,拆分任務的目標最好是當前的任務,而不要過早提前拆分其餘的任務。

3.5 硬時間拖延

對於有效期很長的任務,我們的拖延會更嚴重。

一個實驗表明,給兩批人分別發了兩種劵,可以去高階蛋糕店領取蛋糕和飲品,一張有效期只有三週,一張有效期三個月,但是實驗結果表明有效期為三個月的劵被兌換的概率比三週的少很多。

解決方法是,如果要做什麼事,那麼立刻就在日程表上安排好

3.6 規劃過度也是拖延

在事情開始前花太多時間進行規劃也是拖延。面對一項重要的大任務,提前把每件事都規劃好不等於推動進展,只要工作沒展開,我們就會不想去執行規劃好的事情。

過度規劃不可行,即使事無鉅細的規劃好,但是執行到 20% 的時候可能就發現需要調整工作重心,那麼之前做的 80% 的規劃都白做了,所以最好的方法就是先開始任務,然後一邊做一邊規劃

4. 循序漸進

4.1 帕金森定律

工作是會自動膨脹,佔滿給它分配的時間,這就是帕金森定律。當我們把任務分配給日程表上的某個時間段,如果這個任務進行的比較快,我們事前多分配的時間也會浪費進去。這也是為什麼一位老太太給外地的侄女寫一張明信片寄出去,可以花費一整天。

所以把一項任務劃分為較小的時間塊,可以讓你更靈活。

5. 簡化協作

5.1 如何做到簡化協作

  1. 富足心態 :把你的時間、知識、人脈分享給你的同事,這不僅僅是助人為樂,他們也會回過頭來分享給你。
  2. 高效會議 :不僅僅是例行公事的逢會必到,如果你沒有清晰地描述出唯一的會議目的,就不要發出會議邀請,並且避免目的分散、過多參與者、過長時間。
  3. 議會場合 :不要為過去的事情責怪別人,著眼於未來、以跟創造性的方式討論事情,重點是如何解決問題。
  4. 透明度 :要求我們言出必行。

5.2 幸運的方法

理查德·懷斯曼總結了幸運人士遵循的四個原則

  1. 他們創造機會,善於發現機會,並在機會來臨時行動;
  2. 聽從直覺;
  3. 樂觀面對;
  4. 當失敗時,設想事情更壞的可能性,並防止狀況失控。

認為自己倒黴的心態不僅僅會影響工作成果,並且會在交往中從一個人傳染到另一個人,最終又會到你頭上。

5.3 有效聆聽

幾乎所有人都認為自己是溝通中最有效率的一方。

如果溝通中同事錯了,也應該先清楚他們的打算是什麼,才有可能說服他們。有效聆聽首先要把注意力放在別人正在說什麼上,而不是你自己下一句如何應對。

學會剋制自己,即使知道同事錯了,也不要打斷對方,讓對方說完,你也許會發現鬧誤會的是你自己。

5.4 本傑明·富蘭克林效應

請求別人的幫助,對方會感覺收到了認可和尊重,這就是本傑明·富蘭克林效應。1737 年有位賓夕法尼亞州的議員是富蘭克林的死對頭,於是富蘭克林別有用心地向對方借了一本珍藏書,下次見面時,這位宿敵居然破天荒地主動與富蘭克林交談,此後他們成了永遠的朋友。

一個人在評估自己行為的時候,會為自己找理由:我幫了某人一個忙,但不知道為什麼,那我應該是因為對對方有好感才怎麼做的。

假如有這樣一個同事,每次都對你的提議持反對意見,此時你如果在他的特長領域向他請教,無償幫了你之後,他會對你產生更強的同理心。

6. 給創意充電

6.1 如何給創意充電

  1. 充氧的大腦 :成人如果每週進行 150 分鐘的身體鍛鍊,更不容易白天昏昏欲睡,也不容易出現注意力渙散的情況。鍛鍊身體也可以改善睡眠。
  2. 健康飲食 :膳食均衡可以產生更穩定的能量輸出,給大腦持續提供能量。另外,多吃水果和蔬菜會讓人變得更有創造性。
  3. 充足睡眠 :睡眠不足意味著失去了快速眼動期,導致難以完成記憶編碼,無法對記憶整理和刪除。
  4. 思考的時候拿支筆 :能補充我們極度有限的工作記憶,記下來的事有利於對前瞻記憶事件進行處理。

6.2 特克斯勒消逝效應

如果長時間專注於同一項對大腦具有挑戰性的任務,注意力會渙散,認知系統無法保持集中,這就是特克斯勒效應

面對長期任務時,強制自己經常進行短暫休息,可以幫助我們保持專注。

6.3 休息-活動週期

克萊特曼發現,人們在白天的清醒狀態存在週期效能量變化,我們的心智慧量可以提供 90 分鐘的工作使用,然後就需要休息。

糖分和咖啡因會破壞這個週期,但是會降低創造性。

6.4 久坐會增加發病機率

莫里斯發現,社會經濟地位相同的兩份職業,公交司機的心臟病發作機率是售貨員的兩倍。久坐會增加罹患心臟病、糖尿病、癌症的風險,因此你需要在辦公室走一走,或者做一做蹲起等小運動。

另外,久坐會導致正面情緒減少,鍛鍊會讓正面情緒顯著提升。

6.5 自律

當我們保持自律足夠長的時間後,就會形成習慣。

亞里士多德:「優秀是一門藝術,可以通過訓練和培養習慣來獲得,我們做得對並不是因為我們品德高尚或者優秀,我們的高尚品德和優秀正是來自於我們做了對的事,反覆做的事情造就了我們,因此優秀不是一種行為,而是一種習慣。」

習慣的形成需要時間,有人說 21 天,有人說 66 天。如果你確定了培養習慣的目標,但是無法堅持,與其責備自己缺乏自律,不如把自己的步伐變小。

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